Табель учёта рабочего времени Т-13 — онлайн-конструктор

Табель начинается с шапки: название организации, структурное подразделение, номер документа, дата составления и отчётный период. Дальше идёт список людей — фамилия и инициалы, должность и табельный номер. Это те же реквизиты, что стоят в графах 1–3 формы Т-13, поэтому конструктор просит именно их.

Основная часть — сетка дней. В форме Т-12 и Т-13 клетка каждого дня состоит из двух строк: в верхней стоит буквенный код, в нижней — продолжительность отработанного или неотработанного времени в часах. У неявок, которые учитываются в днях (отпуск, больничный, командировка, учебный отпуск, исполнение государственных обязанностей), нижняя строка остаётся пустой — ставится только код.

Затраты рабочего времени разрешено учитывать двумя способами: методом сплошной регистрации явок и неявок либо регистрацией одних отклонений — опозданий, сверхурочных, неявок. Конструктор идёт по первому пути: заполняет весь месяц по производственному календарю, а вам остаётся поправить клетки, где что-то пошло не по плану. Рабочий день получает «Я 8», предпраздничный — «Я 7» (он короче на час), выходные и нерабочие праздничные дни — «В».

Отметки о причинах неявок ставят не «на глаз», а на основании документов, оформленных надлежащим образом: листка нетрудоспособности, приказа об отпуске, справки о выполнении государственных обязанностей, письменного согласия на сверхурочную работу. Пока причина отсутствия не выяснена, в табеле стоит код НН — и меняется на нужный, когда документ появится.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы и передаётся в бухгалтерию — она берёт из него данные для расчёта зарплаты.

Обе формы утверждены одним документом — постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 — и служат одной цели: учесть время, фактически отработанное и неотработанное каждым работником, проконтролировать режим рабочего времени и передать данные в расчёт зарплаты и статистику по труду.

Разница в объёме. Т-12 называется «Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда»: у неё два раздела, и второй — расчёт с персоналом по оплате труда. Т-13 называется просто «Табель учёта рабочего времени» и применяется при автоматизированной обработке учётных данных. Если в компании учёт времени и расчёт зарплаты разведены (а в малом бизнесе почти всегда так — зарплату считает бухгалтер или сервис), допускается вести раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный документ, не заполняя раздел 2.

Различается и разметка клеток: в Т-12 на каждого работника отведено по две строки (графы 4 и 6), в Т-13 — четыре строки в графе 4, по две на каждую половину месяца, и соответствующее число граф — 15 и 16. Отсюда и итоги в Т-13: отработано за первую половину месяца, за вторую и за месяц целиком.

Ещё одно практическое отличие: бланк Т-13 можно печатать с уже заполненными постоянными реквизитами — подразделением, фамилиями, должностями, табельными номерами, — потому что он изначально рассчитан на машинную обработку. Именно так и работает конструктор: постоянные данные подставляются, а вы отмечаете только дни.

Закон не называет дату, к которой табель нужно закрыть: срок компания устанавливает сама — обычно в учётной политике или локальном акте, и привязывает его к датам выплаты зарплаты. На практике табель закрывают дважды: за первую половину месяца, чтобы посчитать аванс, и по итогам месяца.

Хранить табели нужно пять лет — это пункт 402 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 («Табели (графики), журналы учёта рабочего времени»). Для вредных и опасных условий труда в том же пункте сделана оговорка: срок хранения — 50/75 лет.

Если учёта рабочего времени нет вовсе или он ведётся формально, это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и на индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей — на организацию. При повторном нарушении суммы растут: до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, до 70 000 рублей — на организацию.

Отдельно ТК РФ требует точности там, где речь о переработках: работодатель обязан обеспечить точный учёт продолжительности сверхурочной работы каждого работника, а сама она не должна превышать четырёх часов в день и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ). Табель — единственный документ, который это показывает, поэтому именно к нему обращаются и трудовая инспекция, и суд в спорах об оплате переработок.