Учёт рабочего времени сотрудников: как вести, в какой форме и сколько хранить

По статье 91 ТК РФ рабочее время это время, в течение которого работник по правилам внутреннего трудового распорядка и условиям трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды, которые кодекс, другие федеральные законы и нормативные акты относят к рабочему времени. Нормальная продолжительность не может превышать 40 часов в неделю. Порядок исчисления нормы на месяц, квартал, год определяет федеральный орган исполнительной власти в сфере труда.

Последняя часть статьи для вас главная: работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Не «примерный» и не по графику, а фактического. Поэтому табель, составленный по расписанию без поправок на реальные опоздания, выходы и переработки, не исполняет эту обязанность.

Нормы месяца и года удобно проверять в инструменте нормы рабочего времени на 2026 год.

Суммированный учёт вводят, когда по условиям производства (работы) нельзя соблюсти ежедневную или недельную продолжительность, но можно уложиться в норму за период. Учётный период не больше года, для работ с вредными и опасными условиями труда три месяца (с возможностью увеличения до года по сезонным и технологическим причинам по отраслевому соглашению и коллективному договору). Порядок введения устанавливают правилами внутреннего трудового распорядка.

Сверхурочной при суммированном учёте считается работа сверх нормального числа рабочих часов за учётный период (статья 99).

У вахтовиков суммированный учёт тоже обязателен, учётный период у них до года (подробнее в статье про вахтовый метод). Ненормированный рабочий день учёт не отменяет: фактическое время всё равно записывают в табель, чтобы отличить эпизодические задержки от сверхурочной работы (статья про ненормированный рабочий день).

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 утвердило форму Т-12 «Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда» и форму Т-13 «Табель учёта рабочего времени». Т-13 применяют при автоматизированной обработке данных, Т-12 объединяет учёт времени и расчёт оплаты, при раздельном ведении можно использовать только раздел «Учёт рабочего времени».

Закон о бухгалтерском учёте (статья 9, часть 4) говорит, что формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, ведущего учёт. Поэтому унифицированная форма не обязательна (для организаций бюджетной сферы формы устанавливаются по бюджетному законодательству): можно взять Т-12, Т-13, их упрощённую версию или собственную таблицу, главное, чтобы были обязательные реквизиты первичного документа. Электронная форма допустима, если документ подписан электронной подписью (часть 5 статьи 9).

Условные обозначения в унифицированных формах: Я (дневная работа), Н (ночная), РВ (работа в выходной или нерабочий праздничный день), С (сверхурочная), К (командировка). Их удобно сохранить и в собственной форме, так проще проверять расчёт. Подготовить табель можно в инструменте табеля.

Закон не называет должность ответственного, поэтому обязанность закрепляют приказом и должностной инструкцией. Обычно табель ведёт кадровик, бухгалтер или руководитель подразделения. Ответственность за организацию учёта несёт работодатель, а к административной ответственности привлекается должностное лицо или организация.

Если вы ведёте журнал прихода-ухода, СКУД или электронную систему, табель заполняют по её данным и исправляют по приказам и документам об отсутствии. Образец журнала: журнал учёта рабочего времени.

Электронный табель сокращает ручную работу, когда сотрудников много или часть из них работает удалённо.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень типовых управленческих архивных документов) в пункте 402 указывает: табели (графики), журналы учёта рабочего времени хранятся 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда 50 или 75 лет. Лицевые счета работников и карточки-справки по заработной плате хранятся 50 или 75 лет (пункт 296). Чтобы не потерять документы, внесите табели в номенклатуру дел.

Номенклатуру дел помогает составить образец номенклатуры дел.

Электронные пропуска, программы учёта активности, видеонаблюдение и отпечаток пальца в турникете делают учёт точным, но создают нагрузку по защите персональных данных. Правила такие.

• Статья 86 ТК РФ разрешает обрабатывать персональные данные работника в целях обеспечения законов, личной безопасности, контроля количества и качества работы и сохранности имущества. Объём данных определяйте по Конституции, ТК и федеральным законам.
• При принятии решений, затрагивающих интересы работника, нельзя основываться только на данных, полученных в результате автоматизированной обработки или электронного получения. Если система показала «опоздал», сначала выслушайте работника и проверьте данные.
• Биометрические данные (отпечаток пальца, лицо), которые используют, чтобы установить личность человека, обрабатывают только с согласия в письменной форме. Их предоставление не может быть обязательным, кроме случаев, перечисленных в части 2 статьи 11 закона о персональных данных. Среди этих случаев нет учёта рабочего времени в частной компании. Согласие оформляют отдельным документом, а не пунктом трудового договора.

Что оформить: положение о персональных данных и образец согласия на обработку персональных данных. Если сотрудник отказался от биометрии, нужен альтернативный способ отметиться.

ООО «Ромашка», г. Москва, охрана склада. Охранник Игорь Лебедев работает 12-часовыми сменами по графику сменности. В правилах внутреннего трудового распорядка введён суммированный учёт с учётным периодом квартал.

Норма четвёртого квартала 2026 года при 40-часовой неделе 511 часов (22, 20 и 22 рабочих дня в октябре, ноябре и декабре с учётом сокращённого предпраздничного дня). Допустим, за квартал Игорь отработает 43 смены по 12 часов, то есть 516 часов.

• Нормальное число часов за период: 511.
• Фактически отработано: 516.
• Разница в 5 часов будет сверхурочной работой. Её оплачивают по статье 152, и она требует письменного согласия.

Все эти данные видны в табеле за каждый месяц и в итоговой ведомости за квартал.