Специалист по взысканию задолженности: должностная инструкция, обязанности и вопросы для собеседования
Набор для найма специалиста по взысканию задолженности: должностные обязанности с долями времени, компетенции, вопросы для собеседования с картой оценки, текст вакансии, должностная инструкция в Word и план испытательного срока.
Раздел 1 из 11
Зачем нужна эта должность
Специалист по взысканию задолженности помогает компании возвращать просроченные платежи и снижать объём долгов. Он ведёт переговоры с должниками, согласует реалистичные варианты погашения и фиксирует результаты работы по каждому случаю.
Когда пора нанимать
Нанимайте специалиста, когда просроченных счетов становится слишком много для регулярной обработки бухгалтерией или менеджерами, а руководителю приходится самому вести переговоры. Роль также нужна, если компания хочет наладить единый порядок работы с долгами и контролировать его результаты.
Раздел 2 из 11
Должностные обязанности специалиста по взысканию задолженности
Из чего состоит рабочая неделя. Доли времени показывают, на что человек будет тратить больше всего сил, а что останется фоном.
Работа с реестром долгов
15 %Проверяет данные о задолженности, сроках и документах, расставляет приоритеты и поддерживает реестр в актуальном состоянии.
Связь с должниками
25 %Связывается с должниками по согласованным каналам, уточняет причины задержки и добивается конкретного ответа о сроках оплаты.
Переговоры о погашении
20 %Обсуждает варианты погашения в рамках полномочий, согласует график и фиксирует договорённости без давления и вводящих в заблуждение заявлений.
Контроль договорённостей
15 %Отслеживает обещанные платежи и сроки, напоминает о договорённостях и своевременно возобновляет работу по просроченным случаям.
Подготовка документов
10 %Собирает и проверяет документы по задолженности, готовит материалы для передачи юристу или другому ответственному сотруднику.
Отчётность и улучшения
15 %Ведёт историю контактов и результатов, готовит отчёты по портфелю долгов и предлагает улучшения процесса взыскания.
Раздел 3 из 11
Компетенции специалиста по взысканию задолженности и как их проверить
Всего 8, обязательных 4. Уровень: 1 базовый, 2 уверенный, 3 опытный, 4 эксперт.
Работа с дебиторской задолженностью
НавыкОбязательноКак проверить: Предложите разобрать несколько случаев с разным сроком просрочки и определить порядок действий.
2 из 4 · уверенныйДеловые переговоры
НавыкОбязательноКак проверить: Проведите ролевой разговор с должником, который не готов назвать дату оплаты.
2 из 4 · уверенныйВедение учётных систем
НавыкОбязательноКак проверить: Попросите внести тестовые контакты и договорённости в таблицу или учебную систему учёта.
2 из 4 · уверенныйТочность в работе
КачествоОбязательноКак проверить: Попросите проверить реестр с заранее внесёнными ошибками и объяснить, как их исправить.
2 из 4 · уверенныйДеловая переписка
НавыкКак проверить: Дайте составить короткое письмо с напоминанием об оплате по заданному сценарию.
2 из 4 · уверенныйУстойчивость к отказам
КачествоКак проверить: Проведите ролевой диалог с несколькими отказами и обсудите следующий корректный шаг.
2 из 4 · уверенныйСамоорганизация
КачествоКак проверить: Предложите расставить приоритеты в списке дел с разными сроками и срочностью.
2 из 4 · уверенныйПонимание договорных документов
НавыкКак проверить: Попросите найти в учебном комплекте документов сведения о сумме, сроке и основании оплаты.
1 из 4 · базовый
Раздел 4 из 11
KPI специалиста по взысканию задолженности: показатели работы
По ним вы поймёте, что человек справляется. Цели подставьте свои: модель предлагает рамку, а не цифры.
Актуальность реестра задолженности
Все назначенные случаи обновлены в установленный срок
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Реестр задолженности и история изменений
Своевременность обработки случаев
Назначенные действия выполнены в согласованные сроки
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- План работы и журнал задач
Полнота фиксации контактов
По каждому контакту записаны итог и следующий шаг
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Карточки должников и журнал контактов
Выполнение плана взыскания
Ориентир определяется согласованным планом по закреплённому портфелю
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Отчёт по поступлениям и закреплённым случаям
Качество передаваемых материалов
Переданные случаи содержат полный комплект проверенных документов
- Период
- Каждый квартал
- Откуда
- Результаты проверки переданных материалов
Раздел 5 из 11
Этапы отбора
Этап 1: Первичное интервью
Проверить релевантный опыт взыскания, мотивацию и понимание задач роли.
- Кто проводит
- Рекрутер
- Длительность
- 30 мин
Этап 2: Профессиональное интервью
Оценить работу с задолженностью, переговорные навыки и точность ведения учёта.
- Кто проводит
- Руководитель финансовой службы
- Длительность
- 50 мин
Этап 3: Практическое задание
Проверить подход к разбору задолженности, подготовке переписки и работе с документами.
- Кто проводит
- Руководитель финансовой службы
- Длительность
- 40 мин
3 этапа, около 2 ч живого общения с кандидатом.
Раздел 6 из 11
Вопросы для собеседования с специалистом по взысканию задолженности
Задавайте вопросы по порядку и ставьте оценку сразу. Вес показывает, какие ответы важнее для решения.
- Работа с дебиторской задолженностьювес 5
Вопрос 1: Расскажите о случае, когда вам удалось сдвинуть с места просроченную задолженность. Как вы определили приоритеты и выстроили дальнейшие действия?
Хороший ответ
Описывает конкретный портфель или ситуацию, объясняет, как проверил данные и причины просрочки, разделил случаи по риску и выбрал последовательность контактов. Называет свои действия и результат без преувеличений.
Тревожный ответ
Говорит только общими фразами о звонках и напоминаниях, не проверял причины задолженности и не может объяснить, как отслеживал результат.
- Деловые переговорывес 5
Вопрос 2: Расскажите о сложном разговоре с должником, который не соглашался с требованием или откладывал оплату. Как вы провели переговоры?
Хороший ответ
Спокойно выяснил позицию собеседника, опирался на подтверждённые факты, обозначил варианты и договорился о конкретных следующих шагах. Умеет сохранять деловой тон и фиксировать договорённости.
Тревожный ответ
Описывает давление, угрозы или спор ради спора; не выясняет причины отказа и не фиксирует достигнутые договорённости.
- Ведение учётных системвес 5
Вопрос 3: Расскажите, как вы вели сведения о задолженности и контактах с должниками в учётной системе. Какие данные обновляли и как проверяли их полноту?
Хороший ответ
Называет ключевые поля и регулярно фиксируемые события: суммы и сроки, контакты, обещания оплаты, договорённости и дальнейшие действия. Объясняет, как проверял записи и предотвращал потерю информации.
Тревожный ответ
Вносил данные нерегулярно или только по запросу, полагался на память и личные заметки, не проверял точность записей.
- Точность в работевес 5
Вопрос 4: Расскажите о случае, когда ошибка в сумме, сроке или документе могла повлиять на взыскание. Как вы проверили данные и что сделали?
Хороший ответ
Сверил сведения с первичными документами и учётными данными, заметил расхождение, уточнил его до контакта или исправил запись с фиксацией изменений.
Тревожный ответ
Не перепроверяет цифры и документы, считает небольшие расхождения несущественными или не может привести способ проверки.
- Деловая перепискавес 3
Вопрос 5: Представьте, что должник оспаривает сумму и просит обосновать требование. Как вы построите письменный ответ?
Хороший ответ
Кратко и нейтрально изложит основание требования, приведёт проверяемые сведения, укажет, какие документы или данные нужны для сверки, и предложит понятный следующий шаг.
Тревожный ответ
Использует обвинительный тон, отправляет непроверенные сведения или ограничивается общим требованием оплатить без пояснений.
- Понимание договорных документоввес 3
Вопрос 6: Расскажите, как вы проверяли договорные документы перед предъявлением требования об оплате. На какие условия обращали внимание?
Хороший ответ
Проверял стороны, предмет обязательства, порядок и сроки оплаты, подтверждающие документы и условия, влияющие на расчёт долга. При неясностях запрашивал уточнение у ответственного специалиста.
Тревожный ответ
Не сверяет требование с документами, трактует спорные условия самостоятельно или не различает подтверждённую и неподтверждённую сумму.
- Устойчивость к отказамвес 2
Вопрос 7: Расскажите о периоде, когда несколько должников подряд отказывались обсуждать оплату. Как вы продолжали работу?
Хороший ответ
Сохранял спокойный тон, фиксировал причины отказов, выбирал следующий допустимый шаг и возвращался к задачам по плану, не теряя качества общения.
Тревожный ответ
Принимал отказ на свой счёт, прекращал работу по таким случаям или отвечал раздражением и давлением.
- Самоорганизациявес 2
Вопрос 8: Представьте, что одновременно нужно обработать новые просрочки, выполнить обещания по повторным контактам и подготовить отчёт. Как вы организуете работу?
Хороший ответ
Сначала оценивает сроки, риски и обязательства, расставляет приоритеты, планирует контакты и время на отчёт, отмечает выполненное и пересматривает план при срочных изменениях.
Тревожный ответ
Работает без списка и приоритетов, ориентируется только на входящие просьбы, забывает о повторных контактах или сроках отчётности.
Поставьте оценки по ходу собеседования, итог посчитаем с учётом веса вопросов.
Раздел 7 из 11
Риски найма
Риск
Кандидат обещает результат взыскания, но не умеет разбирать причины просрочки и выбирать последовательность действий.
Как снизить
Попросить разобрать конкретный случай из опыта и дать практическую ситуацию с несколькими долгами разного срока и статуса.
Риск
В переговорах кандидат использует давление или выходит за рамки делового общения.
Как снизить
Провести ролевой разбор возражения должника и оценить, уточняет ли кандидат факты, предлагает ли следующий шаг и сохраняет ли корректный тон.
Риск
В учётных записях теряются договорённости, сроки и основания задолженности.
Как снизить
Дать короткое задание на внесение данных по нескольким контактам и попросить объяснить, как кандидат проверяет записи.
Риск
Кандидат предъявляет требования без сверки с документами и расчётами.
Как снизить
Включить в практическое задание расхождение между учётными данными и документами, попросить описать проверку и порядок эскалации.
Раздел 8 из 11
Готовый текст вакансии
Специалист по взысканию задолженности
В [название компании] вы будете вести работу по просроченной задолженности: поддерживать реестр в актуальном состоянии, связываться с должниками, договариваться о погашении и контролировать выполнение договорённостей.
Обязанности
- Вести и обновлять реестр задолженности, проверять полноту и точность данных.
- Своевременно обрабатывать новые случаи и связываться с должниками по согласованным каналам.
- Проводить переговоры о погашении задолженности и фиксировать достигнутые договорённости.
- Контролировать сроки и результаты обещанных платежей, при необходимости повторно связываться с должником.
- Готовить документы и материалы для дальнейшей претензионной или иной предусмотренной процедуры.
- Вести отчётность по контактам, статусам случаев и результатам взыскания.
- Предлагать улучшения процесса на основе повторяющихся причин просрочки и результатов работы.
Требования
- Навык делового общения и ведения переговоров по телефону и в письменной форме.
- Умение вести реестры, проверять данные и аккуратно фиксировать результаты контактов.
- Навык подготовки деловых документов и структурированных отчётов.
- Умение планировать работу по срокам и не терять случаи на последующих этапах.
- Грамотная устная и письменная речь, корректное общение в напряжённых ситуациях.
- Опыт работы с дебиторской задолженностью будет преимуществом.
Условия
- Оформление в соответствии с трудовым законодательством.
- Оплата: [вилка зарплаты] и согласованная система оценки результатов.
- График: [график].
- Ввод в процессы и правила работы с реестром, документами и контактами.
- Понятные показатели работы: актуальность данных, своевременность обработки случаев и качество материалов.
Раздел 9 из 11
Должностная инструкция специалиста по взысканию задолженности
Проект документа. Перед утверждением сверьте с вашими внутренними правилами.
Должностная инструкция
Специалист по взысканию задолженности
1. Общие положения
- 1.1.Специалист по взысканию задолженности относится к категории специалистов.
- 1.2.Работник назначается на должность и освобождается от неё приказом работодателя.
- 1.3.Специалист подчиняется непосредственному руководителю, определённому штатной структурой.
- 1.4.К работе допускается лицо, обладающее навыками делового общения, ведения учёта и подготовки документов; требования к образованию и опыту устанавливает работодатель.
- 1.5.В работе специалист руководствуется локальными документами работодателя, утверждёнными процедурами взыскания и правилами обработки информации.
2. Работник должен знать
- 2.1.Порядок ведения и актуализации реестра задолженности.
- 2.2.Правила фиксации звонков, переписки, обещаний об оплате и результатов контактов.
- 2.3.Этапы работы с просроченной задолженностью и порядок передачи случая на следующий этап.
- 2.4.Правила подготовки документов и комплектования материалов по задолженности.
- 2.5.Требования к деловому общению и корректному ведению переговоров.
- 2.6.Правила работы с персональными и конфиденциальными данными, применяемые работодателем.
3. Должностные обязанности
- 3.1.Осуществляет ведение реестра задолженности и своевременно вносит подтверждённые изменения в сведения о должнике, сумме, сроках и статусе случая.
- 3.2.Обеспечивает своевременную обработку порученных случаев и связывается с должниками в рамках утверждённых процедур.
- 3.3.Проводит переговоры о погашении задолженности, разъясняет имеющиеся сведения и согласует возможные сроки и порядок оплаты в пределах предоставленных полномочий.
- 3.4.Фиксирует содержание и результат каждого контакта, достигнутые договорённости и последующие действия.
- 3.5.Контролирует исполнение договорённостей, отслеживает поступление информации об оплате и инициирует дальнейшие действия при нарушении сроков.
- 3.6.Подготавливает документы и материалы по случаям задолженности, проверяет их полноту и передаёт уполномоченным сотрудникам.
- 3.7.Формирует отчётность по обработанным случаям, контактам, договорённостям и результатам взыскания.
- 3.8.Анализирует повторяющиеся задержки и предлагает руководителю улучшения порядка учёта и обработки случаев.
4. Права
Работник имеет право:
- 4.1.Запрашивать у подразделений работодателя сведения и документы, необходимые для проверки задолженности и подготовки материалов.
- 4.2.Получать разъяснения по утверждённым процедурам, полномочиям и порядку эскалации случаев.
- 4.3.Вносить руководителю предложения по улучшению реестра, отчётности и процесса работы с задолженностью.
- 4.4.Сообщать руководителю о неполных или противоречивых данных, препятствующих корректной обработке случая.
- 4.5.Вправе отказаться от действий, выходящих за пределы предоставленных полномочий, и запросить решение руководителя.
5. Ответственность
Работник несёт ответственность в пределах, установленных трудовым, гражданским и административным законодательством Российской Федерации:
- 5.1.За своевременность и достоверность внесения сведений в реестр в пределах полученной информации.
- 5.2.За полноту фиксации контактов, договорённостей и предпринятых действий.
- 5.3.За качество и комплектность подготовленных материалов в рамках порученных обязанностей.
- 5.4.За соблюдение утверждённых процедур общения и правил обращения с конфиденциальной информацией.
- 5.5.За своевременное информирование руководителя о рисках, ошибках в данных и случаях, требующих передачи на следующий этап.
6. Взаимодействие
- 6.1.С непосредственным руководителем: согласование приоритетов, спорных случаев, отчётности и предложений по процессу.
- 6.2.С бухгалтерией или финансовым подразделением: сверка сведений о задолженности и поступивших платежах.
- 6.3.С юридическим подразделением или привлечённым специалистом: подготовка и передача материалов по случаям, требующим правовой оценки или дальнейшей процедуры.
- 6.4.С подразделениями, отвечающими за договоры и обслуживание клиентов: уточнение исходных документов, обстоятельств возникновения задолженности и изменений по обязательствам.
7. Заключительные положения
- 7.1.Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения руководителем организации.
- 7.2.Работник знакомится с инструкцией под подпись при приёме на работу, до начала работы.
- 7.3.Инструкция пересматривается при изменении обязанностей, структуры или условий работы организации.
- 7.4.Инструкция составлена в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй передаётся работнику.
Раздел 10 из 11
План испытательного срока: 30, 60 и 90 дней
Что человек должен уметь к концу каждого месяца и по каким признакам считать срок пройденным.
День 30: Первый месяц
Осваивается
- Знает порядок работы с реестром, правила фиксации контактов и границы предоставленных полномочий.
- Под руководством обрабатывает порученные случаи и корректно фиксирует результаты общения.
- Готовит базовые документы и отчёты по установленным шаблонам.
День 60: Второй месяц
Работает сам
- Самостоятельно ведёт типовые случаи и своевременно выполняет запланированные контакты.
- Контролирует договорённости и обновляет статусы случаев без пропусков.
- Подготавливает комплектные материалы и отчётность, исправляя замечания по итогам проверки.
День 90: Третий месяц
Даёт результат
- Самостоятельно ведёт закреплённый объём типовых случаев от первичной обработки до передачи на следующий этап.
- Соблюдает сроки обработки, полно фиксирует контакты и поддерживает актуальность реестра.
- Предлагает обоснованные улучшения на основе результатов работы и повторяющихся причин задержек.
Испытательный срок пройден, если
- Реестр по закреплённым случаям актуален, ошибки и пробелы исправляются после обратной связи.
- Новые и текущие случаи обрабатываются в согласованные сроки.
- Контакты, договорённости и дальнейшие действия полно и последовательно зафиксированы.
- Материалы передаются без существенных недочётов, результаты и проблемы своевременно отражаются в отчётности.
Раздел 11 из 11
Частые вопросы о найме
Можно ли взять специалиста без опыта взыскания?
Можно, если у кандидата есть навыки делового общения, аккуратной работы с данными и подготовки документов. На старте ему понадобятся обучение процедурам, шаблоны фиксации контактов и проверка первых случаев руководителем.
Сколько обычно занимает поиск специалиста?
Срок зависит от требований к опыту и скорости согласования кандидатов. Чтобы ускорить подбор, заранее определите тип задолженности, объём случаев, полномочия специалиста и этапы отбора.
Как оформить специалиста?
Зафиксируйте трудовую функцию, подчинение, порядок работы с данными и документами, показатели и границы полномочий. Должностную инструкцию и порядок взаимодействия утвердите внутренними документами работодателя.
Как построить оплату без риска гнаться только за суммой взыскания?
Используйте фиксированную часть и переменную часть, связанную с результатом и качеством процесса. Учитывайте не только погашение задолженности, но и актуальность реестра, своевременность обработки, полноту фиксации и качество переданных материалов.
Когда пора нанимать второго специалиста?
Ориентируйтесь на устойчивую нагрузку: если специалист регулярно не успевает обрабатывать случаи в срок, контролировать договорённости и поддерживать реестр в актуальном состоянии, оцените распределение процесса и необходимость второго сотрудника.
Чем эта должность отличается от работы юриста или бухгалтера?
Специалист ведёт повседневную обработку задолженности, связывается с должниками, фиксирует договорённости и контролирует их выполнение. Юрист оценивает правовые основания и готовит правовые действия, а бухгалтерия учитывает финансовые операции и сверяет платежи.
Документы
Заберите документы
Три файла из этого набора, в один клик. Бесплатно, без регистрации и водяных знаков.
Следующий шаг
Заберите профиль «Специалист по взысканию задолженности» в Altair HR
После регистрации профиль появится в кабинете сам: обязанности, компетенции, этапы отбора и карта оценки уже заполнены. Останется добавить вилку оклада и собрать из профиля вакансию. 14 дней бесплатно, карта не нужна.
- Профиль роли в кабинете уже заполнен
- Вакансия собирается из профиля
- ИИ разбирает отклики по вашим критериям
Отправьте коллегам
Руководителю, который будет собеседовать, или коллеге, который пишет вакансию.
Полезное для кадровика на почту
Новые статьи и инструменты: кадровые сроки, изменения в Трудовом кодексе, готовые шаблоны. Без спама, отписаться можно в один клик.
Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных. Подписка включится после подтверждения в письме.