Объяснительная записка: образец (опоздание) и как написать

В Трудовом кодексе слова «объяснительная записка» нет. Есть обязанность работодателя: до применения дисциплинарного взыскания затребовать от работника письменное объяснение (статья 193). Объяснительная записка это и есть такое объяснение.

Для большинства работников работодатель может выбрать из трёх взысканий: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям (статья 192). При выборе он обязан учесть тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он был совершён. Именно эти обстоятельства вы и излагаете в объяснительной.

Объяснительную пишет работник по требованию работодателя. Служебную записку пишут, чтобы о чём-то попросить, докладную, чтобы сообщить о факте. Если вы сами хотите рассказать руководителю о случившемся, это докладная записка, а не объяснительная.

Если в течение двух рабочих дней объяснение не предоставлено, работодатель составляет соответствующий акт. Но важно другое: непредоставление объяснения не мешает применить взыскание (статья 193). То есть отказ писать ничего не отменяет, а решение примут без вашей версии.

После этого действуют сроки для работодателя:

• взыскание применяют не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени вашей болезни и отпуска;
• не позднее шести месяцев со дня совершения проступка (по итогам ревизии или проверки до двух лет);
• за один проступок только одно взыскание;
• приказ о взыскании объявляют под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания (не считая времени вашего отсутствия), а если вы отказываетесь расписаться, составляют акт.

Взыскание можно обжаловать в государственную инспекцию труда и (или) в органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (статья 193).

• Только факты. Дата, время, место, что случилось. Без «наверное» и «кажется».
• Сначала причина, потом просьба. Объясните, почему так вышло, и только потом, если хотите, попросите учесть обстоятельства.
• Не признавайте того, чего не было. Если вы не согласны с описанием события в требовании, так и напишите: «С указанным в требовании временем не согласен, фактически я пришёл в …».
• Не обвиняйте других. Жалобы на руководителя или коллег лучше оформить отдельным документом.
• Приложите подтверждения. Справку, скриншот, билет, переписку. Работодатель учитывает обстоятельства, а их проще принять, когда они подтверждены.
• Оставьте себе копию. Попросите отметку о получении или отправьте письмо с уведомлением.

Прогул это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин либо в течение всего рабочего дня, независимо от продолжительности, либо более четырёх часов подряд (подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81). Опоздание на час или полтора до этого определения не доходит. Поэтому в объяснительной об опоздании важно указать точное время прихода и причину: от них зависит, как работодатель оценит нарушение и какую меру выберет (статья 192).

• Не написали вообще. Работодатель наказать вправе, а вашей версии в материалах не будет.
• Написали после срока. Через два рабочих дня составят акт об отсутствии объяснения, и работодатель вправе принять решение, не дожидаясь вашей записки.
• Написали «виноват, больше не повторится» без фактов. Такая фраза ничего не объясняет, а признанием вины может ослабить вашу позицию, если дело дойдёт до спора.
• Нет даты и времени события. Непонятно, о каком нарушении идёт речь.
• Нет подтверждений. Справка, скриншот или сообщение руководителю могут повлиять на выбор меры.
• Эмоции и обвинения. Объяснительная остаётся в деле. Пишите спокойно.