Среднесписочная численность: формула расчёта за месяц, квартал и год, кого включать и где она нужна

В статистике и налоговом учёте путают три показателя.

• Списочная численность это число работников на конкретную дату. В неё входят все, кто работает по трудовому договору один день и дольше, независимо от того, вышли ли они сегодня на работу. Те, кто в отпуске, на больничном, в командировке или в простое, остаются в списке.
• Среднесписочная численность это среднее значение списочной численности за период. Из неё исключают некоторые категории работников, которые остаются в списке.
• Средняя численность в терминах Росстата шире: в форме П-4 она складывается из среднесписочной численности, средней численности внешних совместителей и средней численности исполнителей по договорам ГПХ. Лимит УСН в статье 346.12 НК сформулирован как средняя численность, а порядок её подсчёта отдан Росстату.

Явочная численность, то есть число вышедших на работу в данный день, в этих расчётах не участвует: для ССЧ берут именно списочную.

Все расчёты строятся из одной формулы, которую задаёт пункт 16 Указаний Росстата (приказ от 17.11.2025 № 638).

За месяц

ССЧ за месяц = сумма списочной численности за каждый календарный день ÷ число календарных дней в месяце. Считают все дни с 1 по 28, 29, 30 или 31 число, включая выходные и праздники.

За квартал

ССЧ за квартал = (ССЧ месяц 1 + ССЧ месяц 2 + ССЧ месяц 3) ÷ 3. Так же считают полугодие (делят на 6) и девять месяцев (делят на 9).

За год

ССЧ за год = сумма ССЧ за все 12 месяцев ÷ 12.

Если организация начала работу в середине года, сумму месячных значений за период с начала года делят на число месяцев с января по отчётный месяц. Например, у организации, которая начала работать в марте, месячные значения за март, апрель и май 450, 660 и 690 дают за период с января по май (450 + 660 + 690) ÷ 5 = 360.

Включают работников, которые трудятся по трудовому договору, в том числе временных и сезонных, и собственников организации, которые получают от неё зарплату. Работников в отпуске, на больничном, в командировке и в простое не исключают. Не исключают и тех, кто на испытательном сроке.

Не входят в списочную численность и, значит, в ССЧ (пункт 17 Указаний):

• внешние совместители, принятые из других организаций: их считают отдельно;
• исполнители по договорам ГПХ: тоже отдельно. Штатный работник, который заключил с вами ещё и договор ГПХ, считается один раз, по основному месту;
• собственники, которые не получают от организации зарплату;
• члены кооперативов, у которых нет трудового договора;
• адвокаты и военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы;
• работники, переведённые в другую организацию без сохранения у вас зарплаты, и направленные на работу за границу;
• направленные вами на обучение с отрывом от работы со стипендией за счёт организации и ученики по ученическому договору со стипендией;
• подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до конца срока предупреждения: их исключают с первого дня невыхода.

Остаются в списочной численности, но не входят в ССЧ:

• женщины в отпуске по беременности и родам;
• лица в отпуске по усыновлению со дня рождения ребёнка и в отпуске по уходу за ребёнком, кроме тех, кто работает неполное время или на дому с сохранением права на пособие по государственному социальному страхованию;
• работники, которые учатся и находятся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты, а также поступающие в учебные заведения в отпуске без сохранения зарплаты.

Если женщина в декрете параллельно работает у вас по договору внутреннего совместительства, она включается в ССЧ по этой работе. Сотрудник в учебном отпуске с сохранением зарплаты (полностью или частично) остаётся и в списочной численности, и в ССЧ.

Тех, кто работает неполное время по трудовому договору, по штатному расписанию или переведён на него с письменного согласия, учитывают пропорционально отработанному времени. Исходное время берут из договора или штатного расписания. Целыми единицами считают тех, у кого продолжительность работы сокращена по закону (несовершеннолетние, работающие во вредных условиях, инвалиды I и II групп и ещё несколько категорий), и тех, кого перевели на неполное время по инициативе работодателя.

Порядок такой: сумму человеко-часов за месяц делят на продолжительность рабочего дня (при 40-часовой пятидневке это 8 часов, при шестидневке 6,67 часа), получают человеко-дни, а их делят на число рабочих дней месяца по производственному календарю. Упрощённо: тот, кто работает 4 часа из 8, считается за 0,5 человека каждый рабочий день. Дни болезни, отпуска и неявки учитываются по часам предыдущего рабочего дня без сверхурочных. Внутреннего совместителя считают один раз, по основному месту работы, и не более чем за одного человека. Табель рабочего времени удобно вести в инструменте для табеля рабочего времени, а о том, как оформлять совмещение, подробнее в статье о совместительстве и совмещении.

Правило единое: человек попадает в список с первого дня работы по приказу и выпадает со следующего календарного дня после последнего рабочего. Принятого в четверг 10 числа считают с 10 числа. Уволенного, у которого последний рабочий день пятница, не считают с субботы. Выходные и праздники внутри месяца получают значение последнего рабочего дня.

Принятый и уволенный в том же месяце учитывается за те дни, в которые состоял в списке. Окончательное значение всегда делят на календарные дни месяца, а не на рабочие. Для проверки численности удобно сверять табель и штатное расписание: штатное расписание показывает занятые ставки, но не заменяет учёт по дням.

В сентябре 2026 года в ООО «Ромашка» (г. Москва) 24 человека в списке. Из них Игорь Власов работает по 4 часа в день при 8-часовом дне, а Елена Крылова находится в отпуске по беременности и родам. 10 сентября (четверг) принят менеджер Павел Орлов. Пятница, 25 сентября, последний рабочий день бухгалтера Нины Соколовой. Внешний совместитель Андрей Фомин в расчёт не входит.

Теперь поправки. Игорь работает на 0,5 ставки, то есть за каждый из 30 дней его считают за 0,5 человека, а не за 1: вычитаем 15. Елену в ССЧ не включаем: вычитаем 30. Получается 736 − 15 − 30 = 691. ССЧ за сентябрь = 691 ÷ 30 = 23,03.

Допустим, за июль ССЧ равна 22,40, а за август 22,90. Тогда за III квартал (22,40 + 22,90 + 23,03) ÷ 3 = 22,78.

Годовое значение считают так же. Если по месяцам 2025 года были 21, 21, 22, 22, 22, 23, 23, 24, 24, 24, 25 и 25 человек, то сумма 276, и ССЧ за год = 276 ÷ 12 = 23.

• Расчёт по страховым взносам (РСВ). Согласно пункту 3 статьи 80 НК, сведения о ССЧ представляют в налоговый орган в составе расчёта по страховым взносам. Если за расчётный период выплаты начислены больше чем 10 физическим лицам, расчёт подают только электронно, с усиленной квалифицированной подписью (пункт 10 статьи 431 НК). Срок подачи: не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом.
• Другие налоговые декларации. По пункту 3 статьи 80 НК декларацию в электронном виде подают, если ССЧ за предыдущий календарный год больше 100 человек.
• Упрощённая система налогообложения. По подпункту 15 пункта 3 статьи 346.12 НК не вправе применять УСН организации и предприниматели, у которых средняя численность работников за налоговый (отчётный) период превышает 130 человек. В статье стоит именно «средняя численность», а не «среднесписочная», и порядок её определения устанавливает Росстат. По Указаниям к форме П-4 (пункт 16) средняя численность включает среднесписочную численность, среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность исполнителей по договорам ГПХ, поэтому для этого предела считайте все три части.
• Реестр малого и среднего предпринимательства. Статья 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ определяет категории по среднесписочной численности за предыдущий календарный год: микропредприятия до 15 человек, малые до 100, средние от 101 до 250. Категория меняется, если лимит превышен или не достигнут три календарных года подряд.
• Статистика. Показатели ССЧ входят в форму П-4 по Указаниям Росстата.

Для электронной сдачи ЕФС-1 порог другой: больше десяти застрахованных лиц, включая исполнителей по ГПХ. Об этом в статье про форму ЕФС-1.