Кадровые документы: какие обязан вести каждый работодатель и сколько их хранить

Закон не содержит одного списка «кадровых документов». Обязанности разбросаны по Трудовому кодексу и другим законам, поэтому кадровик собирает минимальный набор из нескольких групп.

• Документы о приёме и работе человека. Письменный трудовой договор в двух экземплярах (статья 67 ТК), трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (статьи 66 и 66.1), ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами до подписания договора (статья 68). Приказ о приёме работодатель вправе издать на основании договора, но по Кодексу он не обязателен (часть первая статьи 68), хотя большинство работодателей его всё равно оформляют.
• Документы об учёте времени, отпусках и зарплате. Учёт фактически отработанного времени по каждому работнику (статья 91), график отпусков (статья 123), письменное извещение о составных частях зарплаты при каждой выплате, то есть расчётный листок (статья 136).
• Локальные акты. Правила внутреннего трудового распорядка как основной акт, который определяет трудовой распорядок (статья 189), и другие акты, которые содержат нормы трудового права (статья 8). Работодатель обязан знакомить работников с ними под роспись (статья 22).
• Документы по персональным данным. Оператор принимает меры, необходимые для выполнения закона 152-ФЗ: назначает ответственного, издаёт политику обработки данных и локальные акты (статьи 18.1 и 22.1 закона).
• Воинский учёт. Организации ведут учёт работающих граждан, которые состоят на воинском учёте или обязаны состоять, по документам, форму которых устанавливает Министерство обороны (пункты 27 и 31 Положения о воинском учёте, постановление Правительства от 27.11.2006 № 719). Положение не называет форму Т-2, но в карточке Т-2 есть раздел II «Сведения о воинском учёте», откуда удобно брать данные. Подробности в статье про воинский учёт и бронирование.

Для малых работодателей есть послабление: микропредприятие вправе отказаться от локальных актов и вписать их условия в трудовые договоры, заключённые по типовой форме (статья 309.2 ТК).

Эти документы оформляют на каждого человека в день приёма и дополняют при кадровых событиях. Срок хранения взят из Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, «50/75 лет» означает 50 лет для документов, законченных после 1 января 2003 года).

Часть этих документов разобрана в отдельных статьях справочника: про личное дело, электронную трудовую книжку и отчётность по форме ЕФС-1.

Часть документов относится ко всем работникам сразу или к самой организации. Их обязательность определяют разные нормы.

«Постоянно» у организаций, не передающих дела в государственные архивы, по Перечню означает срок не менее десяти лет. Штатное расписание и положения нужны не всем: если вы микропредприятие и отказались от локальных актов, нормы пишут прямо в трудовом договоре.

Дальше идёт то, что появляется только при определённых событиях. Перечень нужен, чтобы не забыть, где хранить и сколько.

• Командировки. Приказ о направлении в командировку и отчёты работников о командировках: 5 лет (статьи 434 и 452 Перечня). Подробности в статье про командировку.
• Дисциплинарные взыскания. Приказы о взысканиях 3 года, документы к ним (докладные, объяснения, акты) тоже 3 года (статьи 434 и 454 Перечня).
• Договоры о материальной ответственности. 5 лет после увольнения материально ответственного лица (статья 279 Перечня).
• Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами и акты приёмки: 50/75 лет (статья 301 Перечня).
• Охрана труда. Работники и руководители обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знаний, в него входят инструктажи, а порядок устанавливает Правительство (статья 219 ТК). Журналы и программы описаны в статье про инструктаж по охране труда.
• Увольнение и расчёт. Приказ об увольнении, записка-расчёт, документы о выдаче трудовой книжки и справок. По письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой, выдают не позднее трёх рабочих дней (статья 62 ТК).

Если вы только открыли организацию, не пытайтесь сразу оформить всё. Порядок такой, как указан в шагах выше: сначала то, без чего нельзя допустить первого работника, потом то, что нужно в течение первых недель, и в последнюю очередь то, что привязано к календарю. К первой группе относятся трудовой договор, ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и учёт времени. Ко второй группе относятся согласие на обработку данных, воинский учёт и расчётные листки. К третьей группе относятся график отпусков на следующий год и сверка сведений с военкоматом (не реже раза в год по пункту 32 Положения о воинском учёте).

Для первого года хватает короткого набора. Используйте типовую форму трудового договора, одну папку для приказов по личному составу, один журнал или табель и одну папку на каждого человека. Остальное добавляется по мере роста: должностные инструкции и положения о премировании появляются, когда в компании больше двух-трёх человек с разными ролями.

ООО «Ромашка» (г. Москва) открылось 1 октября 2026 года. 12 октября Павел Орлов принят менеджером, а 26 октября на работу должна выйти бухгалтер Нина Соколова. Директор Игорь Власов, он же единственный учредитель, самостоятельно ведёт кадровые дела. Вот как он распределил работу:

За первый месяц Игорь планирует завести две личные папки, одну папку приказов по личному составу, один табель и общую папку локальных актов. Номенклатуру дел он составит, когда документов накопится на две полки.