Форма П-4: кто сдаёт, сроки, как заполнить и штраф за несдачу

Круг респондентов задан пунктом 1 Указаний по заполнению формы (приказ Росстата от 17.11.2025 № 638, действует с 1 февраля 2026 года, редакция от 20.02.2026). Форму сдают:

• юридические лица, которые являются коммерческими организациями, кроме субъектов малого предпринимательства, состоящих в едином реестре малого и среднего предпринимательства на 31 декабря года, предшествующего отчётному периоду;
• некоммерческие организации всех форм собственности;
• филиалы, представительства и подразделения иностранных организаций в России, в том же порядке, что и юридические лица.

Субъекты малого предпринимательства по статье 4 закона 209-ФЗ это организации со среднесписочной численностью до 100 человек (микропредприятия до 15) при соблюдении других условий закона. Если организация малая, но в реестре на 31 декабря прошлого года её не было, форму сдавать нужно. Если она в реестре состоит, она освобождена.

В пункте 1 Указаний названы юридические лица и филиалы иностранных организаций, индивидуальные предприниматели в круге респондентов не названы. Упрощённая система налогообложения от формы не освобождает: организации на УСН сдают её на общих основаниях (пункт 14).

Некоторые некоммерческие организации (потребительские кооперативы, общественные организации, партии, профсоюзы, ассоциации, адвокатские бюро и ряд других) вместо квартальной П-4 сдают один раз в год форму 1-Т, а гаражные, жилищные и кредитные кооперативы, товарищества собственников жилья и недвижимости, садоводческие товарищества и ряд других организаций сдают только 1-Т независимо от численности и оборота (пункт 3).

Срок один для всех: с первого рабочего дня по 15-е число после отчётного периода (пункт 3 Указаний и приложение № 7 к приказу Росстата от 31.07.2024 № 338). Периодичность зависит от размера организации.

Организация, у которой в отчётном периоде не было наблюдаемого явления (например, нет работников), всё равно подаёт «пустой» отчёт: заполнен только титульный раздел, в остальных разделах не указывают никаких значений, даже нулевых и прочерков (пункт 7).

Форма утверждена как приложение № 7 к приказу Росстата от 31.07.2024 № 338, код по ОКУД 0606010. Это одна таблица. Строка 01 это итог по организации в целом, строки с 02 по 11 это разбивка по видам экономической деятельности в соответствии с ОКВЭД2 (в свободных строках используют группировки из перечня, приложенного к Указаниям, укрупнённые группы без кодов нельзя). Сумма строк с 02 по 11 должна равняться строке 01.

Данные по форме не могут быть отрицательными. Расчёт среднесписочной численности подробно разобран в статье про среднесписочную численность: формулы там такие же, как в пункте 16 Указаний.

Численность

Графу 2 считают как среднесписочную численность за месяц, графу 3 для внешних совместителей через человеко-часы: общее число отработанных часов делят на продолжительность рабочего дня при данной неделе (8 часов при 40-часовой неделе), затем на число рабочих дней месяца по календарю. Графа 4: исполнитель по договору ГПХ считается за каждый календарный день срока договора как целая единица. Самозанятые и индивидуальные предприниматели, заключившие договор ГПХ, в графу 4 не попадают (пункт 24 Указаний). За период с начала года численность считают суммой месячных значений, делённой на число месяцев.

Человеко-часы

В часы включают фактически отработанное время с учётом сверхурочных и работы в праздничные и выходные дни, по основной и по совмещаемой работе, включая командировки (пункт 25). Не включают время отпусков, болезни, простоя, перерывов матерей для кормления ребёнка, сокращённой продолжительности работы и забастовок (пункт 26).

Фонд заработной платы

В него входят начисленные суммы оплаты труда за отработанное и неотработанное время, надбавки и доплаты, премии, единовременные выплаты, систематические выплаты на питание и проживание. Суммы берут до удержания налога на доходы физических лиц и других удержаний, по документам, по которым идут расчёты, независимо от срока выплаты. Начисленные отпускные за весь период отпуска попадают в фонд месяца, в котором они начислены (пункт 27). Оплата отпусков и дополнительных отпусков относится к неотработанному времени (пункт 30).

Страховые взносы, пособия за счёт социальных фондов, больничные за счёт организации (в том числе за первые три дня), дивиденды и авторские вознаграждения в фонд не включают (пункт 37).

Выплаты социального характера

В графу 11 входят расходы на социальные льготы: выходные пособия при увольнении, страховые взносы по добровольному медицинскому страхованию работников, оплата лечения и путёвок, единовременные пособия при выходе на пенсию (пункт 36).

ООО «Ромашка» (г. Москва, оптовая торговля) относится к средним предприятиям: в ней около 120 человек, поэтому освобождение для малого бизнеса из реестра на неё не распространяется. Форма за сентябрь 2026 года сдаётся ежемесячно, срок с 1 по 15 октября 2026 года. Бухгалтер Нина Соколова готовит данные по единственному виду деятельности.

1. Среднесписочная численность за сентябрь рассчитана по правилам Указаний и равна 118,40 человека (графа 2).
2. Внешний совместитель Андрей Фомин отработал в сентябре 88 часов. Делим на 8 часов: 11 человеко-дней. В сентябре 2026 года 22 рабочих дня, значит, 11 ÷ 22 = 0,50 человека (графа 3).
3. По договору ГПХ весь месяц работают два исполнителя: каждый считается за каждый календарный день как целая единица, значит, 2,00 человека (графа 4).
4. Графа 1 это сумма граф 2, 3 и 4: 118,40 + 0,50 + 2,00 = 120,90.
5. Человеко-часы списочного состава (без больничных и отпусков) составили 18 960, совместителя 88 (графы 5 и 6).
6. Начисленный фонд зарплаты: работникам списочного состава 14 200,0 тыс. рублей, совместителю 38,0 тыс. рублей, исполнителям по ГПХ 120,0 тыс. рублей. Графа 7 равна 14 200,0 + 38,0 + 120,0 = 14 358,0 тыс. рублей.
7. Выплаты социального характера (взносы по ДМС) составили 150,0 тыс. рублей (графа 11).

Среднюю зарплату списочного состава за месяц считают делением фонда на численность: 14 200 000 ÷ 118,40 = 119 932 рубля. Показатель не вносят в форму, он нужен для проверки данных. Код вида деятельности ОКВЭД2 подставляют из перечня Росстата для формы П-4.

Форму отправляют в территориальный орган Росстата в регионе, где организация фактически ведёт деятельность (пункт 2 Указаний). XML-шаблон выложен на сайте Росстата, адрес указан в пункте 1. Код ОКПО в титульном листе берут из уведомления о присвоении кода, которое размещено на сайте системы сбора отчётности Росстата (пункт 4).

• Обособленные подразделения. Если у юридического лица есть обособленные подразделения (стационарные рабочие места на срок более месяца), данные подают по каждому из них и отдельно по головному подразделению без них (пункт 5).
• Реорганизация. Данные приводят по новой структуре, а при преобразовании правопреемник сдаёт форму с начала отчётного периода (пункт 8).
• Ликвидация. Данные подают до внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ (пункт 9).
• Банкротство. Форму сдают до завершения конкурсного производства и внесения записи о ликвидации (пункт 6).
• Исправления. Если нашли ошибку в данных за январь-декабрь или получили уведомление от Росстата, в течение 3 рабочих дней отправьте исправленную форму с обоснованием (примечание к строкам и графам формы).

Статья 13.19 КоАП РФ наказывает за непредоставление первичных статистических данных, а также за их несвоевременное предоставление и за недостоверные данные.

В форме прямо сказано, что нарушение порядка предоставления данных влечёт ответственность по КоАП. Чтобы не получить штраф, ведите календарь сдачи и до отправки сверяйте данные с кадровыми и зарплатными документами.