Акт об отсутствии на рабочем месте: образец и как составить

Акт об отсутствии на рабочем месте подтверждает факт: в такой-то день и в такое-то время работника не было там, где он должен был находиться. Он не доказывает, что это прогул, и не наказывает работника. Какие выводы делать и применять ли взыскание, работодатель решает позже, когда получит объяснение.

Трудовой кодекс не содержит формы такого акта и не называет число членов комиссии: это внутренний документ, который компания составляет для себя. Но если дело дойдёт до спора, факт отсутствия придётся подтверждать, и акт вместе с табелем, записями пропускной системы и объяснением работника помогает это сделать.

В акте указывают только то, что комиссия видела или проверила. Предположения («видимо, ушёл по личным делам») и оценки («злостный нарушитель») в акт не вносят.

Прогулом признаётся отсутствие на рабочем месте без уважительных причин либо в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его продолжительности, либо более четырёх часов подряд в течение рабочего дня (смены). Это определение даёт подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса. За прогул допускается увольнение, и оно относится к дисциплинарным взысканиям (статья 192).

Отсюда важные следствия для акта:

• Фиксируйте время. Если работника не было весь рабочий день, это прогул независимо от числа часов. Если он отсутствовал часть дня, прогул возможен только при отсутствии более четырёх часов подряд. Ровно четыре часа, например с 9:00 до 13:00, это не «более четырёх».
• Обеденный перерыв. Закон не уточняет, прерывает ли обеденный перерыв «четыре часа подряд». Чтобы не спорить, указывайте в акте точное время и не стройте вывод на границе в четыре часа.
• Не оценивайте причину. Прогул предполагает отсутствие без уважительных причин. Пока работник не объяснился, причина неизвестна, и акт должен это отражать.

Если работник отсутствовал несколько дней подряд, удобнее составлять акт на каждый рабочий день или писать в одном акте время по каждой дате отдельно.

1. Затребуйте письменное объяснение. До применения любого взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение (статья 193). Сделайте это письменно и зафиксируйте дату получения требования.
2. Подождите два рабочих дня. Выходные и праздники в этот срок не входят. Если по истечении двух рабочих дней объяснения нет, составляется отдельный акт об этом. Отсутствие объяснения не мешает применить взыскание.
3. Оцените причину и выберите меру. Если причина уважительная, взыскания нет. Если нет, работодатель вправе применить замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям (статья 192), учитывая тяжесть проступка и обстоятельства. Увольнение за прогул не единственный вариант.
4. Издайте приказ. Работнику его объявляют под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая времени, когда он отсутствовал на работе. Если он отказывается расписаться, составляется акт.

Следите за сроками. Взыскание применяют не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, его отпуска и времени на учёт мнения представительного органа работников. Позже шести месяцев со дня совершения проступка взыскание не применяют, а по итогам ревизии, проверки или аудита предел составляет два года. За один проступок можно применить только одно взыскание. Работник вправе обжаловать взыскание в государственную инспекцию труда и (или) в органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

ГОСТ Р 7.0.97-2025 (действует с 18 августа 2025 года вместо ГОСТ Р 7.0.97-2016) называет для акта, как и для других документов, такие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, регистрационный номер, место составления (если оно не следует из названия организации), текст, подписи. Акт, как документ, который описывает ситуацию, излагают от третьего лица («комиссия установила»). Если документ составила комиссия, в подписи указывают статус каждого: председатель, член комиссии. Стандарт применяют на добровольной основе (статья 26 закона № 162-ФЗ), поэтому следовать ему или нет, решает компания.

Типичные ошибки

• Слово «прогул» в акте. Акт фиксирует отсутствие, квалифицирует его работодатель после объяснения.
• Нет времени. «Отсутствовал в течение дня» не доказывает ни четырёх часов, ни целого дня. Нужны часы и минуты.
• Акт составлен позже и задним числом. Датой акта должен быть день, когда его реально подписали.
• В комиссии одни заинтересованные лица. Хорошо, когда в составе есть кто-то, кроме непосредственного руководителя, например кадровик.
• Нет подписей или статуса. Под актом должна стоять подпись каждого члена комиссии с указанием должности и роли.
• Работнику не предложили ознакомиться. Если он отказался, это фиксируют отметкой, а не молчанием.