Специалист по подбору персонала: должностная инструкция, обязанности и вопросы для собеседования
Набор для найма специалиста по подбору персонала: должностные обязанности с долями времени, компетенции, вопросы для собеседования с картой оценки, текст вакансии, должностная инструкция в Word и план испытательного срока.
Раздел 1 из 11
Зачем нужна эта должность
Специалист по подбору персонала помогает компании закрывать вакансии сотрудниками, которые подходят по задачам и требованиям. Он ведёт подбор от уточнения профиля кандидата до согласования выхода и поддерживает понятный процесс для руководителей и соискателей.
Когда пора нанимать
Нанимайте специалиста, когда руководители тратят много времени на поиск и первичный отбор, вакансии долго остаются открытыми или компания регулярно расширяет команду. Роль особенно полезна, если подбор нужно вести системно, а не между другими задачами.
Раздел 2 из 11
Должностные обязанности специалиста по подбору персонала
Из чего состоит рабочая неделя. Доли времени показывают, на что человек будет тратить больше всего сил, а что останется фоном.
Уточнение профиля вакансии
15 %Собирает у руководителя требования, задачи и критерии отбора. Фиксирует согласованный профиль кандидата и план поиска.
Поиск кандидатов
25 %Выбирает подходящие каналы, составляет объявления и активно ищет кандидатов. Поддерживает достаточный поток релевантных откликов.
Первичный отбор
20 %Изучает резюме и проводит первичные интервью по единым критериям. Передаёт руководителю подходящих кандидатов с краткой оценкой.
Сопровождение интервью
15 %Согласует встречи кандидатов с руководителями, собирает обратную связь и помогает сравнивать кандидатов по критериям вакансии.
Коммуникация с кандидатами
10 %Информирует кандидатов о ходе отбора и следующих шагах, отвечает на вопросы и поддерживает корректную коммуникацию до решения.
Оформление процесса подбора
10 %Ведёт актуальные данные по вакансиям и кандидатам, готовит предложения о работе совместно с руководителем и фиксирует причины отказов.
Анализ подбора
5 %Отслеживает ход вакансий, причины задержек и результаты каналов поиска. Предлагает изменения в процессе на основе собранных данных.
Раздел 3 из 11
Компетенции специалиста по подбору персонала и как их проверить
Всего 8, обязательных 4. Уровень: 1 базовый, 2 уверенный, 3 опытный, 4 эксперт.
Поиск кандидатов
НавыкОбязательноКак проверить: Попросите описать план поиска кандидатов для заданной вакансии и обосновать выбор каналов.
2 из 4 · уверенныйПроведение интервью
НавыкОбязательноКак проверить: Проведите ролевое интервью и оцените качество вопросов и фиксации ответов.
2 из 4 · уверенныйОценка кандидатов
НавыкОбязательноКак проверить: Дайте несколько профилей кандидатов и попросите выбрать подходящих по заданным критериям.
2 из 4 · уверенныйДеловая коммуникация
КачествоОбязательноКак проверить: Попросите провести короткий разговор с кандидатом и сообщить ему об отказе.
2 из 4 · уверенныйВедение данных подбора
НавыкКак проверить: Попросите заполнить тестовую карточку вакансии и обновить статусы кандидатов.
2 из 4 · уверенныйОрганизованность
КачествоКак проверить: Предложите расставить приоритеты в ситуации с несколькими срочными вакансиями и встречами.
2 из 4 · уверенныйРабота с руководителями
КачествоКак проверить: Обсудите пример разногласия с руководителем о профиле кандидата и попросите предложить решение.
2 из 4 · уверенныйАналитическое мышление
КачествоКак проверить: Дайте сводку по нескольким вакансиям и попросите определить причины задержек.
2 из 4 · уверенный
Раздел 4 из 11
KPI специалиста по подбору персонала: показатели работы
По ним вы поймёте, что человек справляется. Цели подставьте свои: модель предлагает рамку, а не цифры.
Выполнение плана этапов подбора
Соблюдает согласованные сроки и этапы по каждой вакансии
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- План подбора и журнал статусов вакансий
Доля кандидатов, прошедших первичный отбор
Соответствует согласованному профилю и требованиям руководителей
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Карточки кандидатов и обратная связь руководителей
Полнота обратной связи кандидатам
Каждому кандидату после этапа отбора сообщён статус и следующий шаг
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Журнал коммуникаций по кандидатам
Качество данных по вакансиям
Статусы, этапы и причины решений своевременно внесены в учёт
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Проверка карточек вакансий и кандидатов
Актуальность анализа подбора
По активным вакансиям регулярно выявлены задержки и предложены действия
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Отчёт специалиста по подбору
Раздел 5 из 11
Этапы отбора
Этап 1: Первичный разговор
Проверить опыт, мотивацию и деловую коммуникацию кандидата.
- Кто проводит
- Специалист по подбору персонала
- Длительность
- 20 мин
Этап 2: Профессиональное интервью
Оценить навыки поиска, проведения интервью и оценки кандидатов на примерах из опыта.
- Кто проводит
- Руководитель подбора персонала
- Длительность
- 45 мин
Этап 3: Рабочая ситуация
Проверить, как кандидат организует подбор и взаимодействует с руководителем при сложной вакансии.
- Кто проводит
- Руководитель подбора персонала
- Длительность
- 30 мин
Этап 4: Финальная встреча
Сверить ожидания от роли и оценить подход к ведению данных и анализу результатов подбора.
- Кто проводит
- Руководитель компании или руководитель подбора персонала
- Длительность
- 30 мин
4 этапа, около 2 ч 5 мин живого общения с кандидатом.
Раздел 6 из 11
Вопросы для собеседования с специалистом по подбору персонала
Задавайте вопросы по порядку и ставьте оценку сразу. Вес показывает, какие ответы важнее для решения.
- Поиск кандидатоввес 5
Вопрос 1: Расскажите о вакансии, для которой было сложно найти кандидатов. Как вы искали подходящих людей и что меняли, если первые способы не сработали?
Хороший ответ
Уточняет требования к вакансии, называет конкретные источники и способы поиска, объясняет, как корректировал стратегию по откликам и результатам.
Тревожный ответ
Описывает только публикацию вакансии и ожидание откликов, не может привести пример изменения подхода или объяснить, как находил подходящих кандидатов.
- Проведение интервьювес 5
Вопрос 2: Расскажите, как вы проводили интервью на одну из последних вакансий. Как строили разговор и что делали, чтобы получить конкретные примеры опыта кандидата?
Хороший ответ
Объясняет структуру интервью, задаёт вопросы по требованиям роли, уточняет контекст, действия кандидата и результат, оставляет время для вопросов кандидата.
Тревожный ответ
Описывает интервью как свободную беседу, опирается на общее впечатление и не приводит примеров уточняющих вопросов.
- Оценка кандидатоввес 5
Вопрос 3: Расскажите о случае, когда нужно было выбрать между несколькими кандидатами. По каким критериям вы их сравнивали и как обосновали рекомендацию руководителю?
Хороший ответ
Сопоставляет кандидатов с требованиями роли, приводит наблюдаемые доказательства из интервью или заданий, отмечает сильные стороны и риски каждого.
Тревожный ответ
Обосновывает выбор личной симпатией или общим впечатлением, не связывает оценку с требованиями вакансии и не приводит подтверждающих примеров.
- Деловая коммуникациявес 4
Вопрос 4: Расскажите о ситуации, когда кандидату пришлось сообщить неприятное решение или попросить его о дополнительной информации. Как вы построили разговор?
Хороший ответ
Говорит ясно и уважительно, сообщает суть без необоснованных обещаний, объясняет дальнейшие шаги и отвечает на вопросы по существу.
Тревожный ответ
Избегает прямого ответа, затягивает обратную связь, допускает резкий тон или даёт обещания, которые не может подтвердить.
- Ведение данных подборавес 3
Вопрос 5: Как вы фиксировали ход подбора по нескольким вакансиям? Расскажите, какие данные вели и как использовали их в работе.
Хороший ответ
Называет единый порядок фиксации этапов, статусов и обратной связи, поддерживает данные в актуальном состоянии и использует их для планирования следующих действий.
Тревожный ответ
Хранит сведения разрозненно или только в переписке, не обновляет статусы и не может объяснить, как отслеживал ход подбора.
- Организованностьвес 3
Вопрос 6: Представьте, что одновременно открыто несколько вакансий, а по двум из них руководители ждут кандидатов в ближайшее время. Как вы расставите приоритеты и проконтролируете задачи?
Хороший ответ
Уточняет срочность и важность вакансий, согласует приоритеты, планирует конкретные действия и сроки, регулярно проверяет прогресс и сообщает о задержках заранее.
Тревожный ответ
Обещает заниматься всеми вакансиями одновременно, не определяет приоритеты и не предусматривает контроль сроков или информирование участников.
- Работа с руководителямивес 3
Вопрос 7: Расскажите о случае, когда руководитель искажал требования к вакансии или менял их в процессе подбора. Как вы согласовали дальнейшие действия?
Хороший ответ
Уточняет задачи и критерии успеха, показывает влияние изменений на поиск, предлагает варианты и фиксирует согласованные требования и приоритеты.
Тревожный ответ
Принимает любые изменения без обсуждения либо вступает в спор, не выясняя причины требований и не согласуя критерии отбора.
- Аналитическое мышлениевес 3
Вопрос 8: Представьте, что по вакансии много откликов, но мало кандидатов, подходящих для интервью. Как вы разберётесь в причине и какие действия предпримете?
Хороший ответ
Проверяет требования и содержание объявления, анализирует источники и этапы воронки, формулирует возможные причины и предлагает действия, которые можно проверить по результатам.
Тревожный ответ
Сразу делает вывод о нехватке кандидатов на рынке или качестве откликов, не разбирает данные и не предлагает проверяемых изменений.
Поставьте оценки по ходу собеседования, итог посчитаем с учётом веса вопросов.
Раздел 7 из 11
Риски найма
Риск
Поиск ведётся только через публикацию вакансии, поэтому подходящие кандидаты могут не попадать в воронку.
Как снизить
Попросить разобрать реальную сложную вакансию и уточнить, какие способы поиска кандидат пробовал, как выбирал источники и менял подход.
Риск
Решение о кандидате принимается по общему впечатлению, что повышает риск несоответствия требованиям роли.
Как снизить
На профессиональном интервью попросить обосновать оценку кандидатов через критерии и конкретные примеры из их опыта.
Риск
Кандидаты и руководители получают несвоевременную или неясную обратную связь.
Как снизить
Попросить привести примеры сложных разговоров и выяснить, как кандидат сообщал решения, согласовывал сроки и информировал участников подбора.
Риск
Статусы вакансий и кандидатов ведутся непоследовательно, из-за чего теряются договорённости и задерживаются решения.
Как снизить
Уточнить, какие данные кандидат фиксировал, как поддерживал их в актуальном состоянии и как контролировал следующие шаги.
Раздел 8 из 11
Готовый текст вакансии
Специалист по подбору персонала
В [название компании] специалист по подбору персонала ведёт вакансии от уточнения профиля до обратной связи кандидатам и анализа результатов. Важно поддерживать понятный процесс подбора и своевременно предоставлять руководителям актуальную информацию.
Обязанности
- Уточнять с руководителями задачи, требования и условия по каждой вакансии.
- Искать кандидатов подходящими для вакансии способами и поддерживать актуальность воронки подбора.
- Проводить первичный отбор и проверять соответствие опыта и навыков требованиям.
- Согласовывать интервью, передавать участникам нужную информацию и отслеживать итоги встреч.
- Поддерживать своевременную и корректную связь с кандидатами на всех этапах.
- Вести данные по вакансиям и этапам подбора, готовить регулярную отчётность.
- Анализировать ход подбора, выявлять задержки и предлагать улучшения.
Требования
- Опыт подбора персонала или практический опыт работы с кандидатами будет преимуществом.
- Умение уточнять требования к вакансии и переводить их в понятные критерии отбора.
- Навыки поиска, оценки резюме и проведения первичных интервью.
- Грамотная устная и письменная коммуникация.
- Умение вести несколько вакансий и планировать работу по этапам.
- Внимательность к данным, срокам и договорённостям.
Условия
- Оплата: [вилка зарплаты] и понятные критерии премирования.
- График: [график].
- Оформление в соответствии с договорённостями сторон.
- Рабочие задачи и приоритеты по вакансиям согласуются с руководителем.
- Предоставляются необходимые для работы доступы и информация по вакансиям.
Раздел 9 из 11
Должностная инструкция специалиста по подбору персонала
Проект документа. Перед утверждением сверьте с вашими внутренними правилами.
Должностная инструкция
Специалист по подбору персонала
1. Общие положения
- 1.1.Специалист по подбору персонала относится к категории специалистов.
- 1.2.Работник назначается на должность и освобождается от неё распорядительным решением работодателя.
- 1.3.Специалист непосредственно подчиняется руководителю, определённому работодателем.
- 1.4.Квалификационные требования и распределение вакансий устанавливаются работодателем с учётом задач должности и опыта работника.
- 1.5.В работе специалист руководствуется настоящей инструкцией, внутренними правилами и согласованным порядком подбора.
2. Работник должен знать
- 2.1.Этапы подбора персонала и принципы построения воронки вакансии.
- 2.2.Методы поиска кандидатов и первичной оценки резюме.
- 2.3.Структура интервью и способы проверки соответствия критериям вакансии.
- 2.4.Правила деловой коммуникации с кандидатами и руководителями.
- 2.5.Порядок ведения данных по вакансиям, кандидатам и результатам этапов.
- 2.6.Показатели подбора, включая выполнение плана этапов и полноту обратной связи.
3. Должностные обязанности
- 3.1.Осуществляет сбор и уточнение профиля вакансии с руководителем, фиксирует задачи, обязательные требования, желательные навыки и условия.
- 3.2.Обеспечивает поиск кандидатов в согласованных источниках и ведёт работу по вакансиям в соответствии с установленными приоритетами.
- 3.3.Проводит первичный отбор кандидатов по критериям вакансии, фиксирует результаты и передаёт подходящие профили руководителю.
- 3.4.Организует интервью: согласует время, информирует участников, передаёт необходимый контекст и собирает обратную связь.
- 3.5.Обеспечивает своевременную и корректную коммуникацию с кандидатами, в том числе информирует о статусе процесса в пределах согласованных полномочий.
- 3.6.Ведёт актуальные и полные данные по вакансиям, кандидатам, этапам и итогам подбора.
- 3.7.Анализирует ход подбора, выполнение плана этапов, качество первичного отбора и полноту обратной связи; сообщает руководителю о рисках и задержках.
- 3.8.Предлагает улучшения процесса подбора и согласует изменения с руководителем.
4. Права
Работник имеет право:
- 4.1.Запрашивать у руководителей информацию о задачах вакансии, требованиях и сроках принятия решений.
- 4.2.Получать обратную связь по кандидатам и итогам интервью в согласованные сроки.
- 4.3.Предлагать изменения критериев поиска и процесса подбора, если текущий подход не обеспечивает результат.
- 4.4.Вправе сообщать руководителю о рисках, задержках и нехватке информации, влияющих на закрытие вакансии.
- 4.5.Запрашивать необходимые для работы доступы, материалы и организационную поддержку.
5. Ответственность
Работник несёт ответственность в пределах, установленных трудовым, гражданским и административным законодательством Российской Федерации:
- 5.1.За точность и актуальность данных по вакансиям и этапам подбора в пределах своих обязанностей.
- 5.2.За соблюдение согласованных сроков коммуникации и организации интервью.
- 5.3.За обоснованность первичного отбора по заданным критериям и корректную фиксацию его результатов.
- 5.4.За неисполнение обязанностей и разглашение информации ограниченного доступа в соответствии с установленными у работодателя правилами.
6. Взаимодействие
- 6.1.С руководителями подразделений уточняет профиль вакансии, приоритеты, сроки и обратную связь по кандидатам.
- 6.2.С кандидатами обсуждает условия и этапы отбора, согласует интервью и сообщает статус процесса.
- 6.3.С сотрудниками, участвующими в интервью, согласует расписание, передаёт информацию о кандидатах и собирает оценку.
- 6.4.С руководителем получает приоритеты, согласует изменения процесса и представляет данные об эффективности подбора.
7. Заключительные положения
- 7.1.Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения руководителем организации.
- 7.2.Работник знакомится с инструкцией под подпись при приёме на работу, до начала работы.
- 7.3.Инструкция пересматривается при изменении обязанностей, структуры или условий работы организации.
- 7.4.Инструкция составлена в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй передаётся работнику.
Раздел 10 из 11
План испытательного срока: 30, 60 и 90 дней
Что человек должен уметь к концу каждого месяца и по каким признакам считать срок пройденным.
День 30: Первый месяц
Осваивается
- Знает порядок подбора, критерии ведения вакансий и правила коммуникации с кандидатами.
- Самостоятельно уточняет профиль вакансии и фиксирует требования в согласованном формате.
- Ведёт поиск и первичный отбор по порученным вакансиям, аккуратно обновляет статусы.
День 60: Второй месяц
Работает сам
- Самостоятельно ведёт несколько порученных вакансий от уточнения профиля до организации интервью.
- Своевременно собирает обратную связь и поддерживает кандидатов в курсе этапов отбора.
- Готовит актуальную информацию о ходе подбора и выявляет задержки.
День 90: Третий месяц
Даёт результат
- Ведёт закреплённые вакансии в согласованном темпе и поддерживает актуальность воронки.
- Анализирует результаты подбора по установленным показателям и предлагает обоснованные улучшения.
- Планирует работу по этапам и заранее сообщает о рисках срыва сроков.
Испытательный срок пройден, если
- Профили вакансий и данные по кандидатам заполнены полно и актуально.
- План этапов подбора выполняется в согласованном объёме либо отклонения заранее объяснены руководителю.
- Кандидаты своевременно получают обратную связь по процессу.
- Первичный отбор соответствует согласованным критериям, а результаты интервью фиксируются.
- Работник самостоятельно ведёт порученные вакансии и сообщает о проблемах до срыва сроков.
Раздел 11 из 11
Частые вопросы о найме
Можно ли взять специалиста без опыта в подборе?
Можно, если у кандидата есть навыки коммуникации, организации задач и внимательной работы с информацией. На старте стоит закрепить наставника, дать понятные критерии отбора и постепенно передавать вакансии.
Сколько обычно длится поиск специалиста по подбору?
Срок зависит от требований к опыту, объёма задач и скорости обратной связи со стороны руководителей. Чтобы ускорить поиск, заранее определите критерии оценки, условия работы и участников интервью.
Как оформить специалиста по подбору?
Закрепите трудовую функцию, подчинённость, обязанности и показатели в документах работодателя. Отдельно согласуйте порядок работы с данными кандидатов и полномочия по коммуникации от имени компании.
Как построить оплату труда для этой должности?
Задайте фиксированную часть за выполнение регулярных задач и переменную часть, если результат можно оценивать по понятным показателям. Учитывайте не только закрытие вакансий, но и качество первичного отбора, своевременность обратной связи и полноту данных.
Когда пора нанимать второго специалиста по подбору?
Ориентируйтесь на устойчивую загрузку: вакансии регулярно задерживаются, кандидатам не хватает обратной связи, а данные и аналитика обновляются с опозданием. Перед наймом проверьте, можно ли снять задержки за счёт приоритизации и своевременных решений руководителей.
Чем специалист по подбору отличается от кадрового специалиста?
Специалист по подбору отвечает за поиск и отбор кандидатов, организацию интервью и аналитику вакансий. Кадровый специалист обычно ведёт оформление трудовых отношений и кадровые документы; совмещение функций зависит от задач и распределения обязанностей в компании.
Документы
Заберите документы
Три файла из этого набора, в один клик. Бесплатно, без регистрации и водяных знаков.
Следующий шаг
Заберите профиль «Специалист по подбору персонала» в Altair HR
После регистрации профиль появится в кабинете сам: обязанности, компетенции, этапы отбора и карта оценки уже заполнены. Останется добавить вилку оклада и собрать из профиля вакансию. 14 дней бесплатно, карта не нужна.
- Профиль роли в кабинете уже заполнен
- Вакансия собирается из профиля
- ИИ разбирает отклики по вашим критериям
Отправьте коллегам
Руководителю, который будет собеседовать, или коллеге, который пишет вакансию.
Полезное для кадровика на почту
Новые статьи и инструменты: кадровые сроки, изменения в Трудовом кодексе, готовые шаблоны. Без спама, отписаться можно в один клик.
Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных. Подписка включится после подтверждения в письме.