Личная карточка работника Т-2: образец заполнения

Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 вместе с другими унифицированными формами по учёту труда. Раньше их применение было обязательным. С 1 января 2013 года, как разъяснило Минфин России (Информация № ПЗ-10/2012), обязательность унифицированных форм первичной учётной документации отменена. Вместо этого часть 4 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» говорит, что формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта.

Трудовой кодекс личную карточку работника не упоминает. Поэтому у вас два пути: вести Т-2 в том виде, как она утверждена постановлением, или разработать и утвердить приказом собственную форму с теми сведениями, которые нужны вам. Многие оставляют Т-2, потому что её разделы покрывают то, что кадровику обычно нужно под рукой.

Многие кадровики используют раздел II карточки Т-2 для учёта военнообязанных работников. Посмотрим, что на этот счёт говорит действующий порядок. Положение о воинском учёте, утверждённое постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, в пункте 27 говорит, что воинский учёт граждан в организациях осуществляется по документам, перечень, формы, порядок хранения и заполнения которых устанавливает Министерство обороны. О личных карточках работника в Положении речи нет.

Минобороны установило эти формы приказом от 22.11.2021 № 700. Согласно пункту 31 утверждённой им Инструкции, воинский учёт призывников и военнообязанных в организациях ведётся по карточкам гражданина, подлежащего воинскому учёту в организации (форма № 10). Согласно пункту 32 Инструкции, карточки формируются и ведутся в электронном и бумажном виде.

Итог: раздел II карточки Т-2 можно заполнять для удобства, но воинский учёт он не заменяет. Если у вас есть военнообязанные работники, заведите на них карточку формы № 10 отдельно. Подробнее о порядке воинского учёта в организации есть в инструменте по воинскому учёту.

В постановлении Госкомстата форма состоит из одиннадцати разделов:

1. I. Общие сведения: ФИО, дата и место рождения, гражданство, иностранный язык, образование, профессия, стаж, семейное положение и состав семьи, паспорт, адрес, телефон.
2. II. Сведения о воинском учёте: категория запаса, звание, состав, ВУС, годность, военный комиссариат, вид учёта, отметка о снятии.
3. III. Приём на работу и переводы: дата, подразделение, должность, оклад и надбавка, основание, подпись владельца трудовой книжки.
4. IV. Аттестация: дата, решение комиссии, протокол, основание.
5. V. Повышение квалификации: сроки, вид, учебное заведение, документ, основание.
6. VI. Профессиональная переподготовка: сроки, специальность, документ, основание.
7. VII. Награды (поощрения), почётные звания: наименование, документ.
8. VIII. Отпуск: вид, период работы, число дней, даты, основание.
9. IX. Социальные льготы: наименование, документ, основание.
10. X. Дополнительные сведения: всё, что не вошло в другие разделы.
11. XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения): основание, дата и приказ.

Статья 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» делит документы по личному составу на две группы: законченные делопроизводством до 1 января 2003 года хранятся 75 лет, после этой даты 50 лет. Карточка, которую вы ведёте сегодня, относится ко второй группе: 50 лет.

В Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, личные карточки работников указаны в статье 444. Срок там записан как «50/75 лет ЭПК»: 75 лет для дел, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет для законченных после этой даты. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что после истечения срока документы могут быть отобраны на постоянное хранение. Отдельное дело лучше завести в номенклатуре дел, образец есть в статье о номенклатуре дел. После увольнения карточку обычно переносят в дело, которое готовят к архивному хранению.

В карточке собраны паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес, сведения о семье. Статья 88 Трудового кодекса не разрешает сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, за исключением случаев, прямо предусмотренных Кодексом или федеральными законами. Внутри организации доступ получают только специально уполномоченные лица, и только к тем данным, которые нужны им для работы. Порядок доступа закрепите локальным актом, образец есть в статье о положении о персональных данных.

• Считают карточку обязательной. Трудовые отношения оформляются трудовым договором, а карточка только собирает в одном месте сведения из договора и приказов.
• Заменяют карточкой воинский учёт. Для организации установлена своя форма, № 10, и Т-2 её не заменяет.
• Не вносят записи вовремя. Перевод, повышение квалификации и отпуск записывают в день приказа, иначе через год никто не вспомнит реквизиты.
• Исправляют старые записи. Если оклад изменился, добавьте строку, а не переписывайте прежнюю.
• Хранят в одном деле с отпускными приказами. Сроки разные: карточка хранится дольше, чем приказы о ежегодных отпусках.
• Забывают подпись работника. В форме для неё отведены отдельные места, и без них карточка выглядит неоконченной.