Штатное расписание Т-3 — онлайн-конструктор и бланк
Соберите штатное расписание прямо на странице: подразделения, должности, количество ставок, оклады и до трёх надбавок. Считаем «Всего в месяц» по каждой строке, итоги по подразделениям и фонд оплаты труда, а оклады ниже МРОТ подсвечиваем. Готовый документ заберёте файлом для Excel в графах формы Т-3 или отправите на печать.
Обновлено · Редакция Альтаир HR
Шапка расписания
Эти поля попадут в печатную форму и в файл для Excel. Штатное расписание утверждают приказом — его номер и дату впишите после подписания, поля можно оставить пустыми.
Надбавки
В форме Т-3 три графы — 6, 7 и 8
Назовите надбавку один раз — колонка появится у всех должностей, останется проставить суммы. Проценты считаются от оклада.
Подразделения и должности
6 строк · штат 8,5 единиц
- Директор · 108 000 ₽ в месяц
На одну ставку — 108 000 ₽ (оклад 90 000 ₽ + надбавки 18 000 ₽). Всего в месяц по строке — 108 000 ₽ (1 × 108 000).
- Главный бухгалтер · 70 000 ₽ в месяц
На одну ставку — 70 000 ₽. Всего в месяц по строке — 70 000 ₽ (1 × 70 000).
- Руководитель отдела продаж · 83 000 ₽ в месяц
На одну ставку — 83 000 ₽ (оклад 65 000 ₽ + надбавки 18 000 ₽). Всего в месяц по строке — 83 000 ₽ (1 × 83 000).
- Менеджер по продажам · 162 000 ₽ в месяц
На одну ставку — 54 000 ₽ (оклад 45 000 ₽ + надбавки 9 000 ₽). Всего в месяц по строке — 162 000 ₽ (3 × 54 000).
- Кладовщик · 80 000 ₽ в месяц
На одну ставку — 40 000 ₽. Всего в месяц по строке — 80 000 ₽ (2 × 40 000).
- Уборщик служебных помещений · 15 000 ₽ в месяц
На одну ставку — 30 000 ₽. Всего в месяц по строке — 15 000 ₽ (0,5 × 30 000).
- Неполная ставка 0,5: в месяц по этой строке выходит 15 000 ₽. МРОТ на неполную ставку не распространяется — он считается от полной нормы рабочего времени.
Итог: фонд оплаты труда
Штат в количестве
8,5 единиц
Фонд оплаты труда в месяц
518 000 ₽
| Подразделение | Штатных единиц | ФОТ в месяц, ₽ |
|---|---|---|
| Администрация · код 01 | 2 | 178 000 |
| Отдел продаж · код 02 | 4 | 245 000 |
| Склад · код 03 | 2,5 | 95 000 |
| Итого по организации | 8,5 | 518 000 |
Это фонд оплаты труда «по штатке»: оклады и постоянные надбавки. Страховые взносы, премии по результатам и районные коэффициенты, если они не внесены отдельной графой, сюда не входят.
Забрать расписание
Файл открывается в Excel и «Р7-Офисе»: графы названы как в форме Т-3, итоги по подразделениям и по организации уже посчитаны — останется поставить подписи.
Как составить штатное расписание
Начинают не с бланка, а со структуры: какие подразделения есть в компании и какие должности в каждом. Подразделениям присваивают коды сквозной нумерацией — 01 «Администрация», 02 «Отдел продаж», 03 «Склад». Если компания маленькая и делить её не на что, графы подразделения оставляют пустыми: расписание из шести строк без отделов — нормальный документ.
Дальше на каждую должность заводят строку. Название берут то же, что пойдёт в трудовой договор: по ст. 15 и ст. 57 ТК РФ трудовая функция — это «работа по должности в соответствии со штатным расписанием», и расхождение «в договоре менеджер, в штатке специалист» — типичная придирка на проверке. Если должность даёт право на льготы, компенсации или ограничения, её наименование должно соответствовать квалификационному справочнику или профстандарту.
Количество штатных единиц может быть дробным: 0,5 ставки уборщика или 0,25 ставки юриста — обычная практика. Оклад ставят на полную ставку, а не на долю: человек на 0,5 ставки получит половину. Надбавки выносят в отдельные графы — премия в процентах от оклада, доплата за стаж, районный коэффициент. «Всего в месяц» считается по формуле (оклад + надбавки) × количество ставок, и сумма этой графы по всему документу и есть фонд оплаты труда.
Обязательно ли штатное расписание
Отдельной статьи «работодатель обязан вести штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Обязанность выводят из ст. 15 и ст. 57 ТК РФ: трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием — значит, документ подразумевается. Инспекция труда запрашивает его при проверках, а суды опираются на него в спорах о сокращении: доказать, что должность действительно исключена, можно только новой редакцией расписания.
Отдельная зона риска — оклады. По ст. 133 ТК РФ месячная заработная плата работника, полностью отработавшего норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже МРОТ. С 1 января 2026 года федеральный минимум — 27 093 ₽ в месяц (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Сравнивают всю зарплату, а не голый оклад: если с постоянной надбавкой выходит выше минимума — нарушения нет. Конструктор проверяет обе величины и подсказывает, какая строка не проходит.
Как вносить изменения
Точечные правки оформляют приказом «О внесении изменений в штатное расписание»: перечисляют, что меняется — добавить единицу, исключить должность, поднять оклад, — и указывают дату вступления в силу. Такой приказ живёт рядом с действующим расписанием и читается вместе с ним.
Когда правок набралось много и документ стало трудно читать, утверждают новую редакцию: издают приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции, присваивают новый номер и дату, а старое расписание убирают в архив. Обычно так поступают раз в год — с 1 января.
Важно помнить, что штатное расписание — это ещё не изменение договора с человеком. Поднять оклад или переименовать должность действующего сотрудника можно только дополнительным соглашением к трудовому договору, а сократить должность — предупредив работника персонально и под подпись не менее чем за два месяца (ст. 180 ТК РФ) и выплатив выходное пособие (ст. 178 ТК РФ).
Частые ошибки
- Должность в трудовом договоре называется иначе, чем в штатном расписании. Формально это нарушение ст. 57 ТК РФ, а фактически — повод для спора при увольнении или сокращении.
- «Вилка» окладов: две одинаковые должности с разными окладами в одной строке. Роструд считает это нарушением принципа равной оплаты за труд равной ценности; разницу выводят надбавками или разными наименованиями должностей (например, «менеджер» и «старший менеджер»).
- Оклад на полную ставку ниже МРОТ и без надбавок, которые дотягивают месячную зарплату до минимума.
- Расписание составили, но приказом не утвердили — документ без приказа юридически не действует.
- Должность сократили в новой редакции расписания задним числом, до уведомления сотрудника за два месяца. Такое сокращение суд признаёт незаконным.
Что посчитать дальше
- Сколько стоит сотрудник работодателю — во сколько обойдётся штатная единица со взносами.
- График отпусков — следующий обязательный документ после штатки.
- Табель учёта рабочего времени Т-13 — сколько часов люди отработали на своих ставках.
- Календарь кадровика — какие сроки не пропустить в ближайшем месяце.
Частые вопросы
Обязательно ли штатное расписание?
Прямой нормы «каждый работодатель обязан иметь штатное расписание» в Трудовом кодексе нет, но она следует из других статей: по ст. 15 и ст. 57 ТК РФ трудовая функция — это «работа по должности в соответствии со штатным расписанием», а название должности в трудовом договоре и в расписании должно совпадать. Без документа нечем подтвердить структуру и оклады, поэтому инспекция труда запрашивает его на проверках, а суды используют при спорах о сокращении. Практический вывод: расписание нужно и микробизнесу, даже если сотрудников трое.
Что писать в графах формы Т-3?
Графа 1 — наименование структурного подразделения, графа 2 — его код (сквозная нумерация вроде 01, 02, 03). Графа 3 — должность, профессия, разряд или класс квалификации; формулировку берут ту же, что уйдёт в трудовой договор. Графа 4 — количество штатных единиц, допускаются доли (0,5 и 0,25). Графа 5 — тарифная ставка или оклад в рублях. Графы 6, 7 и 8 — надбавки. Графа 9 — «Всего в месяц» = (оклад + надбавки) × количество ставок. Графа 10 — примечание, например «вакансия» или «неполная ставка».
Можно ли поставить оклад ниже МРОТ?
Сам оклад — да, если с надбавками месячная зарплата дотягивает до минимума: по ст. 133 ТК РФ с МРОТ сравнивают всю месячную заработную плату работника, полностью отработавшего норму рабочего времени, а не только окладную часть. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 рубля (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). При неполной ставке минимум считается пропорционально: на 0,5 ставки можно платить половину МРОТ. В регионах может действовать своё соглашение с более высоким минимумом — тогда ориентируйтесь на него.
Как вносить изменения в штатное расписание?
Двумя способами. Небольшие правки — переименование должности, изменение оклада, добавление или исключение единицы — оформляют приказом «О внесении изменений в штатное расписание» с перечнем правок и датой, с которой они действуют. Если правок много, удобнее утвердить новую редакцию: издать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции с новым номером и датой. Помните: изменение оклада или названия должности действующего сотрудника — это изменение условий трудового договора, поэтому нужно дополнительное соглашение с работником, а при сокращении — уведомление за два месяца (ст. 180 ТК РФ).
Обязательна ли именно форма Т-3?
Нет. Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года унифицированные формы первичной учётной документации не обязательны — компания вправе разработать свой бланк, лишь бы в нём были обязательные реквизиты первичного документа. На практике Т-3 остаётся удобным выбором: в ней уже есть все нужные графы, а проверяющие её знают. Наш конструктор отдаёт данные в колонках именно этой формы.
Кто подписывает и утверждает штатное расписание?
Подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер (в форме Т-3 для них отведены отдельные строки), а утверждает руководитель организации — приказом. В шапке расписания указывают номер и дату этого приказа и общее количество штатных единиц. Если бухгалтера в компании нет, строку оставляют пустой или подписывает директор — это не нарушение.
Источники и актуальность
Материал подготовила редакция Альтаир HR. Последняя проверка данных — .
- Ст. 57 ТК РФ — содержание трудового договора («работа по должности в соответствии со штатным расписанием»)
- Ст. 15 ТК РФ — трудовые отношения
- Ст. 133 ТК РФ — зарплата при полной норме времени не ниже МРОТ
- МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 ₽ (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ)
- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 — форма Т-3
Другие инструменты
График отпусков — конструктор
Соберём график отпусков на 2027 год: проверим 14 дней и праздники, покажем пересечения в отделе и отдадим форму Т-7 для Excel.
ОткрытьДокументыТабель учёта рабочего времени Т-13 — конструктор
Заполните табель прямо в браузере: сотрудники, дни, коды явок — часы посчитаем сами и отдадим готовую форму Т-13 для Excel.
ОткрытьДокументыГрафик сменности — онлайн-конструктор
Составьте график смен 2/2, 3/3, 5/2 или свой: расставим смены по месяцу, сверим часы с нормой и отдадим файл для Excel.
ОткрытьОргструктура и штатка живут в Altair HR
Подразделения, должности и вакантные ставки видно на одной схеме: приняли человека — единица закрылась, уволили — снова открылась. Без пересборки таблицы вручную.
Попробовать бесплатно