Личный листок по учёту кадров: образец заполнения

Трудовой кодекс личный листок по учёту кадров не называет. Перечень документов, которые предъявляют при приёме на работу, дан в статье 65, и листка в нём нет. Поэтому коммерческий работодатель вправе его вести, но не обязан.

Часто листок путают с личной карточкой Т-2 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В этом постановлении есть Т-2 и Т-2ГС(МС) (для государственных и муниципальных служащих), а отдельной формы личного листка нет. Подробнее про Т-2 есть в образце личной карточки.

Для государственной и муниципальной службы есть своя анкета. Её форму утвердил Указ Президента РФ от 10.10.2024 № 870 «О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации». Указ утверждает форму анкеты для поступления на государственную и муниципальную службу, форму анкеты для поступления на военную службу по контракту в органы ФСБ и форму сообщения об изменении сведений в анкете. «Личный листок» в указе не упоминается.

Государственные и муниципальные служащие сообщают об изменении сведений в анкете в течение 10 рабочих дней со дня, когда им стало об этом известно (с исключениями, которые названы в указе). С 1 января 2026 года анкету и сообщение об изменениях заполняют с применением программного обеспечения «Анкета ГС (МС)», возможностей государственной информационной системы в области государственной службы или информационных систем органов публичной власти (п. 4 указа).

Если вы коммерческая организация, этот указ к вам не относится. Заимствовать из анкеты перечень вопросов не стоит: в ней есть пункты о допуске к государственной тайне, об участии в политических партиях и иных общественных объединениях, о близких родственниках и другие. Для таких вопросов у коммерческого работодателя нет законного основания (ст. 86 ТК РФ, ст. 5 закона 152-ФЗ).

Статья 86 ТК РФ допускает обработку персональных данных работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. При определении объёма данных работодатель руководствуется Конституцией, Трудовым кодексом и федеральными законами. Все данные следует получать у самого работника; если их можно получить только у третьей стороны, работника нужно заранее уведомить и получить его письменное согласие.

Закон 152-ФЗ добавляет, что содержание и объём данных должны соответствовать заявленным целям и не быть избыточными (ч. 5 ст. 5). На практике для листка достаточно: ФИО, дата и место рождения, гражданство, паспортные данные и адрес, образование и квалификация, трудовая деятельность, контакты. Сведения о семье (степень родства, ФИО и год рождения родственников) собирайте только тогда, когда они нужны для конкретной цели, например для гарантий или вычетов, о которых работник сам заявил. В образце такой графы нет.

• Специальные категории данных. Работодатель не вправе получать и обрабатывать сведения, которые законодательство о персональных данных относит к специальным категориям, кроме случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (п. 4 ст. 86 ТК РФ). По статье 10 закона 152-ФЗ это сведения о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья и интимной жизни.
• Членство в общественных объединениях и профсоюзная деятельность, кроме случаев по Кодексу или федеральному закону (п. 5 ст. 86 ТК РФ).
• Судимость. Обработка сведений о судимости допускается государственными и муниципальными органами в пределах их полномочий, а иными лицами только в случаях и в порядке, которые определяются в соответствии с федеральными законами (ч. 3 ст. 10 закона 152-ФЗ). Справку о наличии (отсутствии) судимости предъявляют при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к которой по Кодексу или федеральному закону не допускаются лица с судимостью (ст. 65), например в сфере образования и работы с несовершеннолетними (ст. 351.1).

При принятии решений, затрагивающих интересы работника, нельзя основываться на его данных, полученных исключительно в результате автоматизированной обработки или электронного получения (п. 6 ст. 86).

Листок содержит персональные данные, поэтому организация действует как оператор по закону 152-ФЗ. Согласие, когда оно нужно, должно быть конкретным, информированным и оформлено отдельно от иных документов, которые подписывает субъект (ч. 1 ст. 9). Образец есть на странице согласие на обработку персональных данных. Работник должен быть ознакомлен под подпись с документами, которые определяют порядок обработки его данных, и со своими правами (п. 8 ст. 86 ТК РФ); порядок можно закрепить в положении о персональных данных.

• Листок заполняет кадровик по памяти. Данные получают у самого работника (п. 3 ст. 86).
• Графы «на всякий случай». Любая графа должна иметь цель; избыточные данные нарушают статью 5 закона 152-ФЗ.
• Вопросы о национальности, религии, политических взглядах. Это специальные категории данных, их запрашивать нельзя.
• Согласие вшито в листок. Оно оформляется отдельно (ч. 1 ст. 9 закона 152-ФЗ).
• Листок лежит в открытом доступе. Доступ ограничивают, ответственность за защиту данных несёт работодатель (п. 7 ст. 86).
• Копируют анкету госслужащего. Она рассчитана на государственную и муниципальную службу и содержит вопросы, на которые у коммерческого работодателя нет оснований.