Выписка из штатного расписания: образец

Штатное расписание (форма № Т-3 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1) фиксирует структуру организации, перечень должностей, число штатных единиц и их оплату. Применять форму Т-3 не обязательно: формы первичных учётных документов определяет руководитель организации (ч. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ), поэтому расписание можно вести и по собственной форме. Роструд в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 тоже отмечает, что с 1 января 2013 года Т-3 не является обязательной к применению. Выписка из него это документ, в который перенесены сведения только по одной или нескольким позициям, а не копия всего расписания.

Для получателя такая выписка нужнее целого расписания: он видит ровно ту должность и тот оклад, который его интересует.

• Работник. Нужна банку, визовому центру, органам опеки, суду по трудовому спору. Он подаёт письменное заявление, и работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи (ст. 62 ТК РФ). Перечень документов в статье открытый: он заканчивается словами «и другое». Выписка из штатного расписания там прямо не названа. В письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 Роструд рассматривал другой вопрос: обязан ли работодатель знакомить работника со штатным расписанием при приёме на работу. По мнению службы, штатное расписание непосредственно не связано с трудовой деятельностью, поэтому знакомить с ним не обязаны. В письме сказано, что это мнение не является разъяснением и нормативным правовым актом; о выдаче выписок по статье 62 там ничего нет. Большинство работодателей всё же выдают работнику выписку по его собственной должности, и разумно ориентироваться на тот же трёхдневный срок.
• Суд. Суд выдаёт стороне обязательный для исполнения запрос на истребование доказательства или запрашивает его сам. Если представить доказательство нельзя или нельзя в срок, об этом извещают суд в течение пяти дней со дня получения запроса, иначе возможен судебный штраф (ст. 57 ГПК РФ).
• Государственная инспекция труда. Государственные инспекторы труда вправе запрашивать у работодателей документы, необходимые для надзорных и контрольных функций, и безвозмездно получать их (ст. 357 ТК РФ).
• Банк и другие организации. Обычно они просят выписку у самого работника. Если банк обращается к работодателю напрямую, персональные данные работника без его письменного согласия сообщать нельзя (ст. 88 ТК РФ).

• наименование организации, номер и дата выписки;
• реквизиты приказа об утверждении штатного расписания и приказов о внесении изменений, дата, с которой расписание действует;
• структурное подразделение и его код;
• наименование должности точно как в расписании;
• число штатных единиц;
• оклад и надбавки, если они предусмотрены расписанием;
• фраза о том, что остальные сведения в выписку не включены;
• цель выдачи: «для предъявления по месту требования» или конкретному получателю, если он указан в запросе.

Штатное расписание содержит оклады по должностям, а не по людям. Но если на должность предусмотрена одна штатная единица, оклад по ней относится к конкретному человеку, то есть является его персональными данными. Работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев, предусмотренных Кодексом и федеральными законами (ст. 88 ТК РФ). Поэтому в выписку для работника включайте только его собственную должность, а в ответ на запрос суда или инспекции передавайте то, что в запросе указано.

О коммерческой тайне. Режим коммерческой тайны вводят мерами из статьи 10 закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ: перечень информации, ограничение доступа, учёт допущенных лиц, регулирование отношений с работниками и гриф. Но защитить так сведения из выписки не получится: по пункту 5 статьи 5 этого закона режим коммерческой тайны нельзя установить в отношении сведений о численности и составе работников, системе оплаты труда и условиях труда. Поэтому гриф «Коммерческая тайна» на выписке не освободит от обязанности её представить; защищают такие сведения как персональные данные (ст. 88 ТК РФ).

Закон не называет должностное лицо, которое подписывает выписку. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом (ст. 62 ТК РФ). На практике выписку подписывает руководитель организации или лицо, которому он поручил это приказом, а рядом ставит подпись специалист по кадрам.

• Приложили целое расписание. В нём фамилии, оклады и количество людей по всей организации, чего получателю не нужно.
• Не указали приказ об утверждении. Получатель не может проверить, что расписание действует.
• Оклад не совпадает с трудовым договором. Расхождение вызывает вопросы у банка и суда. Проверьте до подписи.
• Не учли изменения. Если расписание менялось, нужно указать актуальную редакцию.
• Выдали банку сведения о работнике без его согласия. Это нарушение статьи 88 ТК РФ.
• Пропустили срок. Для работника ориентир три рабочих дня, для суда срок указан в запросе.