Зарплатный бюджет на год: расчёт ФОТ по штатному расписанию

Расчёт ФОТ начинается не с калькулятора, а со списка людей. Возьмите действующее штатное расписание и выпишите пять вещей по каждой строке: подразделение, должность, количество ставок, оклад и среднюю премию в процентах от оклада. Премию берите не максимальную из положения, а фактическую за прошлый год: бюджет, построенный на максимуме, никто не утвердит, а построенный на нуле развалится в первом же квартале.

Дальше добавьте то, чего в штатке нет. Вакансии, которые вы собираетесь закрыть, — с месяцем выхода, а не с января: человек, вышедший в марте, стоит компании десять двенадцатых года, и это заметная разница. Индексацию — месяцем и процентом. Годовую премию — суммой или процентом от фонда с месяцем выплаты. И только после этого считайте страховые взносы: они зависят и от тарифа, и от того, сколько конкретный человек заработал с начала года.

Что входит в структуру ФОТ

Фонд оплаты труда — это всё начисленное работникам за труд: оклады и тарифные ставки, доплаты за работу ночью, в выходные и за совмещение, надбавки за стаж и квалификацию, премии, отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск, средний заработок за время командировок и обучения. НДФЛ сидит внутри фонда: это деньги работника, которые работодатель удерживает и перечисляет за него.

А вот страховые взносы в ФОТ не входят: их платит работодатель сверх фонда. Именно поэтому бюджет надо считать в двух суммах сразу — «фонд оплаты труда» и «полная стоимость персонала». Первая цифра нужна бухгалтерии и отчётности, вторая — собственнику, который принимает решение о найме. Разница между ними на общем тарифе составляет почти треть.

Базовая конструкция простая. Единый тариф страховых взносов — 30% с выплат в пределах единой предельной величины базы и 15,1% с того, что сверх неё (ст. 425 НК РФ). На 2026 год предельная база — 2 979 000 ₽ на человека нарастающим итогом с 1 января (постановление Правительства РФ от 31.10.2025 № 1705). Отдельно, сверх этого, идут взносы на травматизм: от 0,2 до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска по основному ОКВЭД. Тарифы на 2026 год и плановый период 2027 и 2028 годов уже продлены, так что здесь сюрпризов не будет.

Льгота для малого бизнеса: кому она осталась

Здесь главное изменение последних лет. Раньше любой субъект МСП из реестра платил 30% только с части выплаты в пределах полутора МРОТ, а со всего остального — 15%. С 1 января 2026 года эту льготу оставили не всем: нужно, чтобы основной вид деятельности входил в перечень приоритетных отраслей и давал не меньше 70% доходов. У малых предприятий из обрабатывающих производств тариф на превышение ещё ниже — 7,6%. У аккредитованных IT-компаний с 2026 года своя схема: 15% в пределах предельной базы и 7,6% сверх неё.

Посчитайте разницу на конкретном человеке, чтобы понять масштаб. При МРОТ 27 093 ₽ граница льготы — 40 639,50 ₽ в месяц. Сотрудник с окладом 100 000 ₽ на общем тарифе стоит компании 30 000 ₽ взносов в месяц, а на льготном — 12 192 ₽ с первой части плюс 8 904 ₽ со второй, то есть 21 096 ₽. Почти девять тысяч рублей в месяц на человека, или больше сотни тысяч в год. Если вы закладываете льготу в бюджет, проверьте свой ОКВЭД по перечню заранее: пересчитывать взносы в марте больно.

Предельная база: месяц, когда взносы падают

Предельная база считается по каждому физическому лицу отдельно и нарастающим итогом с начала года. Это значит, что у каждого дорогого сотрудника есть свой месяц перехода, после которого взносы с него становятся вдвое меньше. У директора с окладом 300 000 ₽ и премиями база заканчивается примерно к ноябрю, у коммерческого директора — к декабрю, у большинства сотрудников не заканчивается вовсе. В инструменте этот месяц показан в таблице «По сотрудникам»: именно он объясняет, почему декабрьские взносы ниже январских при том же составе команды.

На 2027 год ни предельная база, ни МРОТ к концу сентября 2026 года ещё не утверждены: постановление о базе и закон о МРОТ обычно выходят в конце октября и в ноябре. Поэтому в параметрах оба значения редактируемые, а подставленные цифры — это расчёт по формулам из закона, а не норма. Когда акты опубликуют, поменяйте два поля, и бюджет пересчитается.

Забытые отпускные. Их часто либо не закладывают вовсе, либо прибавляют сверх годового фонда и раздувают бюджет на восемь процентов. Правильно — посередине: за дни отпуска человеку начисляется средний заработок вместо оклада (ст. 139 ТК РФ), поэтому годовая сумма почти не меняется, но в месяц массовых отпусков из кассы уходит заметно больше. Если у вас половина компании отдыхает в июле, в июле и нужны деньги.

Забытая индексация. Бюджет «как в прошлом году» означает, что индексации не будет, а она обязательна по ст. 134 ТК РФ. Обычно её вспоминают весной, когда бюджет уже утверждён, и повышение окладов оказывается внеплановым расходом на три четверти года.

Плоские «тридцать процентов сверху». Ставка 30% верна только до предельной базы и только на общем тарифе. Льготный режим МСП, переход на 15,1% у дорогих сотрудников и взносы на травматизм дают эффективную ставку от 8 до 30%, и на компании из двадцати человек ошибка легко доходит до миллиона рублей за год.

Наймы с января. Пять вакансий в плане редко закрываются первого января. Если вы честно проставите месяцы выхода, годовая стоимость новых людей окажется процентов на тридцать меньше, чем в «плоском» бюджете, и на эти деньги можно будет запланировать что-то ещё.

Нет денег на замену уволившихся. При текучести 20% компания на 25 человек за год меняет пятерых. Каждая замена — это подбор, адаптация и просадка в производительности, а иногда ещё и компенсация за неиспользованный отпуск. Эти деньги всё равно будут потрачены, вопрос только в том, будут ли они в бюджете.

Доля фонда оплаты труда в выручке — самый популярный ориентир в разговоре с собственником и самый опасный. Официальной статистики по отраслям у нас нет: Росстат публикует долю затрат на оплату труда в общих затратах на производство, а не в выручке, и это другая метрика. Поэтому цифры вроде «в торговле нормально 10%, в услугах 40%» — не норматив, а чьё-то наблюдение, и спорить с ним бессмысленно.

Работает другое сравнение — с самим собой. Посчитайте долю за прошлый год и сравните с планом на следующий, причём в двух вариантах: только фонд и полная стоимость персонала со взносами. Если доля растёт, а выручка стоит на месте, у бюджета есть ровно три выхода: поднимать выручку на человека, менять структуру команды или отказываться от части наймов. Решение принимает собственник, но выбор надо показать цифрами.

Защита бюджета почти никогда не проваливается из-за большой суммы. Она проваливается, когда на вопрос «а почему столько» нет ответа по частям. Поэтому приносите на разговор не одну цифру, а четыре: фонд оплаты труда, взносы работодателя, резервы и полную стоимость персонала. Дальше показывайте не годовой итог, а график по месяцам: он сразу объясняет, где летний пик отпускных и почему декабрь дороже остальных месяцев.

Второй приём — сценарии. Один и тот же бюджет выглядит совсем иначе, когда рядом стоят три строки: «как есть», «с индексацией» и «с наймами». Собственник видит не требование денег, а выбор: сколько стоит удержать людей и сколько стоит вырасти. В таком разговоре легко обсуждать перенос найма на второе полугодие или индексацию не с января, а с апреля — и каждая из этих правок сразу превращается в конкретную сумму.

Третий приём — стоимость на человека. Средняя стоимость сотрудника в месяц со взносами понятнее любого годового миллиона: её можно сопоставить с выручкой на человека и с планом по продажам. И последнее: приносите файл, а не слайд. Когда цифры можно пересчитать прямо в переговорной, бюджет утверждают быстрее.