Личное дело сотрудника: нужно ли вести, что в него входит и сколько хранить

Прямой обязанности нет. В Трудовом кодексе понятия «личное дело» не встречается: обязательные документы названы в других статьях. Трудовой договор заключается письменно в двух экземплярах (статья 67). Трудовую книжку ведут на каждого, кто проработал больше пяти дней, если работа у вас основная, кроме случаев, когда книжка не ведётся, например при переходе на электронную (статья 66; подробнее в статье про электронную трудовую книжку). Сведения о трудовой деятельности передают в Социальный фонд (статья 66.1), а учёт фактически отработанного времени обязателен для каждого работника (статья 91).

Личное дело это способ собрать всё это в одном месте. Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) называет «личные дела руководителей и работников организаций» и оговаривает: у государственных и муниципальных служащих состав дел определяет закон, а у остальных работников локальные акты организации. Для коммерческой компании это значит, что вы сами решаете, вести ли дела и что в них входит, и записываете решение в положение о персональных данных или в другой локальный акт.

На практике дела заводят почти везде: когда приходит проверка трудовой инспекции или возникает спор с уволенным, проще показать один скомплектованный комплект. Микропредприятие вправе вообще не принимать локальные акты (статья 309.2 ТК) и закрепить условия в трудовых договорах, но порядок обработки персональных данных от этого не отменяется: он вытекает из закона о персональных данных.

Закрытого списка нет, поэтому опирайтесь на то, что вы обязаны получить и оформить по закону, и на то, что нужно для кадрового учёта. Обычный состав такой:

• Документы, которые человек предъявляет при приёме (статья 65 ТК): паспорт или другой документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, если трудовой договор заключается не впервые; документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта; документы воинского учёта для военнообязанных и призывников; документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний; справка о судимости или об административном наказании за наркотики только там, где закон ограничивает допуск к работе.
• Заявление о приёме, трудовой договор и дополнительные соглашения к нему. Подлинный договор с подписью работника о получении своего экземпляра хранится у работодателя (статья 67).
• Приказ о приёме и последующие приказы о переводах, совмещении, отпусках без сохранения зарплаты, взысканиях и поощрениях. Подлинники приказов по личному составу обычно подшивают в отдельные дела по номенклатуре, а в личное дело кладут копии или выписки.
• Личная карточка (унифицированная форма Т-2 или своя) и личный листок по учёту кадров, если вы его используете.
• Согласие на обработку персональных данных и лист ознакомления с локальными актами. С правилами внутреннего трудового распорядка и другими актами, непосредственно связанными с работой, человека знакомят под роспись до подписания договора (статья 68 ТК).
• Заключение предварительного медосмотра, если он обязателен для должности: только вывод о пригодности, без диагнозов (статья 88 ТК разрешает запрашивать лишь сведения, нужные для оценки возможности выполнять трудовую функцию).
• Подлинные документы, которые работник оставил у вас: трудовая книжка, диплом, удостоверения. В Перечне Росархива они имеют срок «до востребования».

Расчётные документы (ведомости, расчётные листки) в личное дело не подшивают: они относятся к бухгалтерскому и зарплатному учёту и хранятся в своих делах. Образцы личной карточки Т-2 и личного листка по учёту кадров можно взять на сайте.

Статья 65 ТК запрещает требовать от поступающего на работу документы помимо тех, которые предусмотрены Кодексом, другими федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. Это относится и к «на всякий случай»: свидетельство о браке, справки о доходах мужа или жены, копии документов родителей.

По статье 86 ТК работодатель:

• обрабатывает данные только для заранее определённых целей: соблюдение законов, содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении, личная безопасность работников, контроль количества и качества работы, сохранность имущества;
• получает данные у самого работника, а если их можно получить только у третьей стороны, заранее уведомляет работника и берёт у него письменное согласие;
• не вправе получать и обрабатывать сведения о специальных категориях персональных данных, кроме случаев, предусмотренных Кодексом и другими федеральными законами, а также данные о членстве в общественных объединениях и профсоюзной деятельности, если закон этого не допускает.

Данные о семье, детях и здоровье принимают в том объёме, который нужен для конкретной льготы или обязанности: налоговый вычет, отпуск по уходу за ребёнком, перевод на лёгкий труд по медицинскому заключению. Работник приносит такие документы сам, и в деле они лежат отдельным блоком с пометкой, для чего собраны.

Личное дело это набор персональных данных, и работодатель выступает оператором по закону 152-ФЗ. Что из этого следует на практике:

• Согласие. Обработка того, что закон возлагает на вас как на работодателя (кадровый учёт, налоги, взносы, воинский учёт), опирается на пункт 2 части 1 статьи 6 закона о персональных данных, а обработка данных для заключения и исполнения трудового договора на пункт 5 той же части. Согласие для этого не требуется. Там, где у обработки нет другого основания (например, передача данных третьим лицам: статья 88 ТК требует письменного согласия работника), согласие оформляют отдельно от других документов (часть 1 статьи 9). Если согласие отозвано, обработку по другим основаниям из пунктов 2–11 части 1 статьи 6 можно продолжить (часть 2 статьи 9). Доказывать, что согласие получено, должен оператор (часть 3 статьи 9). Подготовьте образец согласия и приложите его к личному делу.
• Локальные акты и ознакомление. Работников и их представителей знакомят под роспись с документами, которые устанавливают порядок обработки их данных, а также с их правами и обязанностями (статья 86 ТК). Порядок хранения и использования данных устанавливает работодатель (статья 87).
• Доступ. Передача данных внутри организации идёт по локальному акту, с которым работник ознакомлен. Допускать к делам можно только уполномоченных лиц, и каждое получает только то, что нужно для его функций (статья 88).
• Роскомнадзор и меры оператора. До начала обработки оператор уведомляет Роскомнадзор, если обработка идёт не исключительно без средств автоматизации (статья 22 закона 152-ФЗ). Оператор, являющийся юридическим лицом, назначает ответственного за организацию обработки персональных данных, издаёт документ о политике обработки и локальные акты по обработке данных (пункты 1 и 2 части 1 статьи 18.1).
• Права работника. Он вправе получить полную информацию о своих данных, бесплатный доступ к ним и копии любой записи с его данными, требовать исправления неверных сведений и обжаловать действия работодателя в суд (статья 89 ТК). Копии документов, связанных с работой, выдают в течение трёх рабочих дней со дня заявления (статья 62).

Ответственность наступает по статье 90 ТК (дисциплинарная, материальная, административная и уголовная). По статье 13.11 КоАП обработка без письменного согласия там, где оно обязательно, или с нарушением состава сведений в согласии (часть 2) грозит должностным лицам штрафом от 100 000 до 300 000 рублей, юридическим лицам от 300 000 до 700 000 рублей. При повторном нарушении штраф для юридического лица составляет от 1 000 000 до 1 500 000 рублей (часть 2.1). За обработку в случаях, не предусмотренных законом, юридическому лицу грозит от 150 000 до 300 000 рублей (часть 1), а за ненадёжное хранение бумажных носителей, повлёкшее неправомерный доступ к данным, от 50 000 до 100 000 рублей (часть 6). Образец положения о персональных данных поможет оформить порядок.

Сроки берут из Перечня Росархива (приказ от 20.12.2019 № 236). Запись «50/75 лет» означает: документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранят 75 лет, после этой даты 50 лет. Отметка «ЭПК» означает, что после срока документы могут быть отобраны на постоянное хранение по решению экспертно-проверочной комиссии. Для личных дел, законченных делопроизводством после этой даты, срок составляет 50 лет.

Не уничтожайте документ раньше срока. Когда срок истёк, выделение дел к уничтожению оформляют актом: такой вид документов предусмотрен Перечнем (статья 170).

В ООО «Ромашка» (г. Москва, 38 человек) 1 сентября 2026 года принята менеджер по продажам Анна Белова. Кадровик Ирина Седова завела дело № 47 и описала его на внутренней описи. После выхода на работу в нём лежат семь документов:

Листы пронумерованы карандашом в правом верхнем углу, на описи указано 11 листов. 5 октября 2026 года Анну перевели на должность старшего менеджера: в дело добавили дополнительное соглашение (2 листа) и копию приказа о переводе (1 лист), Ирина дополнила опись и поставила дату. Подлинники приказов остались в журнале приказов по личному составу. Дело хранится в запирающемся шкафу, ключ у Ирины и у директора, а список лиц с доступом утверждён приказом.