Рекомендательное письмо сотруднику: образец и как выдать

Рекомендательное письмо это документ, в котором работодатель подтверждает, кем и когда работал человек, и даёт оценку его работе. Его просят при поиске новой работы, при поступлении на учёбу или оформлении визы.

Закон такой документ не регулирует. Трудовой кодекс не требует его выдавать: в статье 62 перечислены копии документов, связанных с работой (приказы, выписки, справки), а статья 84.1 предусматривает выдачу копий документов, связанных с работой, по письменному заявлению работника. Рекомендательного письма в этих статьях нет. Поэтому оно добровольное: работодатель вправе отказать, а если пишет, то пишет только то, что может подтвердить.

В рекомендации всегда есть персональные данные работника: фамилия, имя, отчество, должность, период работы, оценка деловых качеств. По статье 88 ТК РФ работодатель при передаче персональных данных работника обязан не сообщать их третьей стороне без письменного согласия работника, кроме случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Кодексом или федеральными законами.

Закон о персональных данных (152-ФЗ) исходит из похожего: обработка допускается, в частности, с согласия субъекта данных (пункт 1 части первой статьи 6). Согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным и оформляться отдельно от иных документов, которые человек подписывает (часть первая статьи 9). Если согласие нужно в письменной форме, в нём указывают, в частности, фамилию, имя, отчество, адрес и паспортные данные человека, наименование и адрес оператора, цель обработки, перечень данных и действий с ними, срок действия согласия и способ отзыва, ставят подпись (часть четвёртая статьи 9). Отдельного основания «выдать рекомендацию о работнике» в перечне статьи 6 нет, поэтому надёжнее всего опереться на согласие.

Отсюда вывод:

• самое безопасное: вручить письмо самому сотруднику, а дальше он распоряжается им сам;
• если нужно направить письмо напрямую новому работодателю, школе или посольству, или ответить на звонок о нём, получите письменное согласие сотрудника на передачу и укажите, кому именно и какие сведения;
• на запрос «позвоните и расскажите о человеке» без согласия отвечайте отказом: статья 88 разрешает такую передачу только с письменного согласия работника или в случаях, прямо названных в Кодексе и федеральных законах.

В письмо кладут то, что подтверждается документами: должность и подразделение, даты работы, круг обязанностей, подтверждённые результаты, проявленные качества. Все эти сведения у вас есть в договоре, приказах и отчётах.

Не пишите:

• сведения о здоровье, семье и беременности;
• причину увольнения, если она не нужна читателю;
• негативные оценки, которые нельзя подтвердить документами;
• обещания и гарантии от имени организации.

Пишите ровно и по фактам. Письмо, которое вы подписали, это ваше заявление от имени организации, и его могут показать кому угодно.

Это три разных документа. Справка с места работы подтверждает факты: должность, стаж, заработок, и работодатель обязан её выдать по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. Характеристика оценивает работника; Трудовой кодекс её формы не устанавливает, и пишут её обычно по запросу того, кому она нужна. Рекомендательное письмо добровольное, пишется в пользу работника и обычно предназначено для нового работодателя.

• Отправили письмо новому работодателю без согласия сотрудника. Это передача его персональных данных третьей стороне.
• Дали рекомендацию по телефону. Для разговора с кадровиком из другой компании нужно то же согласие.
• Написали больше, чем знаете. Выдуманные цифры и громкие эпитеты потом вернутся к организации.
• Указали причину увольнения или диагноз. Лишние сведения в письме создают риск спора.
• Подписал не тот человек. Письмо от имени организации подписывает руководитель или лицо с доверенностью.
• Нет даты и номера. Без них письмо трудно проверить.