Номенклатура дел организации: образец на 2027 год
Номенклатура дел решает простой вопрос: в какое дело что подшивать и сколько это дело хранить. Ниже образец таблицей для небольшой компании с подробным кадровым разделом и сжатыми разделами по остальным службам. Для каждого дела указаны срок хранения и номер статьи Перечня Росархива, а под образцом разобраны действующие акты, 50 и 75 лет и порядок утверждения.
Проверено · Редакция Альтаир HR · Учёт и журналы · Составляет работодатель
Образец документа
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии ООО «Ромашка» от 12 октября 2026 г. № 3
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Ромашка»
____________ П.П. Петров
13 октября 2026 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НА 2027 ГОД
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ИНН 7701234567), г. Москва, ул. Лесная, д. 5
Сроки хранения указаны по Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее: Перечень). Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документы закончены делопроизводством (статья 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Раздел 01. Руководство и общие вопросы
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов (частей) | Срок хранения и № статьи по Перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 01-01 | Устав общества, изменения к нему, положения организации | 1 | Постоянно, ст. 28 | Подлинники |
| 01-02 | Приказы генерального директора по основной деятельности | 1 | Постоянно, ст. 19а | Для организаций, не являющихся источником комплектования государственных архивов, по сноске 2 к ст. 19: до ликвидации организации |
| 01-03 | Приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам | 1 | 5 лет, ст. 19б | |
| 01-04 | Журнал регистрации приказов по основной деятельности | 1 | Постоянно, ст. 182а | |
| 01-05 | Журнал регистрации входящих и исходящих документов | 1 | 5 лет, ст. 182г | Заводится ежегодно |
| 01-06 | Локальные нормативные акты, утверждённые в обществе (положения, правила, регламенты, инструкции), кроме кадровых | 1 | Постоянно, ст. 8а | Подлинники актов, утверждённых в обществе. Кадровые акты см. раздел 02 |
| 01-07 | Договоры, соглашения, контракты с контрагентами, не названные в других статьях Перечня, и документы к ним (акты, протоколы разногласий) | 2 | 5 лет ЭПК, ст. 11 | Срок отсчитывается после окончания срока действия договора или прекращения обязательств по нему |
| 01-08 | Номенклатура дел общества | 1 | Постоянно, ст. 157 | Номенклатуры структурных подразделений хранятся 3 года |
| 01-09 | Описи дел постоянного хранения | 1 | Постоянно, ст. 172а | Составляются при передаче дел в архив организации |
Раздел 02. Служба персонала (кадровое делопроизводство)
Все документы по личному составу в таблице ниже, имеющие в Перечне срок «50/75 лет», хранятся: законченные делопроизводством до 1 января 2003 года 75 лет, после 1 января 2003 года 50 лет (статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). В графе «Срок» для дел 2027 года указано 50 лет.
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов (частей) | Срок хранения и № статьи по Перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 02-01 | Штатное расписание общества и изменения к нему | 1 | Постоянно, ст. 40а | Для организаций, не являющихся источником комплектования архивов, по сноске к ст. 40: до ликвидации организации |
| 02-02 | Штатная расстановка (штатно-списочный состав работников) | 1 | 50 лет, ст. 42 | Перечень: 50/75 лет; для документов, законченных после 01.01.2003, 50 лет (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ) |
| 02-03 | Приказы по личному составу: о приёме, переводе, совместительстве, совмещении, увольнении, оплате труда, поощрении, об изменении анкетно-биографических данных, об отпусках по уходу за ребёнком, об отпусках без сохранения заработной платы, и документы к ним (заявления, справки, докладные записки) | 2 | 50 лет ЭПК, ст. 434а | Перечень: 50/75 лет; для документов, законченных после 01.01.2003, 50 лет (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ) |
| 02-04 | Приказы об ежегодных оплачиваемых отпусках и отпусках в связи с обучением, и документы к ним (заявления) | 1 | 5 лет, ст. 434б | Если работник занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, срок 50/75 лет |
| 02-05 | Приказы о направлении работников в командировки, и документы к ним | 1 | 5 лет, ст. 434г | Для работников с вредными и (или) опасными условиями труда 50/75 лет |
| 02-06 | Приказы о дисциплинарных взысканиях, и документы к ним (объяснительные записки, акты, докладные) | 1 | 3 года, ст. 434д | |
| 02-07 | Журнал регистрации приказов по личному составу | 1 | 50 лет ЭПК, ст. 182б | Для приказов о ежегодных отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной деятельностью: 5 лет (сноска к ст. 182) |
| 02-08 | Трудовые договоры и дополнительные соглашения об их изменении и расторжении | 3 | 50 лет ЭПК, ст. 435 | Перечень: 50/75 лет; для документов, законченных после 01.01.2003, 50 лет (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ) |
| 02-09 | Журнал учёта трудовых договоров | 1 | 50 лет, ст. 463б | Перечень: 50/75 лет; для документов, законченных после 01.01.2003, 50 лет (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ) |
| 02-10 | Личные дела работников | по числу работников, томов 40 | 50 лет ЭПК, ст. 445 | Состав личных дел определяется локальным актом. На уволенных дела передаются в архив организации |
| 02-11 | Личные карточки работников (форма № Т-2) | 1 | 50 лет ЭПК, ст. 444 | |
| 02-12 | Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них | 1 | 50 лет, ст. 463в | Перечень: 50/75 лет; для документов, законченных после 01.01.2003, 50 лет (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ) |
| 02-13 | Книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей в них | 1 | 5 лет, ст. 463г | |
| 02-14 | Невостребованные трудовые книжки | 1 | До востребования, ст. 449 | Невостребованные работниками: 50/75 лет |
| 02-15 | Журнал приёма, перевода на другую работу, увольнения работников | 1 | 50 лет, ст. 463а | Перечень: 50/75 лет; для документов, законченных после 01.01.2003, 50 лет (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ) |
| 02-16 | Журнал выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | 1 | 5 лет, ст. 463д | |
| 02-17 | Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и копий | 1 | 1 год, ст. 451 | |
| 02-18 | Графики отпусков | 1 | 3 года, ст. 453 | Заводится ежегодно; график утверждается не позднее чем за две недели до начала года |
| 02-19 | Журнал учёта отпусков | 1 | 5 лет, ст. 463ж | |
| 02-20 | Табели учёта рабочего времени | 1 | 5 лет, ст. 402 | При вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| 02-21 | Должностные инструкции работников | 1 | 50 лет, ст. 443 | Подлинники хранятся 50/75 лет; типовые инструкции 3 года после замены (ст. 442) |
| 02-22 | Правила внутреннего трудового распорядка общества | 1 | 1 год после замены новыми, ст. 381 | |
| 02-23 | Акты, докладные и служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка | 1 | 1 год, ст. 382 | Если по документам применено взыскание, они хранятся в деле 02-06 (3 года, ст. 454) |
| 02-24 | Документы о соблюдении дисциплины труда (акты, информации, справки, переписка) | 1 | 3 года, ст. 383 | |
| 02-25 | Положение об оплате труда и Положение о премировании | 1 | Постоянно, ст. 294а | Хранятся в разделе 02 как кадровые, копия в бухгалтерии |
| 02-26 | Расчёты, справки и списки о премировании работников | 1 | 5 лет, ст. 405 | Приказы о премировании хранятся в деле 02-03 |
| 02-27 | Положение об обработке персональных данных | 1 | Постоянно, ст. 440а | |
| 02-28 | Согласия работников на обработку персональных данных | 1 | 3 года после окончания срока согласия или его отзыва, ст. 441 | Если иное не предусмотрено законом или договором |
| 02-29 | Документы лиц, не принятых на работу (резюме, анкеты, справки) | 1 | 1 год, ст. 438б | Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом отказа |
| 02-30 | Уведомления и предупреждения, направленные работникам работодателем | 1 | 3 года, ст. 436 | |
| 02-31 | Характеристики и справки об объективных сведениях на работников | 1 | 5 лет, ст. 447 | |
| 02-32 | Переписка по вопросам приёма, перевода на другую работу и увольнения работников | 1 | 3 года, ст. 455 | |
| 02-33 | Документы по воинскому учёту (планы, списки, сведения, отчёты, переписка) | 1 | 5 лет, ст. 457 | |
| 02-34 | Карточки, расписки, повестки по воинскому учёту граждан, пребывающих в запасе | 1 | 5 лет после снятия с учёта, ст. 458 | |
| 02-35 | Сведения о численности, составе и движении работников | 1 | 5 лет, ст. 373 | |
| 02-36 | Планы повышения квалификации работников и отчёты об их выполнении | 1 | 5 лет, ст. 482а и 483 | |
| 02-37 | Ученические договоры и договоры на обучение работников | 1 | 5 лет после окончания срока действия, ст. 492 | |
| 02-38 | Протоколы заседаний аттестационной комиссии и документы к ним | 1 | 10 лет, ст. 485 | Заводится при проведении аттестации |
Раздел 03. Бухгалтерия
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов (частей) | Срок хранения и № статьи по Перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 03-01 | Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность | 1 | Постоянно, ст. 268а | |
| 03-02 | Регистры бухгалтерского учёта (главная книга, журналы операций, оборотные ведомости) | 3 | 5 лет, ст. 276 | При условии проведения проверки. Сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за годом окончания |
| 03-03 | Первичные учётные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые и банковские документы, авансовые отчёты, накладные) | 12 | 5 лет, ст. 277 | При условии проведения проверки; при спорах хранятся до принятия решения по делу |
| 03-04 | Расчётно-платёжные ведомости на выплату заработной платы, расчётные листки | 12 | 6 лет, ст. 295 | При отсутствии лицевых счетов 50/75 лет |
| 03-05 | Лицевые счета работников (карточки-справки по заработной плате) | 1 | 50 лет ЭПК, ст. 296 | Перечень: 50/75 лет; для документов, законченных после 01.01.2003, 50 лет (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ) |
| 03-06 | Документы об оплате труда и исчислении трудового стажа работников (протоколы, акты, справки, сведения) | 1 | 50 лет, ст. 403 | Перечень: 50/75 лет; для документов, законченных после 01.01.2003, 50 лет (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ) |
| 03-07 | Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами и акты сдачи-приёмки работ и услуг | 1 | 50 лет, ст. 301 | Перечень: 50/75 лет; для документов, законченных после 01.01.2003, 50 лет (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ) |
| 03-08 | Договоры о материальной ответственности материально ответственных лиц | 1 | 5 лет после увольнения (смены) лица, ст. 279 | |
| 03-09 | Налоговые декларации (расчёты) по всем видам налогов | 1 | 5 лет, ст. 310 | |
| 03-10 | Журналы и карточки учёта сумм доходов и налога на доходы работников | 1 | 5 лет, ст. 320а | |
| 03-11 | Листки нетрудоспособности и журнал их регистрации | 1 | 5 лет, ст. 618 и 619 | |
| 03-12 | Исполнительные листы по удержаниям из заработной платы | 1 | 5 лет после исполнения, ст. 299 |
Раздел 04. Склад и коммерческая деятельность
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов (частей) | Срок хранения и № статьи по Перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 04-01 | Договоры поставки и купли-продажи товаров с контрагентами, акты, протоколы разногласий | 3 | 5 лет ЭПК, ст. 11 | Срок отсчитывается после окончания срока действия договора |
| 04-02 | Договоры аренды недвижимого имущества (офис, склад), акты приёма-передачи | 1 | 10 лет после окончания срока действия, ст. 94а | Договоры аренды движимого имущества 5 лет (ст. 94б) |
| 04-03 | Договоры хранения (складского хранения) | 1 | 5 лет после окончания срока действия, ст. 525 | |
| 04-04 | Документы учёта прихода, расхода и остатков материалов и товаров на складе (журналы, карточки, требования, погрузочные ордера) | 2 | 5 лет после списания материальных ценностей, ст. 526 |
Раздел 05. Охрана труда и безопасность
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов (частей) | Срок хранения и № статьи по Перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 05-01 | Отчёт о проведении специальной оценки условий труда и карты СОУТ на рабочие места | 1 | 45 лет, ст. 407а | При вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| 05-02 | Журналы инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 2 | 45 лет, ст. 423а | |
| 05-03 | Протоколы результатов обучения по охране труда | 1 | 5 лет, ст. 422 | |
| 05-04 | Журналы учёта инструктажей по пожарной безопасности | 1 | 3 года, ст. 613 | |
| 05-05 | Планы-схемы эвакуации из здания | 1 | До замены новыми, ст. 606 | |
| 05-06 | Журнал учёта проверок, проводимых органами государственного контроля (надзора) | 1 | 10 лет, ст. 149 |
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в 2027 году, составляется по окончании года по рекомендуемому образцу приложения № 1 к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Руководитель службы персонала ____________ А.Н. Соколова «13» октября 2026 г.
(должность) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)
Название организации, подписи, номер и дату протокола экспертной комиссии, состав разделов и дел, количество томов замените своими. Заводите только те дела, документы которых у вас есть: если нет работ с вредными условиями труда, не заводите отдельные дела по ним. Номера статей сверяйте с текстом Перечня.
Коротко о документе
- Обязательность
- Правила Росархива № 77 называют номенклатуру основой формирования дел (п. 10), прямого требования для ООО в ТК РФ нет
- Когда составляют
- В конце каждого года, вводится с 1 января следующего года (п. 11 Правил № 77)
- Утверждает
- Руководитель организации. Организация, не являющаяся источником комплектования госархива, утверждает самостоятельно
- Согласование
- С экспертной комиссией организации (ЭК), в организациях её создают (п. 11, 14 Правил)
- Колонки образца
- Индекс дела, заголовок, количество томов (частей), срок хранения и № статьи по Перечню, примечания
- Сроки хранения
- Перечень типовых документов, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
- Кадровые документы
- 50 лет для законченных после 01.01.2003, 75 лет до этой даты (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ)
Как заполнить
Определите разделы
Заголовки разделов это названия подразделений, функций или направлений деятельности (п. 11 Правил № 77). Для небольшой компании удобно: руководство, кадры, бухгалтерия, склад и коммерция, охрана труда.
Присвойте индексы
Индекс дела состоит из номера раздела и порядкового номера дела внутри него, например 02-03. Не меняйте индексы в течение года, на них ссылаются в журналах и описях.
Составьте заголовки дел
Заголовок отражает содержание документов: «Приказы по личному составу», «Графики отпусков», «Личные дела работников». Заголовок должен соответствовать фактическому составу документов (п. 57 Правил).
Укажите срок хранения и статью Перечня
Найдите вид документа в Перечне Росархива № 236, скопируйте срок и номер статьи. Если нужной статьи нет, срок определяет экспертная комиссия организации по аналогии, и это отражается в примечании.
Заполните количество томов
В начале года ставьте планируемое число томов, например 1 для небольших дел и 2 для объёмных. Личные дела удобно вести отдельными делами на каждого работника.
Согласуйте и утвердите
Номенклатура обсуждается на экспертной комиссии, потом утверждается руководителем. Организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, утверждает номенклатуру самостоятельно.
Закройте год итоговой записью
После окончания года составьте итоговую запись о количестве заведённых дел и передайте сведения в архив организации (п. 13 Правил).
Что такое номенклатура дел и нужна ли она ООО
Номенклатура дел это систематизированный перечень заголовков дел, которые заводят в организации, с указанием сроков их хранения. По пункту 10 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77) она служит основой для формирования дел и составления описей, а также для учёта дел временного (до 10 лет) хранения. Правила рассчитаны на государственные органы, органы местного самоуправления и организации (пункт 1).
Трудовой кодекс не требует вести номенклатуру дел, но он требует хранить кадровые документы, а Правила Росархива требуют обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков (пункт 2). Без номенклатуры вы не узнаете, какие дела пора выделять к уничтожению, а какие нельзя трогать. Кроме того, при проверках трудовой инспекции вам придётся быстро найти приказы, договоры, графики отпусков и личные дела. Поэтому даже для небольшой компании номенклатура это рабочий инструмент, а не формальность.
Организация, не являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, утверждает номенклатуру дел самостоятельно (пункт 11 Правил). Типичное ООО относится именно к таким организациям.
Какие акты действуют сейчас
На 13 октября 2026 года образец опирается на три документа.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Перечень применяется независимо от организационно-правовой формы и формы собственности (пункт 1.2). Приказ действует.
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 утвердил Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Приказ зарегистрирован в Минюсте России 06.09.2023 под номером 75119. Номенклатуре дел посвящены пункты 10–13 Правил, рекомендуемый образец дан в приложении № 1.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», статья 22.1 (в редакции закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ): документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года 50 лет. Эти части не распространяются на документы, для которых действующие перечни устанавливают иной срок (часть четвёртая).
Образец построен на колонках рекомендуемого образца из приложения № 1 к Правилам: индекс дела, заголовок дела, количество томов (частей), срок хранения и номер статьи по Перечню, примечания.
Как составить номенклатуру
Пункт 11 Правил описывает порядок:
- Номенклатура организации составляется на основании номенклатур структурных подразделений. В небольшой компании, где отделов немного, можно составить одну общую.
- Номенклатура состоит из разделов. Заголовки разделов это названия подразделений либо функций и направлений деятельности.
- В разделы включают заголовки дел, отражающие деятельность организации. Дела, содержащие электронные документы, тоже включаются, а в графе «Примечания» указывают особенности формирования и вид носителя.
- Номенклатура разрабатывается в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Дела формируются по номенклатуре: законченные делопроизводством документы подшиваются в дело с соответствующим индексом (пункт 12). Документы и дела становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Сроки хранения архивных документов исчисляются с этой же даты (статья 21.1 закона № 125-ФЗ).
В образце использована сквозная нумерация индексов вида «раздел-дело». Правила не заставляют использовать конкретную схему индексации, главное, чтобы индекс был уникален в рамках организации.
Кадровые документы: 50 и 75 лет
Статья 22.1 закона об архивном деле делит документы по личному составу на две группы: законченные до 1 января 2003 года хранятся 75 лет, законченные после этой даты 50 лет. В Перечне для таких документов стоит отметка «50/75 лет», то есть срок выбирается по дате окончания дела. Для дел 2027 года в образце указано 50 лет.
К этой группе в Перечне относятся, в частности:
- приказы по личному составу о приёме, переводе, совмещении, увольнении, оплате труда, поощрении, об отпусках по уходу за ребёнком и отпусках без сохранения заработной платы (статья 434а);
- трудовые договоры и соглашения об их изменении и расторжении (статья 435);
- личные карточки и личные дела работников (статьи 444 и 445);
- должностные инструкции работников (статья 443);
- сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (статья 450);
- лицевые счета работников (статья 296) и документы об оплате труда и исчислении трудового стажа (статья 403);
- договоры гражданско-правового характера с физическими лицами и акты сдачи-приёмки (статья 301);
- журналы учёта движения трудовых книжек и вкладышей (статья 463в).
Есть и короткие сроки, на которые часто ошибаются. Приказы о дисциплинарных взысканиях хранятся 3 года (статья 434д), приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках 5 лет (статья 434б, но если работник занят на вредных или опасных условиях труда, то 50/75 лет), графики отпусков 3 года (статья 453), правила внутреннего трудового распорядка 1 год после замены новыми (статья 381). Если в приказах по личному составу смешаны ежегодные отпуска и увольнения, заводите их отдельными делами, как в образце, иначе все дела придётся хранить по самому длинному сроку.
Что значит «ЭПК» в сроке хранения
В Перечне у ряда документов после срока стоит отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия). По пункту 27 Правил дела с такой отметкой по истечении срока хранения подлежат полистному просмотру: нужно выявить документы, подлежащие постоянному хранению, а остальные включить в акт о выделении к уничтожению. Для организаций, не сдающих документы в государственный архив, это означает необходимость пересмотреть такие дела на экспертной комиссии, прежде чем уничтожать. Отметку «ЭПК» оставляйте в графе «Срок хранения», как она приведена в Перечне.
Как утвердить и вести номенклатуру
Порядок на практике: до конца года подготовьте проект, обсудите его на экспертной комиссии организации (она создаётся в организациях, пункт 14 Правил), утвердите руководителем и введите с 1 января. В образце предусмотрены гриф «Согласовано» с реквизитами протокола экспертной комиссии и гриф «Утверждаю».
В течение года заводите новые дела при появлении новых видов документов и отражайте это изменением номенклатуры. По окончании года составьте итоговую запись о количестве заведённых дел по срокам хранения (пункт 13 Правил) и передайте сведения в архив организации (лицу, ответственному за архив).
Если вы приведёте номенклатуру в соответствие с образцом, не забудьте издать приказ об утверждении номенклатуры дел и о назначении ответственных за делопроизводство и архив.
Частые ошибки
- Номенклатура переписана с чужого образца со старыми статьями. До 2019 года действовал другой перечень, статьи и сроки в нём иные. Ссылаться нужно на приказ № 236.
- Все кадровые дела записаны одним сроком. Сроки по личному составу разные: 50/75 лет, 5 лет, 3 года, 1 год. Объединение в одно дело увеличивает объём хранения.
- Приказы об отпусках и увольнениях в одной папке. Тогда приходится хранить всё 50 лет.
- Не указан срок или статья Перечня. Через несколько лет никто не вспомнит, на каком основании дело уничтожили.
- Дела не закрыты на 1 января. Нарушается отсчёт срока хранения и путаница с описями.
- Нет итоговой записи. Без неё нет сведений о том, сколько дел заведено, и нечем сверить опись с номенклатурой.
- Уничтожение без акта и без экспертной комиссии. Дела с отметкой «ЭПК» уничтожаются только после просмотра.
Что учесть в следующем году
Номенклатура пересоставляется ежегодно: проверьте, не появились ли новые виды документов (например, электронные кадровые документы), не изменились ли структура и штат, и вносите изменения до 1 января. Перед утверждением номенклатуры проверьте, не вышли ли изменения в приказ Росархива № 236 и в Правила № 77: сроки хранения и номера статей берутся из действующей редакции Перечня.
Частые вопросы
Обязательна ли номенклатура дел для ООО?
Прямой нормы в Трудовом кодексе нет. Правила Росархива от 31.07.2023 № 77 описывают номенклатуру как основу формирования дел и учёта дел временного хранения (пункт 10). На практике она нужна, чтобы выполнять обязанность хранить документы установленные сроки.
Какой приказ определяет сроки хранения документов?
Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для документов по личному составу действует также статья 22.1 закона об архивном деле.
Сколько хранить кадровые документы: 50 или 75 лет?
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года 50 лет (статья 22.1 закона № 125-ФЗ). В Перечне Росархива эти сроки записаны как «50/75 лет». Но для ряда документов, например приказов о дисциплинарных взысканиях, Перечень устанавливает более короткие сроки.
Когда составляется и вводится в действие номенклатура дел?
Номенклатура разрабатывается в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (пункт 11 Правил № 77).
Кто утверждает номенклатуру дел?
Руководитель организации или уполномоченное им лицо после согласования с экспертной комиссией. Организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, утверждает номенклатуру самостоятельно.
Какие колонки должны быть в номенклатуре дел?
Рекомендуемый образец (приложение № 1 к Правилам № 77) содержит колонки: индекс дела, заголовок дела, количество томов (частей), срок хранения и номер статьи по перечню, примечания.
Источники и актуальность
Образец подготовила редакция Альтаир HR. Последняя сверка с законом: .
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236: Перечень типовых управленческих архивных документов, общие положения
- Перечень № 236, раздел 8.1: приём, перевод, увольнение работников, кадровый учёт
- Перечень № 236, раздел 7.2: нормирование и оплата труда
- Перечень № 236, раздел 7.1: организация труда и служебной деятельности
- Перечень № 236, раздел 1.5: документационное обеспечение управления и организация хранения документов
- Перечень № 236, раздел 4.2: учёт оплаты труда
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77: Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (официальный текст)
- Приказ Росархива № 77: приложение с рекомендуемыми образцами номенклатуры дел
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, статья 21.1: исчисление сроков хранения архивных документов
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», статья 22.1: сроки хранения документов по личному составу
- Перечень № 236, раздел 4.1: бухгалтерский учёт и отчётность
- Перечень № 236, раздел 8.3: аттестация, повышение квалификации, переподготовка работников
Похожие образцы
Инструменты по теме
Кадровый аудит — самопроверка перед трудовой инспекцией
Ответьте на вопросы по проверочным листам Роструда — покажем пробелы, оценим штрафы и соберём список документов, которые нужно донести.
ОткрытьПроверки и срокиКалендарь кадровика: сроки отчётов и кадровых событий
Все сроки кадровика в одном месте: ЕФС-1, 6-НДФЛ, уведомления по ЕНП, статистика, воинский учёт, график отпусков — по месяцам.
ОткрытьПроверки и срокиВоинский учёт в организации — чек-лист
Интерактивный чек-лист обязанностей работодателя по воинскому учёту: что сделать при приёме, увольнении и в течение года, какие сроки и штрафы.
ОткрытьДокументы по сотрудникам в одной системе
Altair HR ведёт человека от отклика до новой роли: вакансии, ИИ-оценка кандидатов, адаптация и портал команды.
Попробовать бесплатно