Делопроизводитель: должностная инструкция, обязанности и вопросы для собеседования
Набор для найма делопроизводителя: должностные обязанности с долями времени, компетенции, вопросы для собеседования с картой оценки, текст вакансии, должностная инструкция в Word и план испытательного срока.
Раздел 1 из 12
Зачем нужна эта должность
Делопроизводитель обеспечивает точное и своевременное движение документов: регистрирует, оформляет, хранит и передаёт их ответственным сотрудникам. Это помогает руководителям и команде быстро находить нужные документы и соблюдать внутренние процедуры.
Когда пора нанимать
Нанимать пора, когда документы ведут разные сотрудники, растут задержки с регистрацией и поиском, а руководителю приходится самому контролировать документооборот. Особенно полезна эта роль при расширении команды и появлении большого потока договоров, писем и внутренних документов.
Раздел 2 из 12
Должностные обязанности делопроизводителя
Из чего состоит рабочая неделя. Доли времени показывают, на что человек будет тратить больше всего сил, а что останется фоном.
Регистрация документов
25 %Принимает и регистрирует входящие, исходящие и внутренние документы, проверяет наличие обязательных реквизитов. Записи в журналах учёта актуальны и доступны для поиска.
Организация согласования
20 %Передаёт документы на согласование и подпись, отслеживает сроки и напоминает ответственным сотрудникам. Документы проходят согласование без потери версий и задержек по его вине.
Подготовка документов
20 %Оформляет письма, приказы, протоколы и другие документы по принятым в компании правилам. Документы подготовлены аккуратно и без ошибок в оформлении.
Хранение и поиск
15 %Систематизирует бумажные и электронные документы, поддерживает понятную структуру хранения. Сотрудники могут быстро получить нужный документ или сведения о его статусе.
Контроль исполнения
10 %Ведёт перечень поручений и сроков, связанных с документами, и сообщает о просрочках ответственным сотрудникам. Статусы исполнения своевременно обновляются.
Подготовка к архивному хранению
10 %Формирует дела, проверяет комплектность и готовит документы к передаче на архивное хранение по внутреннему порядку. Переданные документы учтены и доступны для последующего поиска.
Раздел 3 из 12
Компетенции делопроизводителя и как их проверить
Всего 8, обязательных 5. Уровень: 1 базовый, 2 уверенный, 3 опытный, 4 эксперт.
Внимательность к деталям
КачествоОбязательноКак проверить: Дайте документ с намеренно допущенными ошибками и попросите найти и перечислить их.
3 из 4 · опытныйДеловое оформление документов
НавыкОбязательноКак проверить: Дайте тестовое задание на оформление письма и внутреннего документа по заданным требованиям.
2 из 4 · уверенныйРегистрация и учёт
НавыкОбязательноКак проверить: Попросите разобрать примеры входящих и исходящих документов и показать порядок их регистрации.
2 из 4 · уверенныйОрганизация хранения
НавыкОбязательноКак проверить: Предложите составить структуру хранения для набора документов и объяснить логику поиска.
2 из 4 · уверенныйРабота с офисными программами
НавыкОбязательноКак проверить: Проверьте на практическом задании оформление текста, таблицы учёта и поиск записи.
2 из 4 · уверенныйПланирование задач
КачествоКак проверить: Попросите расставить приоритеты для нескольких документов с разными сроками и объяснить выбор.
2 из 4 · уверенныйДеловая коммуникация
КачествоКак проверить: Предложите составить короткое напоминание коллеге о документе, задержанном на согласовании.
2 из 4 · уверенныйАккуратность в работе
КачествоКак проверить: Попросите описать личный способ проверять комплектность и корректность документов.
2 из 4 · уверенный
Раздел 4 из 12
KPI делопроизводителя: показатели работы
По ним вы поймёте, что человек справляется. Цели подставьте свои: модель предлагает рамку, а не цифры.
Своевременность регистрации
Документы зарегистрированы в сроки, установленные внутренним порядком
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Журнал регистрации документов и отметки о времени поступления
Ошибки в оформлении
Доля документов, возвращённых на исправление по его ошибкам, снижается
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Учёт возвратов и замечаний к оформлению
Актуальность учёта
Записи о документах и их статусах соответствуют фактическому движению
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Сверка журнала учёта с выборкой документов
Своевременность контроля
Напоминания по срокам направляются заранее, просрочки фиксируются без задержки
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Перечень поручений и история уведомлений
Комплектность передаваемых дел
Дела передаются на хранение без возврата из-за неполной комплектации
- Период
- Каждый квартал
- Откуда
- Акты и отметки о приёме дел на хранение
Раздел 5 из 12
Этапы отбора
Этап 1: Первичный разговор
Уточнить опыт делопроизводства, основные задачи и соответствие ожиданий роли.
- Кто проводит
- Специалист по подбору персонала
- Длительность
- 20 мин
Этап 2: Профессиональное интервью
Проверить навыки оформления, регистрации и хранения документов, а также работы с офисными программами.
- Кто проводит
- Офис-менеджер или руководитель административного направления
- Длительность
- 45 мин
Этап 3: Практическое задание
Оценить точность работы с документами и способность поддерживать учёт и порядок в архиве.
- Кто проводит
- Офис-менеджер или руководитель административного направления
- Длительность
- 40 мин
3 этапа, около 1 ч 45 мин живого общения с кандидатом.
Раздел 6 из 12
Вопросы для собеседования с делопроизводителем
Задавайте вопросы по порядку и ставьте оценку сразу. Вес показывает, какие ответы важнее для решения.
- Деловое оформление документоввес 5
Вопрос 1: Расскажите о документе, который вам нужно было подготовить или проверить. Как вы уточняли требования и убеждались, что он оформлен правильно?
Хороший ответ
Называет тип документа, описывает проверку реквизитов, структуры, приложений и согласований, объясняет, как устранял ошибки и проверял итоговую версию.
Тревожный ответ
Говорит только о механическом заполнении шаблона, не упоминает проверку реквизитов и не может привести конкретный пример.
- Регистрация и учётвес 5
Вопрос 2: Расскажите, как вы организовывали регистрацию входящих, исходящих или внутренних документов. Как находили нужную запись и отслеживали исполнение?
Хороший ответ
Описывает последовательный порядок регистрации, обязательные поля учёта, поиск по реквизитам и контроль сроков или передачи ответственным.
Тревожный ответ
Учитывал документы бессистемно, полагался на память или не может объяснить, как находил запись и проверял статус документа.
- Организация хранениявес 5
Вопрос 3: Расскажите о случае, когда вам нужно было навести порядок в бумажном или электронном архиве. Как вы построили систему хранения и обеспечили быстрый поиск?
Хороший ответ
Объясняет принцип классификации, единые названия и правила размещения, актуализацию архива и проверку полноты документов.
Тревожный ответ
Описывает хранение без структуры, дублирование файлов или отсутствие понятного способа найти нужный документ.
- Работа с офисными программамивес 4
Вопрос 4: Какие задачи по подготовке и учёту документов вы решали в офисных программах? Расскажите о конкретном примере и последовательности действий.
Хороший ответ
Приводит практический пример работы с текстами, таблицами или электронными документами, объясняет используемые функции и проверку результата.
Тревожный ответ
Ограничивается общими словами о знакомстве с программами и не может описать выполненную задачу или проверить корректность результата.
- Внимательность к деталямвес 5
Вопрос 5: Расскажите о случае, когда вы заметили ошибку или несоответствие в документе до его отправки или регистрации. Как вы это обнаружили и что сделали?
Хороший ответ
Приводит конкретную ошибку, рассказывает о системной проверке, корректном уточнении данных и предотвращении последствий.
Тревожный ответ
Не проверяет документы перед передачей, считает мелкие ошибки несущественными или исправляет их без согласования и фиксации.
- Планирование задачвес 3
Вопрос 6: Представьте, что одновременно поступили документы на регистрацию, срочная подготовка комплекта и запрос на поиск архивного дела. Как вы расставите приоритеты и проконтролируете выполнение?
Хороший ответ
Уточняет сроки и последствия, определяет очередность, сообщает о сроках заинтересованным сотрудникам и фиксирует задачи до завершения.
Тревожный ответ
Берётся за задачи случайно, не уточняет сроки и не сообщает о риске задержки.
- Деловая коммуникациявес 3
Вопрос 7: Расскажите о ситуации, когда для оформления документа вам не хватало данных или требовалось согласование нескольких сотрудников. Как вы добились нужной информации?
Хороший ответ
Чётко формулирует запрос, указывает недостающие сведения и срок, корректно напоминает и фиксирует договорённости.
Тревожный ответ
Ждёт, пока коллеги сами заметят проблему, отправляет расплывчатые запросы или обостряет рабочее разногласие.
- Аккуратность в работевес 2
Вопрос 8: Как вы действуете, чтобы документы и записи оставались в порядке в течение рабочего дня? Приведите пример своей системы работы.
Хороший ответ
Описывает понятный порядок обработки, своевременное внесение записей, проверку комплектности и аккуратное размещение документов.
Тревожный ответ
Откладывает обработку без учёта, смешивает документы или не имеет способа проверить, что задача завершена.
Поставьте оценки по ходу собеседования, итог посчитаем с учётом веса вопросов.
Раздел 7 из 12
Риски найма
Риск
Кандидат знает общие правила, но не умеет применять их к реальным документам и учётным записям.
Как снизить
Попросить разобрать практический пример документа и выполнить короткое задание на регистрацию с проверкой реквизитов.
Риск
Ошибки в реквизитах, версиях или вложениях из-за поверхностной проверки.
Как снизить
Дать тестовый комплект с заранее заложенными несоответствиями и попросить объяснить порядок проверки.
Риск
Архив сложно использовать: документы хранятся без единых правил и плохо находятся.
Как снизить
Попросить описать или показать структуру хранения, а затем найти документ по заданным реквизитам.
Риск
Кандидат не отслеживает сроки обработки и передачи документов.
Как снизить
Обсудить рабочую ситуацию с несколькими параллельными задачами и проверить, как кандидат фиксирует статусы и сообщает о задержках.
Раздел 8 из 12
Готовый текст вакансии
Делопроизводитель
В [название компании] делопроизводитель поддерживает порядок в документах: регистрирует их, организует согласование и помогает сотрудникам находить нужные материалы. Ваша работа позволит руководителям и команде своевременно получать документы и контролировать исполнение поручений.
Обязанности
- Регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы и поддерживать актуальность учёта.
- Организовывать согласование документов и отслеживать прохождение установленных этапов.
- Готовить документы по поручениям руководителя и сотрудников, проверять оформление и комплектность.
- Обеспечивать хранение документов и оперативный поиск по запросам сотрудников.
- Контролировать сроки исполнения поручений и напоминать ответственным о приближающихся сроках.
- Формировать дела и готовить документы к передаче на архивное хранение.
Требования
- Опыт делопроизводства или работы с документами будет преимуществом.
- Навык аккуратного оформления и проверки документов.
- Умение вести учёт, поддерживать порядок в документах и быстро находить нужные материалы.
- Навык контроля сроков и деловой переписки.
- Уверенное пользование офисными программами и электронными системами учёта документов.
- Внимательность к деталям и умение работать с конфиденциальной информацией.
Условия
- Оформление по трудовому договору.
- Оплата: [вилка зарплаты].
- График: [график].
- Порядок работы с документами и необходимые инструкции предоставим на старте.
Раздел 9 из 12
Должностная инструкция делопроизводителя
Проект документа. Перед утверждением сверьте с вашими внутренними правилами.
Должностная инструкция
Делопроизводитель
1. Общие положения
- 1.1.Делопроизводитель относится к категории служащих.
- 1.2.Работник принимается на должность и освобождается от неё приказом руководителя организации.
- 1.3.Делопроизводитель непосредственно подчиняется руководителю организации или назначенному им руководителю.
- 1.4.Требования к образованию и опыту устанавливаются работодателем с учётом задач должности; практические навыки работы с документами учитываются при приёме.
- 1.5.В работе работник руководствуется локальными правилами организации, установленным порядком документооборота и настоящей должностной инструкцией.
2. Работник должен знать
- 2.1.Порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
- 2.2.Правила оформления, согласования, передачи и учёта документов.
- 2.3.Порядок контроля сроков исполнения поручений и фиксации результатов.
- 2.4.Правила формирования дел, хранения документов и подготовки к архивному хранению.
- 2.5.Принципы работы с офисной техникой и электронными средствами учёта документов.
- 2.6.Правила сохранения конфиденциальности и ограничения доступа к документам.
3. Должностные обязанности
- 3.1.Осуществляет регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, своевременно вносит сведения в учётные формы.
- 3.2.Обеспечивает организацию согласования документов, фиксирует этапы и передаёт материалы участникам процесса.
- 3.3.Осуществляет подготовку документов по поручениям руководителя и сотрудников, проверяет правильность оформления и комплектность.
- 3.4.Обеспечивает хранение документов в соответствии с установленным порядком и выполняет поиск материалов по запросам.
- 3.5.Осуществляет контроль сроков исполнения поручений, информирует ответственных сотрудников и руководителя о задержках.
- 3.6.Обеспечивает формирование дел и подготовку комплектных документов к передаче на архивное хранение.
- 3.7.Поддерживает актуальность учётных сведений и сообщает руководителю об обнаруженных ошибках, утрате или повреждении документов.
4. Права
Работник имеет право:
- 4.1.Запрашивать у сотрудников сведения и материалы, необходимые для регистрации, оформления и учёта документов.
- 4.2.Получать доступ к документам в пределах предоставленных полномочий.
- 4.3.Сообщать руководителю о рисках нарушения сроков, несоответствиях в оформлении и неполной комплектности материалов.
- 4.4.Предлагать способы улучшения учёта, согласования, хранения и поиска документов.
- 4.5.Запрашивать у руководителя разъяснения по приоритетам и порядку выполнения поручений.
5. Ответственность
Работник несёт ответственность в пределах, установленных трудовым, гражданским и административным законодательством Российской Федерации:
- 5.1.За несвоевременную или некорректную регистрацию документов в пределах возложенных обязанностей.
- 5.2.За ошибки в подготовленных документах и учётных сведениях, допущенные по его вине.
- 5.3.За ненадлежащий контроль сроков и несвоевременное информирование руководителя о задержках.
- 5.4.За нарушение установленного порядка хранения и передачи документов, а также требований конфиденциальности.
6. Взаимодействие
- 6.1.С руководителем организации или непосредственным руководителем согласует приоритеты, получает поручения и сообщает о ходе исполнения.
- 6.2.С сотрудниками подразделений взаимодействует по вопросам передачи документов, согласования, уточнения сведений и контроля сроков.
- 6.3.С ответственными за хранение и архив взаимодействует по комплектности дел, срокам и порядку передачи документов.
7. Заключительные положения
- 7.1.Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения руководителем организации.
- 7.2.Работник знакомится с инструкцией под подпись при приёме на работу, до начала работы.
- 7.3.Инструкция пересматривается при изменении обязанностей, структуры или условий работы организации.
- 7.4.Инструкция составлена в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй передаётся работнику.
Раздел 10 из 12
План испытательного срока: 30, 60 и 90 дней
Что человек должен уметь к концу каждого месяца и по каким признакам считать срок пройденным.
День 30: Первый месяц
Осваивается
- Знает внутренний порядок документооборота, регистрации, хранения и предоставления документов.
- Самостоятельно регистрирует типовые документы без ошибок в учётных сведениях.
- Находит документы по установленным правилам и соблюдает требования конфиденциальности.
День 60: Второй месяц
Работает сам
- Самостоятельно организует согласование типовых документов и фиксирует прохождение этапов.
- Контролирует сроки исполнения поручений и своевременно сообщает о риске задержки.
- Готовит документы и дела с соблюдением требований к оформлению и комплектности.
День 90: Третий месяц
Даёт результат
- Ведёт учёт документов и контроль сроков в полном объёме в пределах должностных обязанностей.
- Самостоятельно формирует дела и готовит комплектные материалы к архивному хранению.
- Предлагает практичные улучшения учёта или поиска и применяет согласованные изменения.
Испытательный срок пройден, если
- Документы регистрируются своевременно, а учётные сведения остаются актуальными.
- В подготовленных документах нет повторяющихся ошибок оформления и комплектности.
- Сроки исполнения контролируются, о задержках руководитель информируется без промедления.
- Документы и дела хранятся упорядоченно, поиск и передача материалов выполняются по установленному порядку.
Раздел 11 из 12
Частые вопросы о найме
Могу ли я взять делопроизводителя без опыта?
Можно, если кандидат уверенно работает с документами, внимателен к деталям и готов соблюдать установленные процедуры. На старте назначьте наставника и дайте образцы документов, правила регистрации и список типовых задач.
Сколько обычно занимает поиск делопроизводителя?
Срок зависит от требований к опыту, объёма документооборота и скорости принятия решений. Ускорить поиск помогут чёткое описание задач, понятные требования и заранее согласованный порядок собеседований.
Как оформить делопроизводителя?
Оформите трудовые отношения, закрепите должность, обязанности, подчинение и условия оплаты в документах работодателя. Утвердите должностную инструкцию и обеспечьте доступ только к тем документам, которые нужны для работы.
Как построить оплату труда для этой должности?
Установите фиксированную часть с учётом объёма и сложности документооборота. Если вводите премирование, привяжите его к проверяемым показателям: своевременности регистрации и контроля, точности оформления, актуальности учёта и комплектности дел.
Когда пора нанимать второго делопроизводителя?
Рассмотрите найм, если регистрация, согласование, поиск и подготовка дел регулярно не укладываются в сроки даже после упорядочивания процессов. Оцените фактическую нагрузку и распределите зоны ответственности, чтобы избежать дублирования.
Чем делопроизводитель отличается от секретаря?
Делопроизводитель отвечает прежде всего за регистрацию, учёт, движение, хранение и подготовку документов к архивному хранению. Секретарь обычно сосредоточен на организационной поддержке руководителя, встречах, звонках и расписании, хотя в небольшой компании задачи могут пересекаться.
Раздел 12 из 12
Зарплата делопроизводителя в объявлениях
Вилка зарплат: Россия
По объявлениям с указанной зарплатой за 180 дней, полный день, без вахты. Каждая компания учтена один раз: четверть компаний предлагает меньше первой отметки, половина меньше середины, четверть больше последней.
Источник: портал «Работа России», открытые данные. Обновлено 6 октября 2026. Это государственный портал занятости: рабочих и линейных вакансий на нём больше, поэтому вилка может быть ниже, чем на коммерческих сайтах поиска работы.
Объявлений в расчёте
174
с зарплатой, за 180 дней
Компаний
158
по одной цифре от каждой
Документы
Заберите документы
Три файла из этого набора, в один клик. Бесплатно, без регистрации и водяных знаков.
Следующий шаг
Заберите профиль «Делопроизводитель» в Altair HR
После регистрации профиль появится в кабинете сам: обязанности, компетенции, этапы отбора и карта оценки уже заполнены. Останется добавить вилку оклада и собрать из профиля вакансию. 14 дней бесплатно, карта не нужна.
- Профиль роли в кабинете уже заполнен
- Вакансия собирается из профиля
- ИИ разбирает отклики по вашим критериям
Отправьте коллегам
Руководителю, который будет собеседовать, или коллеге, который пишет вакансию.
Полезное для кадровика на почту
Новые статьи и инструменты: кадровые сроки, изменения в Трудовом кодексе, готовые шаблоны. Без спама, отписаться можно в один клик.
Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных. Подписка включится после подтверждения в письме.