ЕФС-1: кто сдаёт, в какие сроки и какие штрафы за ошибки в 2026 году

Форму утвердил приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированный в Минюсте 18.12.2025. Электронные форматы определены отдельным приказом № 1463 от того же числа. Оба приказа действуют с 30 декабря 2025 года и заменили прежние документы от 17.11.2023. Приказ № 1462 действует в редакции от 15.04.2026.

В большинстве небольших компаний подают 1.1 по событиям, раздел 2 раз в квартал и, если были подходящие периоды, 1.2 раз в год.

Сдают страхователи: организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают вознаграждения физическим лицам. В сведения включают и исполнителей по договорам ГПХ. Работодатели на автоматизированной упрощённой системе налогообложения (АУСН) освобождены от сведений о начисленных взносах на травматизм (пункт 1.6 статьи 24 закона 125-ФЗ), а сведения о доходах работников в налоговую не подают сами. Кадровые сведения подраздела 1.1 и сведения о стаже они подают по общим правилам.

Заказчик, который заключил договор подряда или другой договор ГПХ с физическим лицом, тоже подаёт форму: заключение и прекращение такого договора отражают в подразделе 1.1.

Сроки установлены статьёй 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и статьёй 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ изменил пункты 2 и 6 статьи 11 (эти поправки действуют с 1 сентября 2026 года): теперь в сведения по договору ГПХ входит и отметка о том, предусмотрено ли в нём условие об уплате взносов на травматизм. Срок по ГПХ остаётся прежним: следующий рабочий день.

Когда последний день срока приходится на выходной, он переносится на ближайший рабочий день (статья 193 ГК РФ). Так СФР поступил с годовым сроком за 2025 год: вместо 25 января 2026 года (воскресенье) назвал 26 января.

Согласно статье 8 закона № 27-ФЗ, сведения можно подавать на бумаге или электронно, но если у работодателя в отчётном периоде больше десяти застрахованных лиц, включая исполнителей по ГПХ, форму подают только в электронном виде, с усиленной квалифицированной электронной подписью. Организация с десятью лицами и меньше вправе подавать и электронно, и на бумаге.

При электронной подаче СФР присылает подтверждение о получении. Представитель юридического лица действует по доверенности, в том числе по электронной, подписанной усиленной квалифицированной подписью. Копии поданных сведений работодатель хранит по правилам учёта документов и отчётности.

Нарушение порядка электронной подачи штрафуется отдельно: статья 17 закона № 27-ФЗ называет за это 1 000 рублей.

В подразделе 1.1 для приёма, перевода, увольнения, приостановления, возобновления и начала договора ГПХ заполняют графу «Код выполняемой функции». Код берут из Общероссийского классификатора занятий (ОК 010-2014): он должен соответствовать должности или профессии и виду работы на рабочем месте. Название должности берите из штатного расписания.

При приёме или переводе на неполное рабочее время к коду добавляют НЕПД (неполный рабочий день) или НЕПН (неполная рабочая неделя), при отмене режима признак не указывают. Для договора ГПХ указывают буквенный код вида договора, например ДГПХ или ДГПХФЛНС (если по договору нужно платить взносы на травматизм). Признаков ДИСТ и НДОМ в действующем порядке нет. Подобрать код по должности можно в инструменте для кода ОКЗ, а перед приёмом полезно свериться со штатным расписанием и приказом о приёме.

• Введён код статуса «МДИГ» для иностранных граждан, которые подлежат страхованию по международным договорам. Граждане России по-прежнему «ГРФ».
• В подразделе 1.2 больше нет типа сведений «Назначение выплат по ОСС».
• Графы об индивидуальном номере рабочего места и классе условий труда заполняют, если по итогам специальной оценки присвоен вредный или опасный класс.
• Для командировок в зону радиоактивного загрязнения в подразделе 1.2 появился код «ЧАЭСКОМ».
• При приёме или переводе на неполное рабочее время можно указать несколько буквенных признаков.
• Отменена обязанность подавать подраздел 1.1 при приёме или переводе на дистанционную работу или работу на дому (коды ДИСТ и НДОМ). Приём сотрудника, который сразу работает удалённо, подают как обычный приём.

Если вы всё ещё пользуетесь старым шаблоном в бухгалтерской программе, обновите его до выпуска, соответствующего приказам № 1462 и № 1463.

Ответственность установлена тремя нормами.

• Статья 17 закона № 27-ФЗ. За несвоевременные, неполные или недостоверные сведения о стаже и по договорам ГПХ финансовая санкция составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо. За сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 по работникам) эта санкция не применяется, за них отвечает должностное лицо по КоАП.
• Статья 15.33.2 КоАП. Должностное лицо за просрочку или искажение сведений штрафуют на сумму от 300 до 500 рублей. Если нарушены сведения о трудовой деятельности, штраф можно заменить предупреждением (часть 2 статьи). Эта статья не применяется к индивидуальным предпринимателям без юридического лица.
• Статья 26.30 закона № 125-ФЗ. За просрочку сведений о начисленных взносах на травматизм штраф составляет 5 процентов от суммы взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчётного периода, за каждый полный или неполный месяц просрочки. Предел: 30 процентов этой суммы, минимум 1 000 рублей.

Санкции по статье 17 не применяют, если исправленные сведения поданы в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления фонда или если вы сами исправили ошибку до того, как её нашёл СФР. Привлечь к ответственности по статье 17 нельзя, если со дня, когда фонд узнал или должен был узнать о нарушении, до решения прошло три года.

В ООО «Ромашка» (г. Москва) работают 18 человек, и ещё два дизайнера оформлены по договорам ГПХ. Застрахованных лиц двадцать, больше десяти, поэтому форму подают только электронно с подписью директора.

• 12 октября принят менеджер Алексей Орлов. Приказ в понедельник, значит, подраздел 1.1 с событием «ПРИЕМ» уходит не позднее вторника, 13 октября. Код функции берут по штатному расписанию.
• 14 октября заключат договор ГПХ с дизайнером Дмитрием Козловым. Подраздел 1.1 по договору подают не позднее 15 октября.
• 19 октября менеджера Анну Белову переведут на новую должность. Сведения о переводе подают до 25 ноября.
• Взносы на травматизм за девять месяцев нужно сдать до 25 октября, но это воскресенье, поэтому срок переносится на понедельник, 26 октября. Если взносы за последние три месяца составили 18 000 рублей и сведения подали с опозданием на несколько дней, по формуле выходит 5 процентов от 18 000, то есть 900 рублей за один месяц просрочки. Минимум по статье 1 000 рублей, поэтому штраф составит 1 000 рублей.
• Годовой стаж за 2026 год сдают до 25 января 2027 года, это понедельник.