Альтаир HRИнструменты
Попробовать

Кадровый аудит: самопроверка перед трудовой инспекцией

Опишите компанию за минуту, и мы соберём персональный набор пунктов проверки по проверочным листам Роструда: от трудовых договоров и табеля до персональных данных и охраны труда. Каждый пункт с основанием, статьёй КоАП и подсказкой, что делать. На выходе индекс готовности, смета риска в рублях и план на неделю и месяц.

Обновлено · Редакция Альтаир HR

Шаг 1. Расскажите о компании

От ответов зависит набор пунктов: у микропредприятия на типовом договоре и у торговой сети со сменами и водителями проверяют разное.

Сколько человек работает

Кто работодатель

Что из этого есть у вас

Отметьте всё подходящее: каждая отметка добавляет свой блок проверки.

Для вашего профиля получилось 35 пунктов проверки в 9 блоках.

76

из 100

Жёлтый уровень

Так выглядит результат у компании на 30 человек с торговлей и сменами. Ваших ответов здесь пока нет.

Смета риска по пробелам от 156 000 до 325 000 ₽.

Шаг 2. Ответьте по пунктам

Отвечайте честно: «не знаю», это нормальный ответ, он попадёт в план отдельной строкой.

0 / 35

Приём и трудовые договоры

закрыто 0%

  • С каждым работником заключён письменный трудовой договор в двух экземплярах, и экземпляр работника выдан ему под подпись

    Основание: ст. 16, 67 ТК РФРиск: от 5 000 до 10 000 ₽

  • В договорах есть все обязательные условия: место работы, трудовая функция, дата начала, условия оплаты, режим, условия труда на рабочем месте

    Основание: ст. 57 ТК РФРиск: от 5 000 до 10 000 ₽

  • В договоре написан конкретный размер оклада или тарифной ставки, а не отсылка «согласно штатному расписанию»

    Основание: ст. 57, 135 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • Работников знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами под подпись ДО подписания трудового договора

    Основание: ч. 3 ст. 68 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • Есть действующее штатное расписание, и должности в договорах совпадают с ним

    Основание: ст. 15, 57 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • Бумажные трудовые книжки ведутся и хранятся правильно, а тем, кто выбрал электронную, выдаются сведения о трудовой деятельности

    Основание: ст. 66, 66.1 ТК РФ, приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320нРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

Локальные акты

закрыто 0%

  • Утверждены правила внутреннего трудового распорядка

    Основание: ст. 189, 190 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • Системы оплаты труда, доплаты, надбавки и премии закреплены в положении об оплате труда, в правилах распорядка или в договорах

    Основание: ст. 135, 191 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

Рабочее время и отдых

закрыто 0%

  • Табель учёта рабочего времени ведётся на всех, включая совместителей и дистанционных

    Основание: ч. 4 ст. 91 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • График отпусков на следующий год утверждён не позднее чем за две недели до его начала

    Основание: ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • О времени начала отпуска работника извещают под подпись не позднее чем за две недели

    Основание: ч. 3 ст. 123 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • Сверхурочная работа оформляется письменным согласием и приказом, а лимит 120 часов в год на человека соблюдается

    Основание: ст. 99, 152 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • Работа в выходные и праздники оформляется письменным согласием и приказом и оплачивается не менее чем в двойном размере

    Основание: ст. 113, 153 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

Зарплата

закрыто 0%

  • Даты выплаты зарплаты закреплены документом, зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца и не позже 15 календарных дней после окончания периода

    Основание: ч. 6 ст. 136 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • Расчётный листок выдаётся каждому работнику, а форма листка утверждена отдельно

    Основание: ч. 1, 2 ст. 136 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • Зарплата за полностью отработанный месяц не ниже МРОТ и не ниже регионального минимума

    Основание: ст. 133, 133.1 ТК РФ, Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • Порядок индексации зарплаты закреплён в локальном акте или в договорах, и индексация действительно проводится

    Основание: ст. 134 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска

    Основание: ч. 9 ст. 136 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • В день увольнения работник получает всё: зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты

    Основание: ст. 127, 140, 236 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

Персональные данные

закрыто 0%

  • Утверждено положение об обработке персональных данных работников, и работники ознакомлены с ним под подпись

    Основание: ст. 86, 87, 88 ТК РФ, ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗРиск: от 75 000 до 150 000 ₽

  • Письменные согласия получены там, где они обязательны: передача третьим лицам, публикация фото, размещение данных на сайте

    Основание: ст. 88 ТК РФ, ст. 9, 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗРиск: от 150 000 до 350 000 ₽

  • В Роскомнадзор подано уведомление об обработке персональных данных

    Основание: ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗРиск: от 75 000 до 150 000 ₽

  • Определён перечень работников с доступом к персональным данным, и они подписали обязательство о неразглашении

    Основание: ст. 87 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687Риск: от 75 000 до 150 000 ₽

  • В личных делах нет лишних копий документов: паспорта, СНИЛС, военного билета, свидетельств о рождении детей

    Основание: ст. 86 ТК РФ, ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗРиск: от 75 000 до 150 000 ₽

Охрана труда

закрыто 0%

  • Утверждены инструкции по охране труда и программы инструктажей, а вводный и первичный инструктажи проводятся с записью в журнале

    Основание: ст. 214, 219 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464Риск: от 2 000 до 5 000 ₽

  • Руководитель и ответственный за охрану труда прошли обучение и проверку знаний требований охраны труда

    Основание: ст. 219 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464Риск: от 15 000 до 25 000 ₽

  • Специальная оценка условий труда проведена на всех рабочих местах, а по офисным местам с классом 1 или 2 подана декларация соответствия

    Основание: ст. 214 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗРиск: от 5 000 до 10 000 ₽

  • Приказом назначен ответственный за охрану труда

    Основание: ст. 223 ТК РФРиск: от 2 000 до 5 000 ₽

  • Проведена оценка профессиональных рисков, и работники ознакомлены с её результатами

    Основание: ст. 214, 218 ТК РФ, приказ Минтруда от 28.12.2021 № 926Риск: от 2 000 до 5 000 ₽

Воинский учёт

закрыто 0%

  • Назначен ответственный за воинский учёт, ведутся карточки, а сведения о приёме и увольнении уходят в военкомат в пятидневный срок

    Основание: постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ

Отчётность и кадровый ЭДО

закрыто 0%

  • Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма или увольнения

    Основание: ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ

  • Если вы ведёте кадровый ЭДО, приняты локальный акт о переходе и согласия работников

    Основание: ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

Увольнения

закрыто 0%

  • По каждому увольнению есть документ-основание, приказ и подпись работника об ознакомлении

    Основание: ст. 84.1 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • В день увольнения выдаются трудовая книжка или форма СТД-Р и справки, положенные по закону

    Основание: ст. 84.1 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

  • При сокращении соблюдаются сроки уведомления, преимущественное право и предложение вакансий

    Основание: ст. 179, 180 ТК РФРиск: от 1 000 до 5 000 ₽

Это пример: типичная компания на 30 человек с торговлей и сменами. Ответьте на пункты выше, и здесь появятся ваши цифры.

Индекс готовности

Жёлтый уровень

Основное есть, но пробелы дорогие. Начните с пунктов из плана на неделю: они закрываются документами, а не деньгами.

Отвечено 37 из 37

Готовность по блокам

Приём и трудовые договоры100%
Локальные акты100%
Рабочее время и отдых67%
Зарплата73%
Персональные данные42%
Охрана труда69%
Воинский учёт100%
Отчётность и кадровый ЭДО67%
Увольнения100%

Профиль риска

Смета риска по пробелам

от 156 000 до 325 000 ₽

Юрлицо из реестра МСП: штраф назначают по вилке для ИП или вполовину меньше (ст. 4.1.2 КоАП РФ). Пунктов с ответом «нет»: 7.

Без льготы малого бизнеса

от 470 000 до 880 000 ₽

Столько было бы по санкциям для юридических лиц, если компании нет в реестре МСП.

Под вопросом

от 91 000 до 180 000 ₽

Пунктов с ответом «не знаю»: 3. Проверьте их первыми: возможно, документы есть.

Смета, это сумма вилок санкций по невыполненным пунктам, а не прогноз штрафа. Инспектор назначает наказание в пределах вилки, а субъекту малого бизнеса первое нарушение без вреда людям могут заменить предупреждением (ст. 4.1.1 КоАП РФ). По иностранным работникам штраф считается по каждому человеку отдельно (примечание к ст. 18.15 КоАП РФ).

Топ-5 самых дорогих пробелов

  • Утверждено положение об обработке персональных данных работников, и работники ознакомлены с ним под подпись

    Персональные данные

    ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФот 75 000 до 150 000 ₽

  • В Роскомнадзор подано уведомление об обработке персональных данных

    Персональные данные

    ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФот 75 000 до 150 000 ₽

  • О времени начала отпуска работника извещают под подпись не позднее чем за две недели

    Рабочее время и отдых

    ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФот 1 000 до 5 000 ₽

  • Расчётный листок выдаётся каждому работнику, а форма листка утверждена отдельно

    Зарплата

    ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФот 1 000 до 5 000 ₽

  • Порядок индексации зарплаты закреплён в локальном акте или в договорах, и индексация действительно проводится

    Зарплата

    ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФот 1 000 до 5 000 ₽

Сделать за неделю(4)

  1. 1Утверждено положение об обработке персональных данных работников, и работники ознакомлены с ним под подпись
  2. 2В Роскомнадзор подано уведомление об обработке персональных данных
  3. 3О времени начала отпуска работника извещают под подпись не позднее чем за две недели
  4. 4Расчётный листок выдаётся каждому работнику, а форма листка утверждена отдельно

Сделать за месяц(6)

  1. 5Порядок индексации зарплаты закреплён в локальном акте или в договорах, и индексация действительно проводится
  2. 6Проведена оценка профессиональных рисков, и работники ознакомлены с её результатами
  3. 7Если вы ведёте кадровый ЭДО, приняты локальный акт о переходе и согласия работников
  4. 8Руководитель и ответственный за охрану труда прошли обучение и проверку знаний требований охраны труда (проверить)
  5. 9График сменности доведён до работников под подпись не позднее чем за месяц, а учётный период при суммированном учёте закреплён в правилах распорядка (проверить)
  6. 10В личных делах нет лишних копий документов: паспорта, СНИЛС, военного билета, свидетельств о рождении детей (проверить)

Altair HR

Пробелы найдены. В Altair HR документы, договоры и сроки по каждому сотруднику хранятся в его карточке, и половина пунктов проверки закрывается сама.

Попробовать 14 дней бесплатноКарта не нужна

Шаг 3. Заберите документы

Отчёт собирается из ваших ответов, а план и приказ, это заготовки: в них есть пустые поля под ответственных, даты и подписи.

Ответы хранятся только в вашем браузере. На сервер они уходят один раз и только ради сборки книги Excel: ничего не сохраняется.

Мораторий не значит «не проверяют»

Плановые проверки ограничены до 2030 года (постановление Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 в редакции постановления от 10.03.2023 № 372): в план попадают объекты чрезвычайно высокого и высокого риска. Всё остальное никуда не делось. Работают внеплановые проверки по жалобам работников, срабатывание индикаторов риска и профилактические визиты, на которых инспектор смотрит те же проверочные листы.

У государства есть свой бесплатный сервис самопроверки: «Электронный инспектор» на портале Роструда. Он проверяет отдельные процедуры и выдаёт заключение, которое инспекции не видно. Наш инструмент даёт другой срез: весь перечень документов сразу, оценку риска в рублях и план работ. Пользоваться логично обоими.

Онлайнинспекция.рф: сервис «Электронный инспектор»

Зачем нужен кадровый аудит

Кадровые нарушения устроены неприятно: они накапливаются годами и всплывают все разом. Пока всё спокойно, отсутствие положения о персональных данных или невыданный расчётный листок никого не беспокоят. Но стоит одному работнику уйти с обидой и написать жалобу, как инспекция приходит проверять не только его ситуацию, а всё, что попадает в проверочный лист. И тогда за один визит набирается десяток составов.

Кадровый аудит, это внутренняя проверка документов на соответствие трудовому законодательству. Её смысл простой: найти те же самые пробелы, что найдёт инспектор, но раньше и без штрафа. Почти всё, что выявляет аудит у малого бизнеса, закрывается бумагой и подписью за несколько дней: утвердить правила внутреннего трудового распорядка, довести локальные акты до людей, выдать уведомления об отпуске, оформить согласия на обработку данных. Дорогими остаются три вещи: спецоценка, обучение по охране труда и медосмотры, потому что там нужны подрядчик и деньги.

Этот инструмент не заменяет юриста и не даёт заключения. Он делает то, на что у собственника обычно нет времени: превращает разрозненные требования в конкретный список под вашу компанию, показывает цену каждого пробела и расставляет работы по срокам.

Когда проводить кадровый аудит

Раз в год. Обычная гигиена: за год меняются люди, оклады, режимы работы и сами нормы. Удобное время, декабрь, когда всё равно утверждается график отпусков и пересматривается штатное расписание.

При смене кадровика. Самая частая причина катастрофы. Человек ушёл, документы формально на месте, но половина папок пустая, а часть приказов существует только в переписке. Аудит при передаче дел занимает день и экономит месяцы разбирательств.

Перед продажей бизнеса или входом инвестора. Кадровые долги всплывают в проверке благонадёжности: неоформленные сотрудники, не выплаченные компенсации за отпуск, отсутствие спецоценки. Это прямо влияет на цену сделки.

После сигнала от инспекции. Получили предостережение о недопустимости нарушений или уведомление о профилактическом визите, это лучший момент привести документы в порядок: у вас есть время до визита.

При переходе из микропредприятия в малое. Пока в штате до 15 человек и доход не превышает лимит, можно работать по типовому договору без локальных актов (ст. 309.2 ТК РФ). Как только компания выросла, льгота исчезает, и правила распорядка, положение об оплате труда и остальные акты нужно принять.

Кадровые документы в организации: перечень по численности

Обязательны всем, включая ИП с одним работником

  • Трудовые договоры в двух экземплярах с подписью работника на экземпляре работодателя.
  • Штатное расписание и табель учёта рабочего времени на всех, включая совместителей.
  • График отпусков и уведомления работников о начале отпуска за две недели.
  • Документ о системе оплаты труда, сроки выплаты и утверждённая форма расчётного листка.
  • Положение об обработке персональных данных, согласия и список допущенных к данным лиц.
  • Охрана труда: инструкции, журналы инструктажей, обучение и проверка знаний, спецоценка, оценка профессиональных рисков.
  • Документы по увольнениям: основание, приказ, расчёт в последний день, выдача книжки или СТД-Р.

Что добавляется у организаций

Воинский учёт ведут все организации независимо от численности, даже если военнообязанный всего один: обязанность возложена постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 именно на организации. Индивидуальные предприниматели воинский учёт не ведут. Подробный разбор сроков и карточек, в нашем чек-листе по воинскому учёту.

Чего может не быть у микропредприятия

Статья 309.2 ТК РФ разрешает микропредприятиям и некоммерческим организациям полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов: правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности. Исключение одно, локальный акт о временном переводе работников на дистанционную работу. Отказ работает только вместе с типовой формой договора из постановления Правительства РФ от 27.08.2016 № 858: всё, что обычно живёт в локальных актах, переносится в сам договор. Микропредприятие, отказавшееся от локальных актов, вправе обойтись и без графика отпусков, согласовывая даты с работником письменно.

Что добавляется при численности свыше 35 и свыше 100 человек

При среднесписочной численности больше 35 человек появляется квота для приёма на работу инвалидов: размер устанавливает регион в пределах от 2 до 4% (ст. 38 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ). При численности свыше 50 человек обычно создают службу охраны труда или вводят должность специалиста: до 50 человек эти обязанности вправе взять на себя руководитель или сторонний специалист по договору (ст. 223 ТК РФ).

Как проходят проверки трудовой инспекции

Проверочные листы ГИТ

Приказом Роструда от 01.02.2022 № 20 утверждено 80 форм проверочных листов. Инспектор выбирает те, что относятся к вашей деятельности, и задаёт вопросы строго по ним: выйти за пределы листа он не вправе. Для обычного офиса или магазина это листы об оформлении приёма на работу, о содержании договоров, об изменении и прекращении договора, о трудовых книжках, о рабочем времени и времени отдыха, о заработной плате, об обучении по охране труда, о спецоценке и о медосмотрах. Добавляются листы по несовершеннолетним, иностранцам, инвалидам и дистанционным работникам, если такие сотрудники есть.

Мораторий, индикаторы риска и профилактические визиты

Постановление Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 в редакции постановления от 10.03.2023 № 372 ограничило формирование планов контрольных мероприятий до 2030 года: плановые проверки остались в основном для объектов чрезвычайно высокого и высокого риска. Категорию риска работодателя определяет Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230, и она зависит от отрасли, травматизма, задолженности по зарплате и прежних наказаний.

Вместо планового контроля работают три механизма. Первый, внеплановые проверки по жалобам: обращение работника через Онлайнинспекцию.рф доходит до инспектора за несколько дней. Второй, индикаторы риска: если данные из отчётности показывают, например, зарплату ниже минимальной по отрасли или всплеск несчастных случаев, инспекция вправе инициировать мероприятие. Третий, профилактические визиты: инспектор приходит, проходит по проверочным листам и даёт рекомендации. Штрафа по итогам визита нет, но от визита нельзя отказаться, если он обязателен, а при выявлении угрозы жизни и здоровью инспектор может запустить внеплановую проверку.

Открытой публичной статистики Роструда с долями конкретных нарушений мы не нашли, поэтому не приводим процентов. Но по составу проверочных листов и по тому, что обсуждают кадровики, понятен характер претензий: чаще всего это не отсутствие трудового договора, а мелочи вокруг него, невыданные расчётные листки, нарушенные сроки уведомления об отпуске, отсутствие документов по охране труда и незакрытые вопросы по персональным данным.

Штрафы трудовой инспекции: сколько стоит пробел

Основная статья, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: должностному лицу и предпринимателю от 1 000 до 5 000 ₽, организации от 30 000 до 50 000 ₽. За уклонение от оформления трудового договора или его ненадлежащее оформление (ч. 4) организация заплатит от 50 000 до 100 000 ₽, за задержку зарплаты (ч. 6), от 30 000 до 50 000 ₽. Повторное нарушение дороже вдвое и добавляет риск дисквалификации руководителя на срок от 1 года до 3 лет.

Охрана труда считается отдельно по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Общее нарушение, от 50 000 до 80 000 ₽ для организации, непроведение спецоценки, от 60 000 до 80 000 ₽, допуск к работе без обучения или медосмотра, от 110 000 до 130 000 ₽, необеспечение средствами индивидуальной защиты, от 130 000 до 150 000 ₽.

Персональные данные ушли далеко вперёд: обработка без письменного согласия там, где оно обязательно (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ), стоит организации от 300 000 до 700 000 ₽. Иностранцы ещё дороже: неуведомление МВД о заключении или прекращении договора в трёхдневный срок (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ), от 400 000 до 800 000 ₽, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях до 1 000 000 ₽. И по примечанию к статье ответственность наступает в отношении каждого иностранного гражданина отдельно.

Хорошая новость для малого бизнеса, ст. 4.1.2 КоАП РФ. Юридическому лицу из реестра МСП, отнесённому к малым предприятиям, штраф назначается по вилке для индивидуального предпринимателя, а если такой вилки в статье нет, в размере от половины минимального до половины максимального размера для юрлица, но не ниже минимума для должностного лица. Именно так считает смету наш инструмент, и рядом показывает, сколько было бы без этой льготы. А по ст. 4.1.1 КоАП РФ первое нарушение без вреда жизни и здоровью субъекту малого бизнеса могут заменить предупреждением.

Кадровый аудит своими силами: порядок действий

  1. Издайте приказ о проведении внутреннего аудита и назначьте комиссию. Это не формальность: приказ даёт людям право требовать документы у бухгалтерии и руководителей подразделений. Шаблон приказа скачивается прямо из инструмента.
  2. Соберите кадровые документы в одном месте и сверьте список работников по трудовым договорам со списком по зарплатной ведомости. Расхождение, это первый и самый дорогой сигнал.
  3. Пройдите самопроверку по пунктам выше. Отвечайте честно: «не знаю», это нормальный ответ, он попадёт в план отдельной строкой.
  4. Разберите план на неделю: там всё, что закрывается документом и подписью. Уведомления, ознакомления, приказы, согласия, формы листков.
  5. Запланируйте работы на месяц: спецоценка, обучение по охране труда, медосмотры, оценка профрисков. Здесь нужны подрядчик и бюджет, поэтому раньше начинаете, дешевле выходит.
  6. Составьте акт по итогам и подшейте его вместе с планом. Если придёт профилактический визит, наличие собственного аудита и плана, это аргумент в вашу пользу.
  7. Через месяц пройдите проверку заново. Ответы сохраняются в браузере, и индекс покажет, насколько вы продвинулись.

Частые вопросы

Что такое кадровый аудит и чем он отличается от проверки ГИТ?

Кадровый аудит — это внутренняя проверка кадровых документов и процедур на соответствие трудовому законодательству. Её проводит сама компания, приглашённый консультант или аудиторская фирма, и никаких последствий она не влечёт: результат нужен вам, а не государству. Проверка государственной инспекции труда — это контрольное (надзорное) мероприятие по Федеральному закону № 248-ФЗ, по итогам которого выдают предписание и составляют протоколы по КоАП РФ. Смысл аудита в том, чтобы найти те же нарушения раньше инспектора и без штрафа.

По каким документам инспектор проверяет работодателя?

По проверочным листам. Приказом Роструда от 01.02.2022 № 20 утверждено 80 форм: оформление приёма на работу, содержание трудовых договоров, изменение и прекращение договора, трудовые книжки, рабочее время, время отдыха, заработная плата, труд несовершеннолетних, иностранцев, инвалидов, дистанционных работников, обучение по охране труда, спецоценка, медосмотры и отраслевые листы по охране труда. Инспектор не вправе выходить за пределы вопросов листа, поэтому листы одновременно являются и открытой программой проверки: вы заранее знаете, что спросят.

Действует ли в 2026 году мораторий на проверки и значит ли это, что проверять не будут?

Ограничение плановых мероприятий действует: постановлением Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 в редакции постановления от 10.03.2023 № 372 формирование планов проверок ограничено до 2030 года, и в них попадают в основном объекты чрезвычайно высокого и высокого риска. Но внеплановые проверки по жалобам работников, мероприятия при срабатывании индикаторов риска и профилактические визиты никуда не делись. На профилактическом визите инспектор смотрит те же проверочные листы, просто по итогам выдаёт не предписание, а рекомендации, а при выявлении угрозы жизни и здоровью может инициировать внеплановую проверку.

Какие кадровые документы обязательны для любой компании?

Минимальный набор: трудовые договоры со всеми работниками, штатное расписание, табель учёта рабочего времени, график отпусков и уведомления о начале отпуска, правила внутреннего трудового распорядка, документ о системе оплаты труда и форма расчётного листка, положение о персональных данных с согласиями, документы по охране труда (инструкции, журналы инструктажей, обучение, спецоценка, оценка профрисков), документы воинского учёта для организаций, приказы и основания по увольнениям. Микропредприятие вправе отказаться от локальных актов по ст. 309.2 ТК РФ, но тогда их условия переносят в трудовые договоры по типовой форме из постановления Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Какие штрафы грозят за кадровые нарушения?

Базовая статья — ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: должностному лицу и ИП от 1 000 до 5 000 ₽, организации от 30 000 до 50 000 ₽. За ненадлежащее оформление трудового договора (ч. 4) организации от 50 000 до 100 000 ₽, за задержку зарплаты (ч. 6) от 30 000 до 50 000 ₽. Охрана труда дороже: допуск без обучения или медосмотра (ч. 3 ст. 5.27.1) стоит организации от 110 000 до 130 000 ₽. Персональные данные без письменного согласия (ч. 2 ст. 13.11) — от 300 000 до 700 000 ₽. Неуведомление МВД о договоре с иностранцем (ч. 3 ст. 18.15) — от 400 000 до 800 000 ₽, и штраф считают по каждому иностранцу отдельно.

Правда ли, что малому бизнесу штрафы назначают в меньшем размере?

Да, это статья 4.1.2 КоАП РФ. Юридическому лицу, включённому в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства и отнесённому к малым предприятиям, штраф назначается в размере, предусмотренном санкцией для индивидуального предпринимателя. Если вилки для ИП в статье нет, штраф составляет от половины минимального до половины максимального размера, предусмотренного для юридического лица, и при этом не ниже минимального штрафа для должностного лица. Кроме того, по ст. 4.1.1 КоАП РФ первое нарушение без вреда жизни и здоровью субъекту малого бизнеса могут заменить предупреждением.

Как часто нужно проводить кадровый аудит?

Раз в год как плановая гигиена, и обязательно в четырёх ситуациях: при смене кадровика или бухгалтера, который вёл кадры; перед продажей бизнеса или входом инвестора, потому что кадровые долги всплывают в due diligence; после получения уведомления о профилактическом визите или предостережения от инспекции; при резком росте численности, когда прежние договорённости «на словах» перестают работать. Отдельный повод — переход из микропредприятия в малое: льгота ст. 309.2 ТК РФ теряется, и локальные акты придётся принимать.

Есть ли официальный государственный сервис самопроверки?

Да, у Роструда работает портал Онлайнинспекция.рф, где есть сервис «Электронный инспектор». Он проверяет отдельные кадровые процедуры по заданным сценариям и выдаёт заключение, которое инспекции не видно. Инструмент Altair HR решает другую задачу: он собирает перечень требований к конкретной компании целиком, оценивает риск в рублях и даёт план работ с файлами. Разумно пользоваться обоими: сначала пройти общую самопроверку и получить план, затем проверить отдельные процедуры в «Электронном инспекторе».

Источники и актуальность

Материал подготовила редакция Альтаир HR. Последняя проверка данных — .

Другие инструменты

Проверки и сроки

Календарь кадровика: сроки отчётов и кадровых событий

Все сроки кадровика в одном месте: ЕФС-1, 6-НДФЛ, уведомления по ЕНП, статистика, воинский учёт, график отпусков — по месяцам.

ОткрытьПроверки и сроки

Воинский учёт в организации — чек-лист

Интерактивный чек-лист обязанностей работодателя по воинскому учёту: что сделать при приёме, увольнении и в течение года, какие сроки и штрафы.

ОткрытьПроверки и сроки

Проверка риска нелегальной занятости

Ответьте на несколько вопросов о выплатах и самозанятых — покажем, попадает ли компания под критерии ФНС и индикаторы риска трудовой инспекции.

Открыть

Кадровые документы и сроки по каждому сотруднику в одном месте — в Altair HR

Договоры, приказы, согласия и графики хранятся в карточках сотрудников, а система сама напоминает о сроках: уведомить об отпуске, подать сведения, продлить документ.

Попробовать бесплатно