Альтаир HRИнструменты
Попробовать

Служебная записка: образец и как написать

Когда вопрос не решить самому, например нужна техника, согласие руководителя или помощь другого отдела, просьбу оформляют письменно. Такой внутренний документ называют служебной запиской. Ниже готовый пример: скачайте файл в Word и подставьте свои данные.

Проверено · Редакция Альтаир HR · Записки и акты · Составляет работодатель

Образец документа

Генеральному директору

ООО «Ромашка»

Петрову П.П.

Отдел продаж ООО «Ромашка»

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

12.10.2026 № 14

О выделении ноутбуков для новых сотрудников

Со 2 ноября 2026 года в отдел продаж выходят два менеджера по работе с клиентами: приказы о приёме подписаны 9 октября. Свободных ноутбуков в отделе нет, все закреплены за работающими сотрудниками.

Прошу до 30 октября 2026 года выделить отделу продаж два ноутбука с установленными офисными программами и доступом к CRM-системе, чтобы новые сотрудники начали работать в первый день.

Приложение: перечень программ для установки на 1 л. в 1 экз.

Руководитель отдела продаж ____________ С.С. Сидоров

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Название организации, должности, фамилии, даты и саму просьбу замените своими. Номер ставят, если в компании ведут журнал внутренних документов, иначе его можно не указывать.

Коротко о документе

Форма
Свободная: унифицированного бланка нет, компания может утвердить свой шаблон
Кто подписывает
Автор записки: сотрудник или руководитель отдела
Кому адресуют
Должностному лицу, которое принимает решение по вопросу
Место составления
Не указывают: для служебных записок ГОСТ Р 7.0.97-2025 (п. 5.13) этого не требует
ГОСТ
ГОСТ Р 7.0.97-2025 применяют на добровольной основе (ст. 26 закона № 162-ФЗ); компания может закрепить его в своей инструкции по делопроизводству

Как заполнить

  1. Адресат

    В правом верхнем углу укажите должность и фамилию с инициалами (сначала фамилия: «Петрову П.П.») того, кто принимает решение, в дательном падеже: «Генеральному директору ООО «Ромашка» Петрову П.П.». Если вопрос решает другой отдел, пишите на имя его руководителя.

  2. Автор и название документа

    Слева, под адресатом, назовите свой отдел или должность. Ниже, по центру, напишите «Служебная записка».

  3. Дата и номер

    Дата: день, когда записку подписали. Номер ставят, если в компании регистрируют внутренние документы, и берут следующий по порядку из журнала.

  4. Заголовок к тексту

    Одна строка, которая отвечает на вопрос «о чём?» и начинается с «О» или «Об»: «О выделении ноутбуков», «О переносе срока отчёта». По заголовку записку потом легко найти.

  5. Текст

    Сначала причина в одном-двух предложениях, затем просьба: что именно, сколько и к какому сроку. Одна записка: один вопрос.

  6. Приложения

    Если прикладываете расчёт, список или смету, назовите документ под текстом и укажите число листов и экземпляров: «Приложение: смета на 2 л. в 1 экз.».

  7. Подпись

    Внизу напишите должность, поставьте подпись и расшифровку (инициалы и фамилию). Если записку согласуют с кем-то ещё, виза (должность, подпись, расшифровка и дата) оформляется отдельно, по п. 5.21 стандарта.

Когда нужна служебная записка и чем она отличается от докладной и объяснительной

Служебная записка нужна, когда автор не может решить вопрос сам и хочет получить решение: согласие руководителя, ресурс, работу другого отдела. Типичные поводы:

  • выделить технику, мебель, бюджет;
  • согласовать командировку, обучение, отпуск вне графика;
  • открыть доступ к программе или помещению;
  • перенести срок задачи или изменить план;
  • предложить премировать сотрудника или поручить ему дополнительную работу.

Три документа часто путают, хотя у них разные задачи:

ДокументЗачемКто пишет
Служебная запискаПросит или предлагает: ждёт решенияСотрудник или руководитель отдела по своей инициативе
Докладная запискаСообщает о факте: о сбое, нарушении, происшествииСотрудник или руководитель отдела по своей инициативе
Объяснительная запискаОбъясняет свои действия или причину отсутствияРаботник, у которого работодатель запросил объяснение

Запрос объяснения у работника перед наказанием предусмотрен статьёй 193 Трудового кодекса: работодатель должен затребовать его письменно. Служебная и докладная записки в Трудовом кодексе не описаны, это внутренние документы компании.

Из чего состоит служебная записка

ГОСТ Р 7.0.97-2025 называет служебные записки внутренними информационно-справочными документами. Для них стандарт предусматривает такие реквизиты:

  • Адресат (п. 5.15): в правой верхней части листа: должность в дательном падеже, затем фамилия и инициалы («Петрову П.П.»).
  • Автор: название организации, подразделения или должность (п. 5.9).
  • Наименование вида документа (п. 5.9): «Служебная записка».
  • Дата и регистрационный номер (пп. 5.10 и 5.11). Дата соответствует дню подписания.
  • Заголовок к тексту (п. 5.17): краткое содержание с предлогом «О» или «Об».
  • Текст: причина и просьба.
  • Отметка о приложении (п. 5.19), если оно есть.
  • Подпись (п. 5.22): должность, подпись, расшифровка.

Место составления в служебных записках не указывают (п. 5.13). Стандарт применяют на добровольной основе (статья 26 закона № 162-ФЗ), поэтому компания сама решает, насколько точно ему следовать, и записывает это в инструкции по делопроизводству. С 18 августа 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2025, он заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для служебных записок реквизиты остались прежними.

Частые ошибки

  • Нет срока. Просьба «выделить ноутбуки» без даты откладывается на потом. Укажите, к какому числу решение нужно.
  • Нет причины. Руководитель вынужден уточнять, зачем это нужно, и записка зависает.
  • Несколько просьб сразу. Одну согласуют, остальные потеряются. На каждый вопрос отдельная записка.
  • Не тот адресат. Записка ходит по отделам, пока не найдётся тот, кто решает. Адресуйте тому, у кого есть полномочия.
  • Размытый заголовок. «По вопросу техники» через месяц никто не найдёт. Пишите «О выделении двух ноутбуков».
  • Эмоции вместо фактов. Записка остаётся в деле, поэтому в ней только причина и просьба.

Частые вопросы

Есть ли обязательная форма служебной записки?

Нет. Унифицированного бланка для неё не утверждено, а Трудовой кодекс такой документ не описывает. Компания вправе утвердить свой шаблон в инструкции по делопроизводству. Общие правила оформления реквизитов даёт ГОСТ Р 7.0.97-2025, но применяют его на добровольной основе (статья 26 закона № 162-ФЗ).

Чем служебная записка отличается от докладной?

Служебная записка просит или предлагает и ждёт решения: выделить, согласовать, перенести. Докладная сообщает о факте, чаще о нарушении или сбое, и руководитель сам решает, что с этим делать. Для обоих документов ГОСТ Р 7.0.97-2025 предусматривает одинаковые реквизиты, различается содержание.

Можно ли оформить служебную записку в электронном виде?

Да, если так принято в компании. ГОСТ Р 7.0.97-2025 распространяется на документы и на бумажном, и на электронном носителе. Порядок, например отправка по почте или через систему документооборота, закрепите в локальном акте.

Нужно ли указывать номер служебной записки?

Только если в компании регистрируют внутренние документы. Регистрационный номер по ГОСТу состоит из порядкового номера, который компания может дополнить кодами по своему усмотрению. Если журнала нет, достаточно даты.

Кто должен подписывать служебную записку?

Тот, кто её составил: сотрудник или руководитель отдела. Подпись включает должность, собственноручную подпись и расшифровку. Если записка согласована с другими лицами, их визы оформляют отдельно (п. 5.21 стандарта).

Можно ли использовать служебную записку, чтобы наказать работника?

Сама по себе записка наказанием не является. Если в ней сообщается о нарушении, это скорее докладная записка. Перед любым взысканием работодатель обязан затребовать у работника письменное объяснение (статья 193 Трудового кодекса), а решение оформляет приказом.

Источники и актуальность

Образец подготовила редакция Альтаир HR. Последняя сверка с законом: .

Похожие образцы

Докладная записка: образец и как составитьСообщение руководителю о факте: нарушении, сбое, происшествии, с просьбой принять решениеАкт об отсутствии на рабочем месте: образец и как составитьФиксирует, что работник отсутствовал на месте, и время отсутствия: первый шаг перед запросом объяснения

Все образцы кадровых документов

Бесплатные инструменты для кадров

Календари

Производственный календарь 2026

Рабочие и выходные дни, праздники и нормы часов на 2026 год. Посчитаем, сколько рабочих дней между двумя датами.

ОткрытьКалендари

Производственный календарь 2027

Рабочие и выходные дни, праздники и нормы часов на 2027 год. Переносы выходных — по постановлению Правительства от 17.09.2026 № 1187.

ОткрытьДокументы

График отпусков — конструктор

Соберём график отпусков на 2027 год: проверим 14 дней и праздники, покажем пересечения в отделе и отдадим форму Т-7 для Excel.

Открыть

Документы по сотрудникам в одной системе

Altair HR ведёт человека от отклика до новой роли: вакансии, ИИ-оценка кандидатов, адаптация и портал команды.

Попробовать бесплатно