Докладная записка: образец и как составить

Если руководителю нужно узнать о сбое, нарушении или происшествии в подразделении, об этом сообщают письменно, и такой документ называют докладной запиской. Ниже готовый пример для скачивания в Word, а под ним разбор: что в неё писать, а чего нет.

Проверено 12 октября 2026 · Редакция Альтаир HR · Записки и акты · Составляет работодатель

Генеральному директору

ООО «Ромашка»

Петрову П.П.

Руководитель отдела логистики ООО «Ромашка»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.10.2026 № 3

О нарушении графика работы кладовщиком

Довожу до вашего сведения, что кладовщик отдела логистики Кузнецов Игорь Сергеевич нарушил установленный график работы. По правилам внутреннего трудового распорядка рабочий день начинается в 9:00.

8 октября 2026 года Кузнецов И.С. пришёл на работу в 10:15, 9 октября 2026 года в 9:50, то есть опоздал на 1 час 15 минут и на 50 минут. Время прихода подтверждается выпиской из системы контроля доступа. О причинах опоздания накануне и в день опоздания он меня не предупреждал. Из-за этого отгрузка по заказу № 2184 для ООО «Вектор» началась на полтора часа позже плана.

Прошу рассмотреть вопрос и принять решение. Объяснение у работника я не запрашивал.

Приложение: выписка из системы контроля доступа за 8 и 9 октября 2026 года на 1 л. в 1 экз.

Руководитель отдела логистики ____________ Е.А. Морозова

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Название организации, должности, фамилии, даты, время и последствия замените своими. В докладной пишут только то, что видел или проверил автор, без догадок о причинах. Номер ставят, если в компании регистрируют внутренние документы.

Коротко о документе

Форма: Свободная: унифицированного бланка нет, компания может утвердить свой шаблон
Кто пишет: Сотрудник или руководитель отдела, которому известен факт
Кому адресуют: Руководителю, который может принять решение
Срок: Закон срок не устанавливает. Но срок наказания за проступок идёт со дня его обнаружения, поэтому пишите без задержки
Место составления: Не указывают: для докладных записок ГОСТ Р 7.0.97-2025 (п. 5.13) этого не требует

Как заполнить

Адресат
В правом верхнем углу укажите должность и фамилию с инициалами (сначала фамилия: «Петрову П.П.») руководителя в дательном падеже: «Генеральному директору ООО «Ромашка» Петрову П.П.». Пишите тому, кто вправе принять решение.
Автор и название документа
Слева укажите свою должность и подразделение. Ниже, по центру, напишите «Докладная записка».
Дата и номер
Поставьте дату подписания. Номер нужен, если в компании ведут журнал внутренних документов.
Заголовок к тексту
Одна строка с предлогом «О» или «Об»: «О нарушении графика работы», «О поломке погрузчика», «Об отсутствии материалов на складе». Называйте суть, а не человека.
Факты
Опишите, что произошло: кто, когда (число и время), где, что именно. Только то, что известно точно. Если есть подтверждение, вроде выписки из системы доступа или фотографии, назовите его в тексте.
Последствия и просьба
Напишите, к чему это привело, например к срыву срока, и чего вы ждёте от руководителя: принять решение, затребовать объяснение, организовать проверку.
Приложения и подпись
Если прикладываете документ, укажите его название, число листов и экземпляров. Внизу должность, подпись и расшифровка подписи.

Когда нужна докладная записка, а когда другой документ

Докладная записка нужна, чтобы руководитель узнал о факте и мог на него отреагировать. Её пишут о нарушениях дисциплины, срывах сроков, поломках, конфликтах, жалобах клиентов, а также о результатах выполненной работы, если руководитель просил отчитаться.

Если вы не сообщаете, а просите, например выделить технику или согласовать командировку, нужна служебная записка. Если от работника требуется объяснить свои действия, он пишет объяснительную: её запрашивает работодатель.

Документ	Зачем	Кто пишет
Докладная записка	Сообщает о факте	Сотрудник или руководитель отдела по своей инициативе
Служебная записка	Просит или предлагает	Сотрудник или руководитель отдела по своей инициативе
Объяснительная записка	Объясняет причины своих действий	Работник, у которого запросили объяснение

ГОСТ Р 7.0.97-2025 относит докладные и служебные записки к внутренним информационно-справочным документам и предъявляет к ним одинаковые требования к реквизитам. Различается содержание, а не оформление. С 18 августа 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2025 вместо ГОСТ Р 7.0.97-2016, для этих записок реквизиты остались прежними.

Что докладная записка значит для наказания работника

Докладная записка сама работника не наказывает. Она сообщает руководителю о возможном проступке. Дальше действует порядок, который задаёт Трудовой кодекс:

Руководитель или работодатель решает, нужно ли разбираться в ситуации.
Работодатель затребует от работника письменное объяснение (статья 193). Если через два рабочих дня объяснения нет, составляется акт об этом. Отсутствие объяснения не мешает применить взыскание.
Если принято решение наказывать, то выбирают меру из перечня статьи 192: замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям. Учитывают тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он совершён.
Издаётся приказ, и работнику объявляют его под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания (не считая времени, когда он отсутствовал на работе). При отказе расписаться составляют акт.

Срок давит: взыскание применяют не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника и его отпуска, и не позднее шести месяцев со дня совершения. Поэтому дату докладной записки ставят честно и пишут её сразу после того, как вы узнали о факте. Позже эту дату могут использовать, чтобы подтвердить, когда руководитель узнал о проступке.

Частые ошибки

Оценки вместо фактов. «Систематически безответственно относится к работе» ничего не доказывает. «8 октября пришёл в 10:15» доказывает.
Нет даты и времени события. Без них непонятно, о каком проступке речь и когда о нём узнал руководитель.
Нет подтверждения. Выписка из системы доступа, фото, акт, письмо клиента: назовите, чем подтверждается факт, и приложите.
Предложения наказания. Решает работодатель. Автору достаточно написать: «Прошу рассмотреть вопрос».
Много событий в одной записке. Один факт или один связанный ряд фактов, иначе по записке трудно принять решение.
Докладная вместо объяснительной. Руководитель не может заменить объяснение работника собственной докладной: объяснение запрашивает работодатель у самого работника.

Частые вопросы

Есть ли обязательная форма докладной записки?

Нет. Единого бланка для неё не утверждено, Трудовой кодекс такой документ не описывает. Компания может утвердить свой шаблон в инструкции по делопроизводству. Общие правила оформления реквизитов даёт ГОСТ Р 7.0.97-2025, но применяют его на добровольной основе (статья 26 закона № 162-ФЗ).

Чем докладная записка отличается от служебной?

Докладная сообщает о факте: о нарушении, сбое, результате работы. Служебная просит или предлагает: выделить, согласовать, перенести. Реквизиты у них по ГОСТ Р 7.0.97-2025 одинаковые: адресат, автор, вид документа, дата, заголовок, текст, подпись.

Чем докладная отличается от объяснительной?

Докладную пишет тот, кто сообщает о факте. Объяснительную пишет работник, который объясняет, что и почему произошло. Перед наказанием работодатель должен затребовать у работника именно письменное объяснение (статья 193 Трудового кодекса), докладная его не заменяет.

Достаточно ли докладной записки, чтобы наказать работника?

Нет. Докладная фиксирует факт, но сама взыскания не влечёт. Работодатель должен затребовать у работника объяснение, оценить тяжесть проступка и обстоятельства и оформить взыскание приказом, который объявляют работнику под роспись.

В какой срок нужно написать докладную записку?

Закон срок не устанавливает. Но для взыскания Трудовой кодекс даёт один месяц со дня обнаружения проступка (статья 193), поэтому откладывать нет смысла. Пишите в день, когда факт стал вам известен, или на следующий рабочий день.

Нужно ли ставить в докладной записке место составления?

Нет. ГОСТ Р 7.0.97-2025 (п. 5.13) требует указывать место составления почти во всех документах, но не в докладных и служебных записках.