Воинский учёт в организации: чек-лист для кадровика

Воинский учёт — это не один документ, а два десятка мелких обязанностей с короткими сроками: пять дней на сообщение о приёме, пять на увольнение, две недели на ответ военкомату, ежегодная сверка. Отметьте, что уже сделано, а для приёма, увольнения и сверки выберите сценарий — посчитаем крайние даты и покажем, какой штраф стоит за каждым пунктом.

Обновлено 30 августа 2026 · Редакция Альтаир HR

Выполнено

0 из 23

Осталось 23 пункта. Отметки сохраняются в браузере.

Что показать

Раздел

Организация учёта

0 / 7

Что должно быть в компании до того, как придёт первая проверка.

Приказ об организации воинского учёта и ответственный работник
Издайте приказ руководителя: кто ведёт воинский учёт и кто его замещает на время отпуска и болезни. Сколько человек нужно, зависит от числа сотрудников, состоящих на воинском учёте: до 500 — достаточно работника по совместительству, от 500 до 2000 — один освобождённый работник, от 2000 до 4000 — два, дальше по одному на каждые следующие 3000.
Срок:
До начала ведения учёта и заново при смене ответственного
Норма:
п. 12 Положения о воинском учёте (ПП РФ № 719)
План работы по ведению воинского учёта на год
Распишите на год сверки, проверку документов у сотрудников, отчётность и обучение ответственного. План подписывает руководитель.
Срок:
Ежегодно, до начала календарного года
Норма:
Методические рекомендации Генштаба ВС РФ от 11.07.2017 — это рекомендации, а не норма закона, но военкоматы спрашивают план на каждой проверке
Согласование приказа и плана с военным комиссариатом
Направьте копию приказа и план в военкомат по месту регистрации организации. В самом Положении такой обязанности нет — требование идёт из методических рекомендаций, но без отметки военкомата проверку обычно не закрывают.
Срок:
После издания приказа и утверждения плана
Норма:
Методические рекомендации Генштаба ВС РФ от 11.07.2017
Список сотрудников, подлежащих воинскому учёту
Определите, кто из работников состоит или обязан состоять на воинском учёте: призывники, военнообязанные запаса, в том числе женщины с военно-учётными специальностями. Этот список — основа картотеки.
Срок:
Постоянно, актуализируется при каждом приёме и увольнении
Норма:
п. 31 Положения о воинском учёте
Карточки по форме № 10 и картотека
На каждого сотрудника, подлежащего воинскому учёту, заведите карточку гражданина по форме № 10 и храните карточки в картотеке по алфавиту, отдельными группами: офицеры запаса, прапорщики и солдаты запаса, призывники, забронированные граждане.
Срок:
При приёме сотрудника, дальше — поддерживать в актуальном состоянии
Норма:
п. 31 Положения (формы учётных документов устанавливает Минобороны); карточка формы № 10 утверждена приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700
Журнал проверок состояния воинского учёта
Заведите журнал, в который военкомат вносит результаты своих проверок и замечания. Хранится вместе с приказом и планом — это первое, что просят показать.
Срок:
До первой проверки
Норма:
Методические рекомендации Генштаба ВС РФ от 11.07.2017
Канал отправки сведений в военкомат
Сведения можно направлять в военный комиссариат через портал госуслуг, подписав усиленной квалифицированной электронной подписью. Заранее решите, кто подписывает: без действующей подписи пятидневный срок легко пропустить.
Срок:
До первой отправки сведений
Норма:
п. 32(1) Положения о воинском учёте

При приёме на работу

0 / 6

Шесть действий на каждого нового сотрудника, подлежащего воинскому учёту.

Проверить документы воинского учёта
У военнообязанного — военный билет, временное удостоверение взамен военного билета или справку взамен военного билета; у призывника — удостоверение гражданина, подлежащего призыву. Проверьте подлинность записей, отметку о постановке на учёт по месту жительства или пребывания, отметку об отношении к воинской обязанности в паспорте, наличие мобилизационного предписания и жетона, если о них есть отметка.
Срок:
В день приёма на работу
Норма:
подп. «а» п. 30 Положения о воинском учёте
Заполнить карточку формы № 10
Перенесите данные из документов воинского учёта в карточку и уточните у сотрудника семейное положение, образование, подразделение, должность и место жительства или пребывания — в том числе то, которое не подтверждено регистрацией.
Срок:
В день приёма на работу
Норма:
подп. «б» п. 30 Положения о воинском учёте
Разъяснить сотруднику его обязанности
Объясните, как исполнять обязанности по воинскому учёту, мобилизационной подготовке и мобилизации и какая за это ответственность. Разъяснение обычно оформляют распиской или листом ознакомления — так его проще показать проверяющему.
Срок:
В день приёма на работу
Норма:
подп. «в» п. 30 Положения о воинском учёте
Сообщить в военкомат о приёме на работу
Направьте в военный комиссариат или орган местного самоуправления сведения о принятом сотруднике, подлежащем воинскому учёту. Призывника при этом обязательно оповестите о необходимости явиться в военкомат или направить сведения через госуслуги.
Срок:
5 дней со дня приёма на работу
Норма:
подп. «а» п. 32 Положения о воинском учёте
Штраф:
ст. 21.4 КоАП РФ — от 40 000 до 50 000 ₽ на должностное лицо
Сообщить о проблемах с документами
Если в документах воинского учёта нашлись неоговоренные исправления, неточности, подделки или не хватает листов, а также если сотрудник не исполняет свои обязанности по воинскому учёту — сообщите об этом в военкомат.
Срок:
5 рабочих дней со дня, когда это обнаружили
Норма:
подп. «г» п. 30 Положения о воинском учёте
Выдать сведения сотруднику без регистрации
Сотруднику без регистрации по месту жительства и месту пребывания, а также тому, кто приехал более чем на 3 месяца и не зарегистрировался по месту пребывания, выдайте сведения по форме приложения № 2 к Положению — с ними человек встаёт на учёт по месту пребывания.
Срок:
При приёме на работу
Норма:
подп. «д» п. 30 Положения о воинском учёте

При увольнении

0 / 3

Сообщить в военкомат нужно так же быстро, как и о приёме.

Сообщить в военкомат об увольнении
Направьте в военный комиссариат или орган местного самоуправления сведения об увольнении сотрудника, состоявшего на воинском учёте. Срок тот же, что и при приёме, и отсчитывается от даты увольнения, а не от даты расчёта.
Срок:
5 дней со дня увольнения
Норма:
подп. «а» п. 32 Положения о воинском учёте
Штраф:
ст. 21.4 КоАП РФ — от 40 000 до 50 000 ₽ на должностное лицо
Убрать карточку из картотеки работающих
Изымите карточку формы № 10 из картотеки сотрудников и храните её отдельно до уничтожения по срокам, установленным в организации. Так картотека совпадёт со списочной численностью на сверке.
Срок:
В день увольнения
Норма:
Методические рекомендации Генштаба ВС РФ от 11.07.2017
Выдать сведения увольняющемуся без регистрации
Если у сотрудника нет регистрации по месту жительства или пребывания, при увольнении выдайте ему сведения по форме приложения № 2 — те же, что и при приёме.
Срок:
В день увольнения
Норма:
подп. «д» п. 30 Положения о воинском учёте

Изменение данных сотрудника

0 / 2

Смена должности, фамилии, адреса или образования — тоже событие для военкомата.

Внести изменения в карточку формы № 10
Обновите карточку, когда у сотрудника изменились семейное положение, образование, структурное подразделение, должность, место жительства или пребывания либо состояние здоровья.
Срок:
Как только узнали об изменении
Норма:
подп. «е» п. 32 Положения о воинском учёте
Сообщить об изменениях в военкомат
Те же изменения — семейное положение, образование, подразделение, должность, место жительства или пребывания, состояние здоровья — направьте в военный комиссариат. Перевод внутри компании и смена фамилии после свадьбы тоже попадают в этот список.
Срок:
5 дней со дня изменения сведений
Норма:
подп. «е» п. 32 Положения о воинском учёте
Штраф:
ст. 21.4 КоАП РФ — от 40 000 до 50 000 ₽ на должностное лицо

В течение года

0 / 5

Сверки, ответы на запросы и повестки — то, что происходит регулярно.

Сверка карточек с документами сотрудников
Не реже раза в год сверьте сведения в карточках формы № 10 с документами воинского учёта самих работников: у людей меняются адреса, семейное положение и категории запаса, а карточка об этом не узнаёт сама.
Срок:
Не реже 1 раза в год
Норма:
подп. «г» п. 32 Положения о воинском учёте
Сверка с военным комиссариатом
Не реже раза в год сверьте свою картотеку со сведениями военкомата или органа местного самоуправления — в порядке, который определяет Минобороны. Дату сверки военкомат обычно назначает сам, по графику.
Срок:
Не реже 1 раза в год
Норма:
подп. «д» п. 32 Положения о воинском учёте
Ответы на запросы военкомата
На запрос военного комиссариата о сотрудниках, состоящих на воинском учёте (а также о тех, кто обязан состоять, но не состоит), нужно ответить в двухнедельный срок.
Срок:
2 недели со дня получения запроса
Норма:
подп. «б» п. 32 Положения о воинском учёте
Штраф:
ст. 21.4 КоАП РФ — от 40 000 до 50 000 ₽ на должностное лицо
Оповещение о вызовах и повестках
Получив повестку — в бумажном или электронном виде — оповестите сотрудника и обеспечьте ему возможность вовремя явиться туда, куда указал военкомат. С 2026 года призыв идёт круглый год, поэтому повестка может прийти в любой месяц, а не только весной и осенью.
Срок:
Сразу после получения повестки
Норма:
подп. «ж» п. 32 Положения о воинском учёте
Штраф:
ст. 21.2 КоАП РФ — от 40 000 до 50 000 ₽ на должностное лицо, от 350 000 до 400 000 ₽ на организацию
Списки граждан для первоначальной постановки на учёт
Если военкомат запросил списки граждан, которым в следующем году исполняется 17 лет и которые подлежат первоначальной постановке на воинский учёт, — представьте их в указанный срок. Военкоматы запрашивают такие сведения заранее и должны получить ответ не позднее 1 ноября. Чаще это касается образовательных организаций, но обязанность есть у любой организации, где такие граждане работают или учатся.
Срок:
В срок, указанный в запросе; военкомату сведения нужны не позднее 1 ноября
Норма:
п. 34 Положения о воинском учёте
Штраф:
ст. 21.1 КоАП РФ — от 40 000 до 50 000 ₽ на должностное лицо, от 350 000 до 400 000 ₽ на организацию

Мобилизационная подготовка и бронированиеесли применимо

0 / 3

Раздел для организаций, которые получили задание на бронирование.

Бронирование граждан, пребывающих в запасе
Если организация получила задание на бронирование от военкомата или комиссии по бронированию, ведите отдельный учёт забронированных сотрудников и оформляйте им удостоверения об отсрочке от призыва по мобилизации. Задания есть далеко не у всех — без него этот раздел вас не касается.
Срок:
В сроки, указанные в задании на бронирование
Норма:
раздел о бронировании Положения о воинском учёте; решения комиссии по бронированию
Оповещение и явка по мобилизации
В период мобилизации оповестите сотрудников, подлежащих призыву, и обеспечьте им возможность явиться на сборный пункт. Это отдельная обязанность со своим, более крупным штрафом.
Срок:
В сроки, указанные военным комиссариатом
Норма:
подп. «ж» п. 32 Положения; ст. 19.38 КоАП РФ
Штраф:
ст. 19.38 КоАП РФ — от 60 000 до 80 000 ₽ на должностное лицо, от 400 000 до 500 000 ₽ на организацию
Поставка техники по мобилизационному плану
Если техника организации стоит на воинском учёте, обеспечьте её поставку на сборные пункты или в воинские части в соответствии с планами мобилизации.
Срок:
В сроки, указанные в мобилизационном плане
Норма:
ст. 19.38 КоАП РФ
Штраф:
ст. 19.38 КоАП РФ — от 60 000 до 80 000 ₽ на должностное лицо, от 400 000 до 500 000 ₽ на организацию

Штрафы за нарушения воинского учёта

Вилки действуют с 1 октября 2023 года. Дела возбуждает военный комиссар, срок давности — три года со дня нарушения.

Статья	За что	Должностное лицо	Организация
ст. 21.4 КоАП РФ	Не представили или представили с опозданием сведения, необходимые для ведения воинского учётаСамый частый штраф: пропущенные 5 дней при приёме, увольнении и изменении данных, а также ответ на запрос позже двух недель. Организацию по этой статье не штрафуют — отвечает должностное лицо.	от 40 000 до 50 000 ₽	—
ст. 21.2 КоАП РФ	Не оповестили сотрудника о вызове (повестке) военкомата, в том числе электронной, или не обеспечили возможность вовремя явитьсяС круглогодичным призывом повестки приходят весь год — «сезонной» подготовки больше не хватает.	от 40 000 до 50 000 ₽	от 350 000 до 400 000 ₽
ст. 21.1 КоАП РФ	Не представили в срок списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учётКасается организаций, где работают или учатся юноши, которым исполняется 17 лет.	от 40 000 до 50 000 ₽	от 350 000 до 400 000 ₽
ст. 19.38 КоАП РФ	Не обеспечили оповещение и явку граждан, подлежащих призыву по мобилизации, или поставку техники по мобилизационному плануСамая крупная вилка в теме воинского учёта.	от 60 000 до 80 000 ₽	от 400 000 до 500 000 ₽

Кто обязан вести воинский учёт

Воинский учёт граждан по месту работы ведут организации — так прямо сказано в пункте 9 Положения о воинском учёте. Оговорок про размер, форму собственности или отрасль в нём нет: обязанность одинакова у завода на три тысячи человек и у ООО с пятью сотрудниками. Достаточно, чтобы в штате был хотя бы один военнообязанный или призывник.

Индивидуальные предприниматели воинский учёт не ведут: среди тех, на кого возложена эта обязанность, Положение называет органы местного самоуправления и организации, а ИП организацией не является. При этом ИП остаётся работодателем по трудовому праву — все остальные кадровые обязанности с него никто не снимал.

Сколько людей нужно на эту работу, зависит от числа сотрудников на воинском учёте (п. 12 Положения): до 500 человек — достаточно работника по совместительству, от 500 до 2000 — один освобождённый работник, от 2000 до 4000 — два, дальше по одному на каждые следующие три тысячи. У малого бизнеса воинский учёт почти всегда ведёт кадровик или бухгалтер вдобавок к своим задачам, и именно поэтому сроки чаще всего и пропускают.

Что изменилось в 2026 году

Главное изменение — круглогодичный призыв. Федеральный закон от 4 ноября 2025 года № 412-ФЗ установил, что призыв граждан, не пребывающих в запасе, проводится ежегодно с 1 января по 31 декабря. Отправка к месту прохождения службы осталась сезонной: с 1 апреля по 15 июля и с 1 октября по 31 декабря, а для жителей Крайнего Севера, сельских жителей на уборочных работах и педагогических работников предусмотрены свои периоды.

Для кадровика это меняет ритм работы. Раньше повестки шли волнами весной и осенью, и к ним можно было готовиться заранее. Теперь вызов может прийти в любой месяц, а решение призывной комиссии действует год — значит, оповещать сотрудников и обеспечивать им возможность явиться нужно постоянно, а не «в сезон». Часть решений призывная комиссия теперь принимает без личной явки гражданина.

Само Положение о воинском учёте действует в редакции от 24 марта 2026 года. Сведения в военкомат можно направлять через портал госуслуг, подписав усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 32(1) Положения), — это удобнее бумажной почты, но требует заранее решить, у кого из сотрудников есть действующая подпись.

А вот популярное утверждение, будто с 2026 года работодатель обязан запрашивать выписку из реестра воинского учёта на каждого кандидата, нормативно не подтверждается: ни в Положении, ни в законе № 53-ФЗ такой обязанности нет. При приёме по-прежнему проверяют документы воинского учёта самого человека.

Документы, которые спросят на проверке

Приказ об организации воинского учёта с назначенным ответственным и тем, кто его замещает.
План работы по ведению воинского учёта на календарный год.
Картотека карточек по форме № 10 — форма утверждена приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700, хранится по алфавиту отдельными группами.
Журнал проверок состояния воинского учёта.
Расписки и переписка с военкоматом — подтверждение, что сведения ушли вовремя: квитанции с госуслуг, описи, отметки о вручении.

Приказ, план и журнал прямо в Положении не названы: требование к ним идёт из методических рекомендаций Генштаба 2017 года. Это не нормативный акт, и штрафа именно за отсутствие плана нет — но проверка начинается с этих трёх документов, и без них разговор с военкоматом складывается плохо.

Ответственность

Штрафы за воинский учёт выросли с 1 октября 2023 года и с тех пор не менялись. Чаще всего применяют ст. 21.4 КоАП РФ — непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения воинского учёта: от 40 000 до 50 000 ₽. Организацию по этой статье не штрафуют — отвечает должностное лицо, а им обычно оказывается тот самый работник, которого назначили приказом.

Отдельная статья — 21.2 КоАП РФ: неоповещение сотрудника о вызове или повестке, в том числе электронной, либо необеспечение возможности вовремя явиться. Здесь уже отвечает и организация: от 350 000 до 400 000 ₽. Столько же грозит по ст. 21.1 за непредставление в срок списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт.

Самая крупная вилка — в ст. 19.38 КоАП РФ: от 60 000 до 80 000 ₽ на должностное лицо и от 400 000 до 500 000 ₽ на организацию за неисполнение обязанностей по оповещению и обеспечению явки граждан, подлежащих призыву по мобилизации, а также за срыв поставки техники по мобилизационному плану.

Что посмотреть дальше

Календарь кадровика — сроки отчётов и кадровых событий по месяцам, включая воинский учёт.
Проверка риска нелегальной занятости — попадает ли компания под критерии ФНС и индикаторы трудовой инспекции.
Производственный календарь 2026 — по нему считаются рабочие дни в сроках воинского учёта.

Частые вопросы

Кто обязан вести воинский учёт?

Все организации независимо от формы собственности и численности — воинский учёт граждан по месту работы ведут именно организации (п. 9 Положения о воинском учёте). Освобождения для малого бизнеса нет: если у вас работает хотя бы один военнообязанный или призывник, учёт нужен. Индивидуальные предприниматели воинский учёт не ведут — в Положении они не названы среди тех, на кого возложена эта обязанность, поскольку ИП не является организацией.

Сколько человек должно вести воинский учёт в компании?

Зависит от числа сотрудников, состоящих на воинском учёте (п. 12 Положения). Меньше 500 — достаточно одного работника по совместительству, обычно это кадровик. От 500 до 2000 — один освобождённый работник, от 2000 до 4000 — два, дальше добавляется по одному на каждые следующие 3000 человек.

Пять дней на сообщение в военкомат — рабочие или календарные?

Календарные. В подпункте «а» пункта 32 Положения написано «в течение 5 дней», без слова «рабочих», — так же сформулирован и срок при изменении сведений о сотруднике. Отдельно оговорены только 5 рабочих дней в подпункте «г» пункта 30: столько есть на сообщение о подделках и неточностях в документах воинского учёта. Правила переноса срока с выходного на ближайший рабочий день Положение не устанавливает, поэтому безопаснее отправлять сведения заранее.

Что изменилось в воинском учёте в 2026 году?

С 1 января 2026 года призыв на военную службу идёт круглый год — с 1 января по 31 декабря (Федеральный закон от 04.11.2025 № 412-ФЗ). Отправка к месту службы осталась сезонной: с 1 апреля по 15 июля и с 1 октября по 31 декабря. Для работодателя это значит, что повестки и запросы военкомата приходят в любой месяц, а не только весной и осенью, а решение призывной комиссии действует год. Само Положение о воинском учёте действует в редакции от 24 марта 2026 года.

Обязан ли работодатель запрашивать выписку из реестра воинского учёта?

Нет. Такой обязанности ни в Положении о воинском учёте, ни в законе № 53-ФЗ нет, хотя утверждение об этом широко тиражируется. При приёме на работу проверяют документы воинского учёта самого человека: военный билет, справку взамен военного билета или удостоверение призывника, а также отметку в паспорте. Если документов нет, сотрудника всё равно принимают на работу — отказать по этой причине нельзя, но о факте нужно сообщить в военкомат.

Какой штраф грозит за нарушения воинского учёта?

Чаще всего применяют ст. 21.4 КоАП РФ — непредставление или несвоевременное представление сведений: от 40 000 до 50 000 ₽ на должностное лицо, организацию по этой статье не штрафуют. За неоповещение о повестке (ст. 21.2) — от 40 000 до 50 000 ₽ на должностное лицо и от 350 000 до 400 000 ₽ на организацию, столько же по ст. 21.1 за непредставление списков для первоначальной постановки на учёт. Самая крупная вилка у ст. 19.38 — от 60 000 до 80 000 ₽ и от 400 000 до 500 000 ₽ за срыв оповещения и явки по мобилизации.

Источники и актуальность

Материал подготовила редакция Альтаир HR. Последняя проверка данных — 30 августа 2026.

Проверки и сроки

Календарь кадровика: сроки отчётов и кадровых событий

Все сроки кадровика в одном месте: ЕФС-1, 6-НДФЛ, уведомления по ЕНП, статистика, воинский учёт, график отпусков — по месяцам.

Открыть Проверки и сроки

Проверка риска нелегальной занятости

Ответьте на несколько вопросов о выплатах и самозанятых — покажем, попадает ли компания под критерии ФНС и индикаторы риска трудовой инспекции.

Открыть Календари

Производственный календарь 2026

Рабочие и выходные дни, праздники и нормы часов на 2026 год. Посчитаем, сколько рабочих дней между двумя датами.

Открыть

Карточки сотрудников с данными воинского учёта и напоминаниями о сроках — в Altair HR

Военно-учётные данные хранятся в карточке сотрудника рядом с остальными документами, а система сама напоминает о пятидневных сроках при приёме, увольнении и переводе.

Попробовать бесплатно