Секретарь: должностная инструкция, обязанности и вопросы для собеседования
Набор для найма секретаря: должностные обязанности с долями времени, компетенции, вопросы для собеседования с картой оценки, текст вакансии, должностная инструкция в Word и план испытательного срока.
Раздел 1 из 12
Зачем нужна эта должность
Секретарь организует повседневную административную работу и помогает руководителю и команде не терять время на координацию. Он отвечает за порядок в расписании, документообороте и коммуникациях.
Когда пора нанимать
Нанимайте секретаря, когда руководитель и сотрудники регулярно отвлекаются на звонки, встречи, документы и организационные вопросы. Роль особенно полезна, если эти задачи уже задерживают работу команды.
Раздел 2 из 12
Должностные обязанности секретаря
Из чего состоит рабочая неделя. Доли времени показывают, на что человек будет тратить больше всего сил, а что останется фоном.
Работа с расписанием
25 %Ведёт календарь руководителя, согласует встречи и напоминает участникам о времени и подготовке. Поддерживает актуальность расписания.
Приём обращений
20 %Принимает и распределяет звонки и сообщения, фиксирует запросы и передаёт их нужным сотрудникам. Следит, чтобы обращения не оставались без ответа.
Документооборот
20 %Готовит, регистрирует и передаёт документы по установленному порядку. Поддерживает точность записей и доступность нужных материалов.
Организация встреч
15 %Бронирует помещения, готовит материалы и обеспечивает участников необходимой информацией. После встреч фиксирует поручения, если это входит в рабочий порядок компании.
Административная поддержка
15 %Помогает организовать поездки, закупки канцелярии и другие текущие задачи офиса. Контролирует выполнение поручений в согласованные сроки.
Учёт и отчётность
5 %Ведёт списки встреч, документов и поручений, готовит краткие сводки по запросу руководителя. Своевременно сообщает о задержках и нерешённых вопросах.
Раздел 3 из 12
Компетенции секретаря и как их проверить
Всего 8, обязательных 3. Уровень: 1 базовый, 2 уверенный, 3 опытный, 4 эксперт.
Деловая переписка
НавыкОбязательноКак проверить: Попросите составить ответ на типовое деловое письмо и оцените ясность и грамотность.
2 из 4 · уверенныйОрганизация календаря
НавыкОбязательноКак проверить: Дайте задачу распределить несколько встреч с учётом заданных ограничений.
2 из 4 · уверенныйУстная коммуникация
КачествоОбязательноКак проверить: Проведите ролевой звонок с запросом, который нужно уточнить и корректно передать.
2 из 4 · уверенныйРабота с документами
НавыкКак проверить: Попросите зарегистрировать и упорядочить учебный набор документов по заданным правилам.
2 из 4 · уверенныйОфисные программы
НавыкКак проверить: Предложите подготовить простой список или таблицу по образцу.
2 из 4 · уверенныйВнимание к деталям
КачествоКак проверить: Дайте проверить образец расписания или документа и найти несоответствия.
2 из 4 · уверенныйПриоритизация задач
КачествоКак проверить: Предложите определить порядок выполнения нескольких срочных и плановых поручений.
2 из 4 · уверенныйКонфиденциальность
КачествоКак проверить: Обсудите ситуации с чувствительными данными и попросите объяснить порядок действий.
2 из 4 · уверенный
Раздел 4 из 12
KPI секретаря: показатели работы
По ним вы поймёте, что человек справляется. Цели подставьте свои: модель предлагает рамку, а не цифры.
Точность расписания
Ошибки и пропущенные изменения разбираются и сводятся к минимуму
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Календарь встреч и журнал изменений
Своевременность обработки обращений
Обращения обработаны в согласованные сроки
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Журнал обращений
Точность документооборота
Документы оформлены и переданы без возвратов из-за ошибок
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Реестр документов и отметки о возвратах
Выполнение поручений
Поручения выполнены в согласованные сроки или заранее отмечены как требующие переноса
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Список поручений
Раздел 5 из 12
Этапы отбора
Этап 1: Первичный разговор
Проверить опыт, ожидания от роли и базовые навыки делового общения.
- Кто проводит
- Специалист по подбору персонала
- Длительность
- 20 мин
Этап 2: Интервью по компетенциям
Оценить деловую переписку, организацию календаря и устную коммуникацию на примерах из опыта.
- Кто проводит
- Руководитель секретаря или административного направления
- Длительность
- 40 мин
Этап 3: Практическое задание
Проверить работу с документами, офисными программами, деталями и приоритетами на типичных рабочих задачах.
- Кто проводит
- Руководитель секретаря или административного направления
- Длительность
- 35 мин
Этап 4: Финальная встреча
Уточнить подход к конфиденциальной информации и согласовать ожидания от взаимодействия.
- Кто проводит
- Непосредственный руководитель
- Длительность
- 25 мин
4 этапа, около 2 ч живого общения с кандидатом.
Раздел 6 из 12
Вопросы для собеседования с секретарём
Задавайте вопросы по порядку и ставьте оценку сразу. Вес показывает, какие ответы важнее для решения.
- Деловая перепискавес 5
Вопрос 1: Расскажите о письме или серии писем, которые вам нужно было подготовить для руководителя или внешнего собеседника. Как вы уточняли цель и проверяли итоговый текст?
Хороший ответ
Описывает адресата и цель, подбирает деловой тон, структурирует сообщение, уточняет неоднозначные вводные и проверяет текст перед отправкой.
Тревожный ответ
Не может привести конкретный пример, отправляет письма без проверки или не учитывает адресата и цель сообщения.
- Организация календарявес 5
Вопрос 2: Расскажите о случае, когда в календаре руководителя возникли пересечения или срочные изменения. Как вы разобрались с приоритетами и уведомили участников?
Хороший ответ
Уточняет важность и длительность встреч, согласует варианты с руководителем, быстро обновляет календарь и сообщает изменения всем участникам.
Тревожный ответ
Меняет встречи без согласования, забывает оповестить участников или не проверяет, что новое расписание реалистично.
- Устная коммуникациявес 5
Вопрос 3: Представьте, что звонящий просит срочно соединить его с руководителем, но причина обращения неясна. Как вы построите разговор?
Хороший ответ
Вежливо выясняет имя, цель и срочность обращения, задаёт уточняющие вопросы, кратко передаёт информацию руководителю и не обещает того, что не может гарантировать.
Тревожный ответ
Резко обрывает разговор, без уточнений соединяет звонящего или сообщает лишние сведения о руководителе и его расписании.
- Работа с документамивес 3
Вопрос 4: Расскажите о документе, который вы готовили или проверяли перед передачей руководителю. На что обращали внимание?
Хороший ответ
Проверяет структуру, реквизиты, даты, имена, согласованность данных и комплектность; при сомнениях уточняет источник информации.
Тревожный ответ
Ограничивается внешним видом документа, не сверяет данные и не замечает пропуски или несоответствия.
- Офисные программывес 3
Вопрос 5: Опишите задачу, для которой вы использовали офисные программы: как подготовили результат и проверили его перед передачей?
Хороший ответ
Называет подходящие инструменты и функции, показывает понятный порядок действий и проверяет форматирование, данные и доступность файла для получателя.
Тревожный ответ
Не может объяснить, как выполнял задачу, или передаёт файл без проверки и понятного оформления.
- Внимание к деталямвес 3
Вопрос 6: Расскажите о случае, когда вы заметили ошибку или несоответствие до того, как оно повлияло на работу. Как вы его обнаружили и что сделали?
Хороший ответ
Приводит конкретный пример, объясняет способ проверки, оценивает последствия и сообщает об исправлении заинтересованным людям.
Тревожный ответ
Не приводит примеров или полагается только на случайность, не проверяет исправленный результат.
- Приоритизация задачвес 3
Вопрос 7: Представьте, что одновременно поступили просьба подготовить материалы к встрече, звонок для руководителя и срочное изменение в расписании. Как вы определите порядок действий?
Хороший ответ
Уточняет сроки и последствия задержки, быстро устраняет сбой в расписании, сообщает о сроках по остальным задачам и при необходимости согласует приоритеты с руководителем.
Тревожный ответ
Берётся за задачи бессистемно, не сообщает о задержках или самостоятельно откладывает важную задачу без оценки последствий.
- Конфиденциальностьвес 3
Вопрос 8: Расскажите о рабочей ситуации, когда вы имели доступ к чувствительной информации. Как вы решали, кому и в каком объёме её передавать?
Хороший ответ
Передаёт информацию только тем, кому она нужна для работы, использует согласованные каналы, проверяет адресатов и уточняет правила доступа при сомнениях.
Тревожный ответ
Обсуждает рабочие сведения с посторонними, пересылает материалы без проверки получателей или считает конфиденциальность не своей ответственностью.
Поставьте оценки по ходу собеседования, итог посчитаем с учётом веса вопросов.
Раздел 7 из 12
Риски найма
Риск
Уверенная манера общения может скрывать слабую точность в переписке и передаче поручений.
Как снизить
Дать короткое практическое задание на письмо и проверить, как кандидат уточняет вводные и вычитывает текст.
Риск
Кандидат может вести календарь механически, не учитывая приоритеты и ограничения участников.
Как снизить
Разобрать ситуацию с пересечениями и срочным переносом встреч, попросить объяснить порядок действий и уведомлений.
Риск
Ошибки в документах могут возникать из-за отсутствия системной проверки.
Как снизить
Предложить найти несоответствия в образце документа и попросить описать собственный порядок проверки.
Риск
Небрежное обращение с внутренней информацией может привести к её передаче неподходящим получателям.
Как снизить
Обсудить конкретный рабочий пример и проверить, как кандидат определяет круг доступа и действует при сомнениях.
Раздел 8 из 12
Готовый текст вакансии
Секретарь
В [название компании] секретарь поддерживает рабочий ритм руководителя и команды: ведёт расписание, принимает обращения, организует встречи и помогает поддерживать порядок в документах.
Обязанности
- Вести расписание руководителя и согласовывать изменения со всеми участниками.
- Принимать и передавать обращения, фиксировать запросы и контролировать сроки ответа.
- Готовить, регистрировать и хранить документы, следить за их точностью и актуальностью.
- Организовывать встречи: согласовывать время, готовить материалы и информировать участников.
- Выполнять административные поручения руководителя и отслеживать их выполнение.
- Вести учёт и готовить регулярную отчётность по согласованным формам.
Требования
- Опыт секретарской, административной или офисной работы будет полезен.
- Умение работать с календарём, документами и таблицами.
- Навык деловой переписки и грамотная устная речь.
- Умение расставлять приоритеты и соблюдать сроки.
- Внимательность при работе с расписанием, обращениями и документами.
- Готовность работать с конфиденциальной информацией.
Условия
- Оформление по трудовому договору.
- Оплата: [вилка зарплаты].
- График: [график].
- Задачи и приоритеты согласуются с руководителем.
- Предоставляем необходимые для работы материалы и доступы.
Раздел 9 из 12
Должностная инструкция секретаря
Проект документа. Перед утверждением сверьте с вашими внутренними правилами.
Должностная инструкция
Секретарь
1. Общие положения
- 1.1.Секретарь относится к категории служащих.
- 1.2.Секретарь назначается на должность и освобождается от неё приказом руководителя организации.
- 1.3.Секретарь непосредственно подчиняется руководителю организации или назначенному им руководителю.
- 1.4.Квалификационные требования устанавливаются работодателем с учётом задач должности; опыт административной работы является преимуществом.
- 1.5.В работе секретарь руководствуется локальными документами организации, поручениями руководителя и настоящей должностной инструкцией.
2. Работник должен знать
- 2.1.Правила ведения рабочего календаря и согласования встреч.
- 2.2.Порядок приёма, регистрации и передачи обращений.
- 2.3.Правила подготовки, регистрации, хранения и передачи документов.
- 2.4.Основы деловой переписки и телефонного общения.
- 2.5.Порядок ведения учёта и подготовки внутренней отчётности.
- 2.6.Правила обращения с конфиденциальной информацией.
3. Должностные обязанности
- 3.1.Осуществляет ведение расписания руководителя, согласует встречи и своевременно вносит изменения.
- 3.2.Обеспечивает приём, регистрацию и передачу обращений ответственным сотрудникам, отслеживает сроки обработки.
- 3.3.Осуществляет подготовку, регистрацию, учёт, хранение и передачу документов в пределах предоставленных полномочий.
- 3.4.Обеспечивает организационную подготовку встреч, включая согласование времени, информирование участников и подготовку материалов.
- 3.5.Осуществляет административную поддержку руководителя и сотрудников по согласованным задачам.
- 3.6.Ведёт учёт поручений, фиксирует сроки и напоминает ответственным сотрудникам о договорённостях.
- 3.7.Подготавливает отчётность по расписанию, обращениям, документам и выполнению поручений в согласованном формате.
- 3.8.Незамедлительно сообщает руководителю о сбоях в расписании, задержках обработки обращений и выявленных неточностях в документах.
4. Права
Работник имеет право:
- 4.1.Запрашивать у сотрудников сведения и материалы, необходимые для организации встреч, обработки обращений и подготовки документов.
- 4.2.Получать от руководителя разъяснения по приоритетам, срокам и порядку выполнения поручений.
- 4.3.Предлагать улучшения в ведении расписания, документообороте и учёте поручений.
- 4.4.Сообщать руководителю о риске пропуска сроков, конфликте встреч или неполноте предоставленных данных.
- 4.5.Вправе отказаться от передачи непроверенного документа как окончательного и запросить уточнение у ответственного сотрудника.
5. Ответственность
Работник несёт ответственность в пределах, установленных трудовым, гражданским и административным законодательством Российской Федерации:
- 5.1.За точность ведения расписания и своевременное информирование участников об изменениях.
- 5.2.За своевременную регистрацию и передачу обращений в пределах своих полномочий.
- 5.3.За точность учёта и сохранность документов, находящихся в его ведении.
- 5.4.За соблюдение согласованных сроков и порядка выполнения поручений.
- 5.5.За разглашение конфиденциальной информации в пределах, установленных трудовыми обязанностями и внутренними правилами.
6. Взаимодействие
- 6.1.С руководителем согласует расписание, приоритеты, встречи, документы и статус поручений.
- 6.2.С сотрудниками организации уточняет доступность участников, собирает материалы и передаёт обращения ответственным исполнителям.
- 6.3.С посетителями и заявителями поддерживает деловое общение, принимает обращения и направляет их по назначению.
- 6.4.С сотрудниками, отвечающими за учёт и хранение документов, согласует регистрацию, передачу и поиск материалов.
7. Заключительные положения
- 7.1.Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения руководителем организации.
- 7.2.Работник знакомится с инструкцией под подпись при приёме на работу, до начала работы.
- 7.3.Инструкция пересматривается при изменении обязанностей, структуры или условий работы организации.
- 7.4.Инструкция составлена в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй передаётся работнику.
Раздел 10 из 12
План испытательного срока: 30, 60 и 90 дней
Что человек должен уметь к концу каждого месяца и по каким признакам считать срок пройденным.
День 30: Первый месяц
Осваивается
- Знает порядок согласования расписания, приёма обращений и передачи документов.
- Самостоятельно ведёт календарь и фиксирует обращения по установленным правилам.
- Выполняет типовые поручения и своевременно сообщает о препятствиях.
День 60: Второй месяц
Работает сам
- Самостоятельно организует встречи и координирует изменения расписания.
- Обрабатывает типовые обращения и документы без повторяющихся ошибок.
- Ведёт учёт поручений и готовит отчётность в согласованном формате.
День 90: Третий месяц
Даёт результат
- Уверенно ведёт расписание с учётом приоритетов и своевременно предупреждает о конфликтах.
- Самостоятельно поддерживает установленный порядок работы с обращениями и документами.
- Выполняет административные поручения в срок и предлагает конкретные улучшения в организации работы.
Испытательный срок пройден, если
- Расписание ведётся точно, изменения своевременно доводятся до участников.
- Обращения регистрируются и передаются ответственным сотрудникам без неоправданных задержек.
- В документах и отчётности нет повторяющихся ошибок, материалы доступны в установленном порядке.
- Поручения выполняются в согласованные сроки, о рисках и задержках сообщается заранее.
Раздел 11 из 12
Частые вопросы о найме
Можно ли взять секретаря без опыта?
Да, если задачи преимущественно типовые и есть время на обучение. На старте важны грамотная коммуникация, внимательность и способность соблюдать порядок и сроки. Для самостоятельного ведения сложного документооборота лучше выбирать кандидата с соответствующим опытом.
Сколько обычно занимает поиск секретаря?
Срок зависит от набора задач, условий работы и требований к опыту. Чтобы ускорить подбор, заранее опишите типичный день, уровень самостоятельности и основные инструменты работы.
Как оформить секретаря?
Если сотрудник работает по установленному графику, выполняет регулярные обязанности и подчиняется руководителю, оформляйте трудовые отношения. Закрепите обязанности, подчинённость, порядок работы с документами и условия оплаты в кадровых документах.
Как построить оплату без привязки только к присутствию?
Зафиксируйте оклад за регулярные обязанности, а переменную часть связывайте с заранее согласованными показателями: точностью расписания, своевременностью обработки обращений и качеством документооборота. Критерии оценки и порядок расчёта должны быть понятны сотруднику.
Когда пора нанимать второго секретаря?
Рассмотрите второго сотрудника, если обращения, расписание и документы регулярно не укладываются в рабочее время одного человека или задержки начинают влиять на работу руководителя и команды. До найма проверьте, можно ли сократить лишние согласования и распределить задачи между сотрудниками.
Чем секретарь отличается от офис-менеджера?
Секретарь в первую очередь поддерживает расписание руководителя, коммуникацию и документооборот. Офис-менеджер обычно отвечает за повседневную организацию офиса, ресурсы и административные процессы. В небольшой компании задачи могут пересекаться, поэтому границы стоит закрепить в описании роли.
Раздел 12 из 12
Зарплата секретаря в объявлениях
Вилка зарплат: Россия
По объявлениям с указанной зарплатой за 180 дней, полный день, без вахты. Каждая компания учтена один раз: четверть компаний предлагает меньше первой отметки, половина меньше середины, четверть больше последней.
Источник: портал «Работа России», открытые данные. Обновлено 6 октября 2026. Это государственный портал занятости: рабочих и линейных вакансий на нём больше, поэтому вилка может быть ниже, чем на коммерческих сайтах поиска работы.
Объявлений в расчёте
204
с зарплатой, за 180 дней
Компаний
150
по одной цифре от каждой
Документы
Заберите документы
Три файла из этого набора, в один клик. Бесплатно, без регистрации и водяных знаков.
Следующий шаг
Заберите профиль «Секретарь» в Altair HR
После регистрации профиль появится в кабинете сам: обязанности, компетенции, этапы отбора и карта оценки уже заполнены. Останется добавить вилку оклада и собрать из профиля вакансию. 14 дней бесплатно, карта не нужна.
- Профиль роли в кабинете уже заполнен
- Вакансия собирается из профиля
- ИИ разбирает отклики по вашим критериям
Отправьте коллегам
Руководителю, который будет собеседовать, или коллеге, который пишет вакансию.
Полезное для кадровика на почту
Новые статьи и инструменты: кадровые сроки, изменения в Трудовом кодексе, готовые шаблоны. Без спама, отписаться можно в один клик.
Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных. Подписка включится после подтверждения в письме.