Архивариус: должностная инструкция, обязанности и вопросы для собеседования
Набор для найма архивариуса: должностные обязанности с долями времени, компетенции, вопросы для собеседования с картой оценки, текст вакансии, должностная инструкция в Word и план испытательного срока.
Раздел 1 из 12
Зачем нужна эта должность
Архивариус организует хранение документов и быстрый доступ к ним. Он поддерживает порядок в бумажном и электронном архиве, контролирует движение документов и помогает снизить риск потери важных материалов.
Когда пора нанимать
Пора нанимать архивариуса, когда объём документов растёт, сотрудники тратят много времени на поиск, а хранение и выдача материалов не имеют единого порядка. Также должность нужна при систематизации накопленного архива или передаче документов на хранение.
Раздел 2 из 12
Должностные обязанности архивариуса
Из чего состоит рабочая неделя. Доли времени показывают, на что человек будет тратить больше всего сил, а что останется фоном.
Учёт документов
20 %Регистрирует поступающие и передаваемые документы, поддерживает актуальность описей и реестров. Обеспечивает прослеживаемость движения материалов.
Систематизация архива
25 %Распределяет документы по принятой номенклатуре, формирует дела и поддерживает порядок хранения. Обеспечивает соответствие фактического состава дел учётным данным.
Выдача и поиск
20 %Принимает запросы на поиск, находит документы и фиксирует их выдачу и возврат. Передаёт материалы в согласованные сроки и сохраняет историю операций.
Электронный архив
15 %Сканирует и размещает документы в электронном архиве, присваивает понятные названия и атрибуты. Проверяет читаемость файлов и отсутствие дубликатов.
Сроки хранения
10 %Контролирует сроки хранения, готовит документы к дальнейшему хранению или установленной процедуре выбытия. Согласует действия с ответственными сотрудниками.
Правила и отчётность
10 %Поддерживает инструкции по работе с архивом и сообщает о нарушениях порядка хранения. Готовит описи, акты и отчёты по запросу руководителя.
Раздел 3 из 12
Компетенции архивариуса и как их проверить
Всего 8, обязательных 5. Уровень: 1 базовый, 2 уверенный, 3 опытный, 4 эксперт.
Делопроизводство
НавыкОбязательноКак проверить: Попросите разобрать пример потока документов и описать порядок их регистрации и хранения.
2 из 4 · уверенныйСистематизация документов
НавыкОбязательноКак проверить: Дайте набор условных документов и попросите распределить их по структуре архива.
2 из 4 · уверенныйПоиск информации
НавыкОбязательноКак проверить: Проведите практическое задание на поиск документа по неполным исходным данным.
2 из 4 · уверенныйВнимательность
КачествоОбязательноКак проверить: Дайте реестр с намеренно внесёнными несоответствиями и попросите найти ошибки.
2 из 4 · уверенныйКонфиденциальность
КачествоОбязательноКак проверить: Обсудите ситуацию с запросом на доступ к документам и попросите объяснить порядок действий.
2 из 4 · уверенныйРабота с таблицами
НавыкКак проверить: Попросите внести записи в таблицу, отфильтровать их и найти ошибки в учёте.
2 из 4 · уверенныйАккуратность
КачествоКак проверить: Оцените выполнение задания по раскладке и маркировке учебного комплекта документов.
2 из 4 · уверенныйОцифровка документов
НавыкКак проверить: Попросите описать или выполнить сканирование и проверку электронного файла.
1 из 4 · базовый
Раздел 4 из 12
KPI архивариуса: показатели работы
По ним вы поймёте, что человек справляется. Цели подставьте свои: модель предлагает рамку, а не цифры.
Точность учёта
Записи в реестре соответствуют фактическому движению документов
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Реестр движения документов и выборочная сверка
Срок обработки запросов
Запросы обработаны в согласованные внутренние сроки
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Журнал запросов и отметки о выполнении
Ошибки при размещении
Ошибки выявляются при регулярной выборочной проверке
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Результаты проверки архивных дел и электронных записей
Актуальность описей
Описи обновляются после каждого изменения состава дел
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Описи архива и журнал изменений
Полнота оцифровки
Файлы размещены и проверены по согласованному плану
- Период
- Каждый квартал
- Откуда
- Реестр электронного архива и план оцифровки
Раздел 5 из 12
Этапы отбора
Этап 1: Первичный разговор
Уточнить опыт работы с документами, мотивацию и соответствие базовым требованиям должности.
- Кто проводит
- Специалист по подбору персонала
- Длительность
- 20 мин
Этап 2: Профессиональное интервью
Проверить навыки делопроизводства, систематизации и поиска документов, а также внимательность и конфиденциальность.
- Кто проводит
- Руководитель административного подразделения
- Длительность
- 45 мин
Этап 3: Практическое задание
Оценить, как кандидат описывает и систематизирует документы, находит нужные сведения и работает с таблицами.
- Кто проводит
- Архивариус или руководитель административного подразделения
- Длительность
- 40 мин
Этап 4: Итоговая встреча
Сверить ожидания, обсудить рабочие условия и принять решение по итогам отбора.
- Кто проводит
- Руководитель компании или подразделения
- Длительность
- 25 мин
4 этапа, около 2 ч 10 мин живого общения с кандидатом.
Раздел 6 из 12
Вопросы для собеседования с архивариусом
Задавайте вопросы по порядку и ставьте оценку сразу. Вес показывает, какие ответы важнее для решения.
- Делопроизводствовес 5
Вопрос 1: Расскажите о случае, когда вы организовывали обработку входящих, исходящих или внутренних документов. Как выстроили процесс и контролировали его выполнение?
Хороший ответ
Описывает последовательность действий: регистрацию, распределение, контроль сроков и передачу документов. Называет используемые правила и объясняет, как проверял полноту обработки.
Тревожный ответ
Говорит только общими словами, не может объяснить порядок работы или считает регистрацию и контроль сроков необязательными.
- Систематизация документоввес 5
Вопрос 2: Представьте, что вам передали большой массив разрозненных документов без понятной структуры. Как вы организуете его разбор и хранение?
Хороший ответ
Сначала выясняет состав и назначение документов, затем определяет понятные критерии группировки, структуру хранения и правила наименования. Учитывает сроки хранения и возможность быстрого поиска.
Тревожный ответ
Складывает документы по случайному признаку, не фиксирует принципы классификации или полагается только на собственную память.
- Поиск информациивес 4
Вопрос 3: Расскажите о случае, когда нужно было найти документ или сведения в архиве, где было мало исходных данных. Как вы действовали?
Хороший ответ
Уточняет известные детали, последовательно проверяет каталоги, описи и другие доступные источники, фиксирует ход поиска и сообщает о результате или ограничениях.
Тревожный ответ
Ищет бессистемно, прекращает поиск после первой неудачи или выдает предположение за подтвержденный факт.
- Работа с таблицамивес 3
Вопрос 4: Какую задачу по учету документов вы решали с помощью таблицы? Какие поля и проверки помогли поддерживать данные в порядке?
Хороший ответ
Приводит конкретный пример, объясняет структуру таблицы, использует единый формат записей, сортировку или фильтры и проверяет данные на пропуски и дубли.
Тревожный ответ
Не может объяснить, как таблица помогала в работе, или описывает ввод данных без проверки и единых правил.
- Оцифровка документоввес 3
Вопрос 5: Расскажите о проекте или задаче по оцифровке документов. Как вы проверяли качество файлов и связь цифровых копий с оригиналами?
Хороший ответ
Описывает подготовку документов, понятные правила именования и хранения файлов, проверку читаемости и полноты, а также учет связи копии с оригиналом.
Тревожный ответ
Считает достаточным просто отсканировать документы, не проверяет качество файлов и не может объяснить, как найти нужную копию.
- Внимательностьвес 5
Вопрос 6: Расскажите о случае, когда вы обнаружили ошибку, пропуск или несоответствие в документах. Как заметили проблему и что сделали дальше?
Хороший ответ
Называет конкретный признак ошибки, проверяет сведения по источнику, исправляет или передает вопрос ответственному и перепроверяет результат.
Тревожный ответ
Не приводит конкретного примера, исправляет данные наугад или оставляет обнаруженное несоответствие без внимания.
- Аккуратностьвес 3
Вопрос 7: Опишите, как вы поддерживали порядок в бумажном или электронном архиве при регулярном поступлении новых документов.
Хороший ответ
Рассказывает о постоянных правилах размещения, маркировки и обновления учета, соблюдает их и проверяет, что документы остаются доступными для поиска.
Тревожный ответ
Полагается на временные заметки и память, откладывает размещение документов или часто меняет правила без фиксации.
- Конфиденциальностьвес 5
Вопрос 8: Расскажите о рабочей ситуации, когда вам нужно было ограничить доступ к документам или запросить подтверждение полномочий. Как вы поступили?
Хороший ответ
Проверяет, кто и на каком основании запрашивает сведения, соблюдает установленный порядок доступа, не раскрывает документы посторонним и фиксирует передачу при необходимости.
Тревожный ответ
Передает документы по устной просьбе без проверки полномочий, обсуждает закрытые сведения с неуполномоченными людьми или не видит в этом риска.
Поставьте оценки по ходу собеседования, итог посчитаем с учётом веса вопросов.
Раздел 7 из 12
Риски найма
Риск
Кандидат знает общие принципы архивной работы, но не умеет выстроить учет и поиск документов на практике.
Как снизить
Дать практическое задание на классификацию документов и поиск конкретного документа по описи.
Риск
Ошибки при описании, регистрации или оцифровке приводят к потере времени и затрудняют поиск.
Как снизить
Попросить разобрать образец документов и объяснить, какие проверки кандидат выполнит до завершения работы.
Риск
Небрежное обращение с конфиденциальными документами может привести к их передаче неуполномоченным лицам.
Как снизить
Разобрать рабочий сценарий запроса доступа и оценить, проверяет ли кандидат полномочия и следует ли установленному порядку.
Риск
Кандидату может быть сложно поддерживать актуальность архива при регулярном поступлении документов.
Как снизить
Уточнить, как он организует ежедневный учет, распределяет задачи и проверяет, что новые документы внесены в систему.
Раздел 8 из 12
Готовый текст вакансии
Архивариус
В [название компании] архивариус отвечает за порядок в документах: ведёт учёт, помогает быстро находить нужные материалы и поддерживает актуальность бумажного и электронного архива.
Обязанности
- Вести учёт поступающих и передаваемых на хранение документов.
- Систематизировать документы и размещать их в архиве по принятому порядку.
- Принимать и обрабатывать запросы на поиск и выдачу документов.
- Поддерживать электронный архив и оцифровывать документы по установленным правилам.
- Контролировать сроки хранения и готовить документы к дальнейшим действиям по согласованию с руководителем.
- Актуализировать описи и учётные сведения, готовить отчётность по архиву.
Требования
- Опыт работы с документами, архивом или делопроизводством будет преимуществом.
- Понимание принципов систематизации, учёта и хранения документов.
- Умение внимательно работать с описями и проверять точность данных.
- Навык поиска документов по реквизитам и учётным сведениям.
- Уверенное владение офисными программами и электронными таблицами.
- Аккуратность в работе с конфиденциальной и служебной информацией.
Условия
- Оформление по трудовому договору.
- Оплата: [вилка зарплаты].
- График: [график].
- Порядок работы с архивом, задачи и критерии результата будут определены заранее.
- Ввод в должность и знакомство с правилами учёта и хранения документов.
Раздел 9 из 12
Должностная инструкция архивариуса
Проект документа. Перед утверждением сверьте с вашими внутренними правилами.
Должностная инструкция
Архивариус
1. Общие положения
- 1.1.Архивариус относится к категории специалистов.
- 1.2.Архивариус назначается на должность и освобождается от неё приказом работодателя.
- 1.3.Архивариус непосредственно подчиняется руководителю, определённому организационной структурой компании.
- 1.4.Квалификационные требования к образованию и опыту устанавливаются работодателем с учётом объёма архива и сложности документооборота.
- 1.5.В работе архивариус руководствуется внутренними правилами компании, распорядительными документами работодателя и настоящей должностной инструкцией.
2. Работник должен знать
- 2.1.Порядок приёма, учёта, систематизации, размещения и выдачи документов.
- 2.2.Правила ведения описей, журналов и иных учётных форм.
- 2.3.Принятые в компании сроки хранения и порядок подготовки документов к дальнейшим действиям.
- 2.4.Правила работы с электронным архивом и оцифрованными документами.
- 2.5.Порядок обработки запросов на поиск и выдачу документов.
- 2.6.Правила сохранности документов, ограничения доступа и обращения с конфиденциальными сведениями.
3. Должностные обязанности
- 3.1.Осуществляет приём документов в архив, проверяет комплектность и фиксирует поступление в учётных формах.
- 3.2.Обеспечивает систематизацию и размещение документов согласно принятой в компании структуре архива.
- 3.3.Ведёт и актуализирует описи, журналы и другие сведения об архивных документах.
- 3.4.Осуществляет поиск документов по запросам работников и руководителей, фиксирует их выдачу и возврат.
- 3.5.Обеспечивает сохранность документов и соблюдение установленного порядка доступа к ним.
- 3.6.Осуществляет оцифровку документов и размещение электронных копий в архиве по установленным правилам.
- 3.7.Контролирует сроки хранения, выявляет документы, по которым требуется решение о дальнейших действиях, и передаёт сведения руководителю.
- 3.8.Готовит отчётность о состоянии архива, обработке запросов, ошибках размещения и полноте оцифровки.
4. Права
Работник имеет право:
- 4.1.Запрашивать у подразделений документы и сведения, необходимые для учёта и систематизации архива.
- 4.2.Получать разъяснения по правилам хранения, доступу и срокам работы с документами.
- 4.3.Вносить руководителю предложения по улучшению учёта, поиска и сохранности документов.
- 4.4.Сообщать руководителю о нарушениях порядка передачи, хранения или использования документов.
- 4.5.Вправе приостанавливать выдачу документа при выявлении риска его утраты или отсутствия необходимых оснований, незамедлительно уведомив руководителя.
5. Ответственность
Работник несёт ответственность в пределах, установленных трудовым, гражданским и административным законодательством Российской Федерации:
- 5.1.За точность учёта документов и своевременное обновление описей в пределах своих обязанностей.
- 5.2.За ошибки при размещении и выдаче документов, допущенные по его вине.
- 5.3.За несоблюдение установленных правил хранения и доступа к документам.
- 5.4.За достоверность и своевременность предоставляемой отчётности.
6. Взаимодействие
- 6.1.С подразделениями компании взаимодействует по вопросам передачи документов в архив, уточнения реквизитов и получения недостающих сведений.
- 6.2.С руководителями подразделений взаимодействует при обработке запросов, выдаче документов и согласовании доступа.
- 6.3.С ответственными за электронные системы взаимодействует по вопросам размещения копий, доступа и сохранности электронного архива.
- 6.4.С руководителем взаимодействует по вопросам сроков хранения, выявленных нарушений, отчётности и улучшения архивного процесса.
7. Заключительные положения
- 7.1.Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения руководителем организации.
- 7.2.Работник знакомится с инструкцией под подпись при приёме на работу, до начала работы.
- 7.3.Инструкция пересматривается при изменении обязанностей, структуры или условий работы организации.
- 7.4.Инструкция составлена в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй передаётся работнику.
Раздел 10 из 12
План испытательного срока: 30, 60 и 90 дней
Что человек должен уметь к концу каждого месяца и по каким признакам считать срок пройденным.
День 30: Первый месяц
Осваивается
- Знает правила приёма, учёта, систематизации и выдачи документов в компании.
- Умеет находить документы по принятой системе поиска и оформлять выдачу.
- Ведёт учётные формы и описи под контролем руководителя.
День 60: Второй месяц
Работает сам
- Самостоятельно обрабатывает типовые запросы и фиксирует выдачу и возврат документов.
- Поддерживает актуальность описей и корректно размещает документы в бумажном и электронном архиве.
- Выявляет ошибки в учёте и сообщает о них руководителю.
День 90: Третий месяц
Даёт результат
- Самостоятельно ведёт закреплённый участок архива и обрабатывает типовой поток запросов.
- Контролирует сроки хранения и своевременно передаёт руководителю перечни документов, требующих решения.
- Готовит достоверную отчётность о состоянии архива и предлагает конкретные улучшения процесса.
Испытательный срок пройден, если
- Учётные сведения и описи соответствуют фактическому составу архива.
- Запросы обрабатываются в согласованные сроки, выдача и возврат документов фиксируются.
- Ошибки размещения и повторные ошибки после обратной связи не допускаются либо своевременно выявляются и исправляются.
- Электронные копии размещаются по принятому порядку, полнота оцифровки отражена в учёте.
- Работник соблюдает правила хранения, доступа и обращения с документами.
Раздел 11 из 12
Частые вопросы о найме
Могу ли я взять архивариуса без опыта?
Да, если архив несложный и компания готова обучить внутренним правилам. Важны внимательность, аккуратная работа с учётными данными и базовое понимание документооборота. На старте закрепите за новичком наставника и проверку ключевых операций.
Сколько обычно занимает поиск архивариуса?
Срок зависит от требований к опыту, состояния архива и места работы. Чтобы ускорить подбор, заранее опишите объём архива, долю бумажных и электронных документов, типовые запросы и критерии качества.
Как оформить работу архивариуса?
Обычно оформляют трудовой договор и утверждают должностную инструкцию с границами доступа, порядком выдачи документов и ответственностью за учёт. Также определяют, кому сотрудник подчиняется и кто принимает решения по срокам хранения.
Как построить оплату труда архивариуса?
Зафиксируйте оклад и при необходимости предусмотрите премиальную часть за измеримые результаты: точность учёта, соблюдение согласованных сроков обработки запросов, актуальность описей и полноту оцифровки. Показатели должны зависеть от работы самого сотрудника и учитывать качество, а не только скорость.
Когда пора нанимать второго архивариуса?
Ориентируйтесь на устойчивую очередь запросов, регулярные задержки в учёте и оцифровке, а также на невозможность поддерживать сохранность и актуальность описей в рабочее время. Перед наймом проверьте, можно ли упростить поиск, убрать дублирующий учёт или перераспределить часть задач.
Чем архивариус отличается от делопроизводителя?
Делопроизводитель обычно сопровождает текущие документы: их подготовку, регистрацию и передачу между участниками процесса. Архивариус отвечает за систематизацию и хранение документов после передачи в архив, их учёт, поиск, выдачу и контроль сроков хранения.
Раздел 12 из 12
Зарплата архивариуса в объявлениях
Вилка зарплат: Россия
По объявлениям с указанной зарплатой за 180 дней, полный день, без вахты. Каждая компания учтена один раз: четверть компаний предлагает меньше первой отметки, половина меньше середины, четверть больше последней.
Источник: портал «Работа России», открытые данные. Обновлено 12 октября 2026. Это государственный портал занятости: рабочих и линейных вакансий на нём больше, поэтому вилка может быть ниже, чем на коммерческих сайтах поиска работы.
Объявлений в расчёте
73
с зарплатой, за 180 дней
Компаний
66
по одной цифре от каждой
Документы
Заберите документы
Три файла из этого набора, в один клик. Бесплатно, без регистрации и водяных знаков.
Следующий шаг
Заберите профиль «Архивариус» в Altair HR
После регистрации профиль появится в кабинете сам: обязанности, компетенции, этапы отбора и карта оценки уже заполнены. Останется добавить вилку оклада и собрать из профиля вакансию. 14 дней бесплатно, карта не нужна.
- Профиль роли в кабинете уже заполнен
- Вакансия собирается из профиля
- ИИ разбирает отклики по вашим критериям
Отправьте коллегам
Руководителю, который будет собеседовать, или коллеге, который пишет вакансию.
Полезное для кадровика на почту
Новые статьи и инструменты: кадровые сроки, изменения в Трудовом кодексе, готовые шаблоны. Без спама, отписаться можно в один клик.
Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных. Подписка включится после подтверждения в письме.