Альтаир HRИнструменты
Попробовать

Профиль должности: шаблон, пример и генератор онлайн

Профиль должности описывает, за какой результат отвечает роль и какой человек для неё нужен. Укажите должность, отдел, подчинённость и уровень, и генератор за минуту соберёт черновик: зоны ответственности с долей времени, показатели с формулами, компетенции с уровнем от 1 до 5, критерии испытательного срока и риски найма. Скачайте результат в Word, бесплатно и без регистрации.

Обновлено · Редакция Альтаир HR

Параметры роли

Уровень
Формат работы

Без имён, телефонов и названия компании. Осталось знаков: 400.

Введите должность, и кнопка станет активной.

Фамилии и название компании вводить не нужно. На сервер уходят должность, параметры роли и короткое поле задач, без имён и контактов.

К профилю
Профиль появится здесь

Профиль должности

Введите должность слева и нажмите «Составить профиль». Результат можно скачать в Word, распечатать или скопировать.

Шаблон профиля должности: из чего он состоит

Единой формы закон не задаёт: профиль должности это внутренний рабочий документ. Чтобы он работал при найме и оценке, держите в нём восемь частей. Название должности, отдел, подчинённость, число подчинённых, уровень и формат работы выносят в шапку.

  1. Назначение роли. Одно-два предложения: зачем роль нужна компании и за какой результат отвечает.
  2. Зоны ответственности. Четыре-семь зон и доля рабочего времени на каждую, в сумме 100%.
  3. Показатели результата (KPI). Три-пять показателей с формулой расчёта и частотой. Целевые значения задаёт руководитель.
  4. Компетенции. Пять-восемь компетенций и требуемый уровень от 1 до 5 с описанием, как они проявляются в работе.
  5. Требования к опыту. Что человек уже должен делать на практике. Опыт описывайте через задачи и результаты.
  6. Требования к знаниям и навыкам. Что нужно знать и уметь с первого дня; чему можно научить в компании.
  7. Критерии испытательного срока. Наблюдаемые результаты по месяцам, по которым вы решите, что человек справился.
  8. Риски найма. Что может пойти не так именно с этой ролью и как это проверить на собеседовании.

Примеры профиля должности: менеджер по продажам и бухгалтер

Два готовых примера в том же виде, в каком отвечает генератор. Целевые значения показателей в них не указаны: их руководитель задаёт под свою компанию. Возьмите пример за основу или соберите свой профиль в форме выше.

Пример профиля должности: менеджер по продажам

Продажи; подчиняется: руководителю отдела; подчинённые: нет подчинённых; уровень: специалист; формат: в офисе

1. Назначение роли

Приводит в компанию выручку от корпоративных клиентов: находит новых заказчиков, ведёт сделки от первого контакта до оплаты и сохраняет повторные продажи с закреплёнными клиентами.

2. Зоны ответственности и доля времени

Зоны ответственности и доля рабочего времени
ЗонаЧто делаетДоля, %
Поиск и квалификация клиентовИщет компании, подходящие под портрет клиента, выходит на человека, принимающего решение, и выясняет потребность.25
Ведение сделокПроводит встречи и презентации, готовит коммерческие предложения, согласует условия и доводит сделку до договора и оплаты.35
Работа с действующими клиентамиВозвращается к клиентам за повторными заказами, решает вопросы по отгрузкам и оплатам, собирает обратную связь.20
Учёт в CRMФиксирует контакты, этапы сделок и следующие шаги в день события.10
Планирование и отчётностьСоставляет план продаж на месяц и регулярно показывает руководителю состояние воронки.10

В сумме 100%.

3. Показатели результата (KPI)

Показатели результата роли
ПоказательКак считаетсяКак часто
Выполнение плана продажВыручка по оплаченным сделкам / плановая выручка за период × 100%ежемесячно
Конверсия квалифицированных лидов в сделкиЧисло выигранных сделок / число квалифицированных лидов × 100%ежемесячно
Средний цикл сделкиСумма дней от первого контакта до оплаты по закрытым сделкам / число закрытых сделокежеквартально
Дисциплина в CRMСделки с актуальным этапом и следующим шагом / все активные сделки × 100%еженедельно

4. Компетенции и требуемый уровень

Компетенции с требуемым уровнем от 1 до 5
КомпетенцияУровеньКак проявляется
Ведение переговоров4Держит рамки сделки, аргументирует цену и условия, не соглашается на уступки без встречного шага клиента.
Выявление потребностей4Задаёт уточняющие вопросы и предлагает решение под задачу клиента, а не стандартный прайс.
Работа с возражениями3Спокойно разбирает сомнения клиента и возвращает разговор к выгоде и следующему шагу.
Самоорганизация3Сам планирует день, не теряет договорённости и выходит на связь в обещанный срок.
Деловая переписка3Пишет клиентам письма и предложения ясно, без ошибок, с понятным призывом к действию.
Знание продукта и рынка3Объясняет отличия продукта от альтернатив и не обещает того, чего компания не делает.

Шкала: 1 знает основы, работает с подсказками; 2 выполняет типовые задачи сам; 3 уверенно решает задачи разной сложности; 4 решает сложные случаи и учит других; 5 эксперт, задаёт стандарты для компании.

5. Требования к опыту

  • От двух лет в продажах бизнесу со сделкой, которая длится не один день, с подтверждёнными результатами по плану.
  • Опыт самостоятельного поиска клиентов, а не только обработки входящих заявок.
  • Опыт ведения сделок в CRM от первого контакта до оплаты.

6. Требования к знаниям и навыкам

  • Этапы воронки продаж и способы квалификации клиента.
  • Основы договорной работы: счёт, договор, акт, отсрочка платежа.
  • Уверенная работа с CRM и офисными программами.

7. Критерии успешного испытательного срока

Критерии испытательного срока по месяцам
СрокКритерий
К концу первого месяцаПрошёл проверку знаний о продукте и ценообразовании у руководителя отдела и провёл первые встречи с клиентами вместе с ним.
К концу первого месяцаЗавёл в CRM первых клиентов, у каждой сделки указаны этап и следующий шаг.
К концу второго месяцаСамостоятельно ведёт собственную воронку, руководитель видит сделки на каждом этапе без дополнительных вопросов.
К концу третьего месяцаВыполнил план испытательного срока, согласованный до выхода на работу.
К концу третьего месяцаПровёл самостоятельные переговоры и подготовил коммерческое предложение, которое ушло клиенту без правок руководителя.

8. Риски найма

Риски найма и способ проверки
РискКак проверить
Опыт в быстрых розничных продажах вместо продаж бизнесу: кандидат теряется в длинной сделке.Попросить разобрать на собеседовании реальную сделку: кто принимал решение, сколько она длилась, почему выиграли или проиграли.
Хороший результат в прошлой компании объясняется чужой клиентской базой.Спросить, откуда пришли клиенты, и какую часть он нашёл сам; попросить назвать конкретные шаги поиска.
Слабая дисциплина в CRM: сделки живут в личных заметках.Показать вашу CRM на собеседовании, договориться о правилах заполнения и проверить их в первые две недели.

Пример профиля должности: бухгалтер

Финансы и бухгалтерия; подчиняется: финансовому директору или главному бухгалтеру; подчинённые: нет подчинённых; уровень: специалист; формат: в офисе

1. Назначение роли

Ведёт бухгалтерский и налоговый учёт участка так, чтобы операции отражались вовремя и без ошибок, а отчётность уходила в срок и без штрафов.

2. Зоны ответственности и доля времени

Зоны ответственности и доля рабочего времени
ЗонаЧто делаетДоля, %
Первичные документы и банкПринимает и проводит первичные документы, отражает банковские операции и авансовые отчёты.30
Расчёты с контрагентамиСверяет расчёты с поставщиками и покупателями, закрывает расхождения и следит за задолженностью.20
Налоговый учётВедёт налоговые регистры, готовит данные для расчёта налогов и сверяет их с учётом.20
Отчётность и срокиГотовит отчётность по своему участку и сдаёт её в календарь сроков.15
Закрытие месяцаПроверяет остатки и обороты, исправляет ошибки и передаёт участок на закрытие.15

В сумме 100%.

3. Показатели результата (KPI)

Показатели результата роли
ПоказательКак считаетсяКак часто
Своевременность отчётностиОтчёты, сданные в срок / все отчёты по участку за период × 100%ежеквартально
Штрафы и пени по участкуЧисло начислений штрафов и пеней по вине участка за периодежеквартально
Срок закрытия месяцаРабочие дни от конца месяца до передачи участка на закрытиеежемесячно
Документы, учтённые в срокДокументы, проведённые в течение рабочего дня после поступления / все поступившие × 100%еженедельно

4. Компетенции и требуемый уровень

Компетенции с требуемым уровнем от 1 до 5
КомпетенцияУровеньКак проявляется
Бухгалтерский и налоговый учёт4Верно отражает типовые и нестандартные операции, ссылается на правила учёта.
Внимательность к деталям4Находит расхождения в цифрах до сдачи отчёта и объясняет их причину.
Работа в учётной программе3Самостоятельно проводит документы, строит нужные отчёты и сверяет данные.
Соблюдение сроков4Заранее предупреждает руководителя о риске срыва и сдаёт работу к обещанной дате.
Общение с контрагентами и налоговой3Отвечает на запросы чётко и вежливо, подтверждает цифры документами.
Освоение изменений в законодательстве3Отслеживает новые правила по своему участку и применяет их в работе.

Шкала: 1 знает основы, работает с подсказками; 2 выполняет типовые задачи сам; 3 уверенно решает задачи разной сложности; 4 решает сложные случаи и учит других; 5 эксперт, задаёт стандарты для компании.

5. Требования к опыту

  • От двух лет ведения учёта по участку, близкому к вашему: расчёты с контрагентами, банк, налоговый учёт.
  • Опыт самостоятельного закрытия месяца по своему участку.
  • Опыт сдачи отчётности и ответов на запросы налоговой.

6. Требования к знаниям и навыкам

  • Бухгалтерский и налоговый учёт в объёме вашей системы налогообложения.
  • Правила оформления первичных документов.
  • Уверенная работа в вашей учётной программе и в таблицах.

7. Критерии успешного испытательного срока

Критерии испытательного срока по месяцам
СрокКритерий
К концу первого месяцаОсвоил порядок документооборота компании и самостоятельно проводит первичные документы под проверкой главного бухгалтера.
К концу второго месяцаПровёл сверки с контрагентами по закреплённому участку, все расхождения объяснены.
К концу третьего месяцаСамостоятельно подготовил участок к закрытию месяца, замечаний по основным ошибкам нет.
К концу третьего месяцаСдал отчёт по своему участку в срок, без возврата на исправление.

8. Риски найма

Риски найма и способ проверки
РискКак проверить
Опыт только в узкой роли, например кассира, без работы с расчётами и налогами.Дать кейс: как отразить типовую операцию по вашему участку, и попросить назвать документы-основания.
Не знаком с вашей учётной программой, долгий вход в работу.Попросить показать, какие отчёты строил сам, и заложить время на обучение в план первого месяца.
Склонность откладывать работу к сроку сдачи.Спросить на собеседовании, как строился график закрытия месяца, и дать небольшое задание на срок.

Как пользоваться генератором профиля должности

  1. Назовите должность и выберите отдел, кому подчиняется роль, число подчинённых, уровень и формат работы.
  2. Добавьте задачи. Три-пять главных задач роли своими словами помогут сделать зоны ответственности точнее. Поле необязательное.
  3. Нажмите «Составить профиль». Через 10-20 секунд появятся все восемь частей. Если не подошло, нажмите «Составить заново».
  4. Подстройте под компанию. Поправьте формулировки, задайте целевые значения показателей, согласуйте уровни компетенций с руководителем роли.
  5. Скачайте Word или распечатайте профиль и используйте при найме, постановке задач и оценке испытательного срока.

Что учесть при составлении профиля должности

Профиль это черновик, а не истина. ИИ опирается на типичную практику для должности, а ваша компания может отличаться: проверьте зоны и доли времени, убедитесь, что показатели действительно зависят от человека.

Доли времени складываются в 100%. Если одна зона занимает больше 40%, подумайте, нет ли в ней двух разных работ.

Без дискриминации. Требования не должны касаться пола, возраста, семьи, национальности, внешности и прописки (ст. 3 и 64 ТК РФ). Опыт и знания описывайте через задачи, которые человек должен уметь решать.

Испытательный срок. Общий предел три месяца, для руководителей организаций, их заместителей и главных бухгалтеров шесть (ст. 70 ТК РФ). Критерии по месяцам нужны, чтобы итог оценивался по фактам.

Профессиональный стандарт. Он обязателен только там, где требования к квалификации установлены законом. Для остальных ролей это ориентир (ст. 195.1 и 195.3 ТК РФ). Законы и нормы смотрите в Трудовом кодексе на сайте КонсультантПлюс.

Что делать с профилем дальше

Профиль нужен не для архива. На его основе пишут вакансию, готовят вопросы для собеседования, договариваются о задачах на испытательный срок.

Частые вопросы о профиле должности

Что такое профиль должности и чем он отличается от должностной инструкции?

Профиль должности описывает, какой результат нужен от роли и какой человек для него нужен: цель роли, зоны ответственности, показатели, компетенции и требования. Его используют при найме, постановке задач и оценке. Должностная инструкция это кадровый документ, который перечисляет обязанности и права и с которым работника знакомят под подпись. Профиль можно взять за основу инструкции, но обратное неверно: из инструкции не видно, по каким критериям выбирать кандидата.

Как составить профиль должности по шагам?

Сначала сформулируйте, зачем компании эта роль и за какой результат она отвечает. Затем разбейте работу на четыре-семь зон и оцените долю времени на каждую, в сумме 100%. Для каждой роли выберите три-пять показателей с формулой и частотой расчёта. Потом определите нужные компетенции и уровень от 1 до 5, требования к опыту и знаниям и критерии, по которым вы решите, что испытательный срок пройден. В конце подумайте, какие риски есть при найме на эту роль. Генератор на этой странице делает черновик всех восьми частей за минуту.

Что должно быть в профиле должности?

Восемь частей: назначение роли, зоны ответственности с долей времени, показатели результата, компетенции с требуемым уровнем, требования к опыту, требования к знаниям и навыкам, критерии успешного испытательного срока и риски найма. Должность, отдел, подчинённость и формат работы указывают в шапке документа.

Как задавать KPI в профиле должности?

Берите показатели, на которые сама роль влияет, и записывайте формулу, а не лозунг: что на что делится и как часто считается. Например, выполнение плана это фактическая выручка, делённая на плановую. Целевые значения задаёт руководитель под свою компанию, поэтому генератор их не придумывает. Трёх-пяти показателей достаточно: когда их десять, ни один не работает.

Какие требования нельзя указывать в профиле должности?

Нельзя ставить условия, не связанные с деловыми качествами работника: пол, возраст, семейное положение, наличие детей, национальность, гражданство без законного основания, прописку, внешность, вероисповедание. Это дискриминация, ст. 3 и 64 Трудового кодекса запрещают её, в том числе в вакансиях. Если ограничение вытекает из закона, например по возрасту или здоровью для отдельных профессий, ссылайтесь на норму. Генератор такие требования не пишет и отбрасывает.

Какой срок испытания указывать в профиле?

Закон ограничивает испытание тремя месяцами; для руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и руководителей филиалов можно до шести месяцев (ст. 70 ТК РФ). Критерии лучше привязать к месяцам: что должен уметь и показать человек к концу первого, второго и третьего месяца. Тогда решение о результате испытательного срока опирается на факты, а не на ощущение.

Что происходит с данными, которые я ввожу в генератор?

Фамилии и название компании вводить не нужно: поля для них нет. На сервер уходят должность, выбранные параметры роли и короткое поле задач, текст проходит проверку на имена, контакты и ссылки. Профиль не привязывается к вам: типовые профили без поля задач могут храниться в общем кэше на сервере, а текст из поля задач не кэшируется. Документ Word собирается в браузере.

Источники и актуальность

Материал подготовила редакция Альтаир HR. Последняя проверка данных — .

Другие инструменты

Найм и команда

Генератор вакансий: текст вакансии с проверкой по ТК РФ

Опишите должность, задачи и условия: ИИ соберёт текст вакансии для hh.ru, а проверка найдёт формулировки, нарушающие ст. 3 и 64 ТК РФ. Word без регистрации.

ОткрытьНайм и команда

Матрица компетенций: шаблон, пример и генератор для отдела

Выберите отдел и роли: ИИ составит компетенции с описанием уровней и требуемый уровень для каждой роли. Оцените сотрудников, найдите пробелы, скачайте Excel или Word.

ОткрытьНайм и команда

Конструктор оргструктуры: схема компании с выгрузкой

Соберите схему компании из отделов и должностей, начните с готового шаблона и выгрузите картинкой, в печать или PDF. Данные остаются в вашем браузере.

Открыть

Профиль готов. Дальше его нужно использовать

В Altair HR профиль роли хранится в Карьерном центре вместе с картой оценки для интервью и критериями испытательного срока, а вести его помогает ИИ-ассистент.

Попробовать бесплатно