Положение о командировках: образец и как составить

Статья 166 ТК РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Статья 167 гарантирует работнику в командировке сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой. Статья 168 перечисляет, что возмещает работодатель: расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведённые с разрешения или ведома работодателя.

Кто и в каком размере платит, Кодекс для частных работодателей отдельно не называет: порядок и размеры возмещения у работодателей, которые не являются государственными или муниципальными, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (статья 168, часть четвёртая), если иное не предусмотрено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами. Отсюда следует практический вывод: без положения или раздела в коллективном договоре вам не на что сослаться, когда работник спросит, почему ему не оплатили гостиницу дороже определённой суммы.

С 1 сентября 2025 года действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2025 года № 501. Оно заменило постановление от 13 октября 2008 года № 749, которое утратило силу. Срок действия нового положения установлен до 1 сентября 2031 года. Положение распространяется на командировки по России и за границу.

Статья 166 ТК РФ отсылает к порядку, определяемому Правительством. Поэтому в ссылках на нормативную базу нужно писать № 501, а не № 749. Если в вашем действующем положении о командировках ещё указан номер 749, замените его.

Что важно из нового положения для вашего акта:

• командировка оформляется письменным решением работодателя (пункт 3);
• срок определяет работодатель исходя из объёма и сложности поручения; день выезда и день приезда считаются по правилам пункта 4;
• за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни по графику, включая дни в пути (пункт 7);
• аванс выдаётся на проезд, жильё и суточные (пункт 8);
• суточные платятся за каждый день командировки, включая выходные, праздничные дни и дни в пути, а когда работник может ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются, решение принимает руководитель (пункт 9);
• отчёт сдаётся в течение 3 рабочих дней после возвращения (пункт 23).

Единого бланка командировочного удостоверения закон не требует: Положение № 501 (пункт 3) говорит только о письменном решении работодателя. Что в нём указать и нужно ли служебное задание, Положение не устанавливает, это решаете вы. Форму приказа выберите сами и закрепите её в положении. В образце это приказ генерального директора с приложением служебного задания, который готовится на основании служебной записки руководителя подразделения.

Срок командировки определяет работодатель. День выезда это дата отправления транспортного средства от места постоянной работы, день приезда дата прибытия обратно. Если отправление до 24 часов включительно, днём выезда считаются текущие сутки. Время в пути до станции или аэропорта за городом входит в срок командировки (пункт 4 Положения № 501).

Особое правило есть для работников-инвалидов: направлять их можно только с письменного согласия, если командировка не запрещена им по медицинскому заключению, и они должны быть письменно ознакомлены с правом отказаться (статья 167, часть вторая). Оформите согласие отдельным документом.

Расходы на проезд, жильё и суточные возмещаются по правилам, которые вы установите положением. Положение № 501 добавляет общие требования: проезд включает проезд до станции или аэропорта за чертой населённого пункта, плату за оформление билетов и постельное бельё; аванс выдаётся на проезд, жильё и суточные; когда работник остаётся на ночь после работы по согласованию с руководителем, жильё возмещается по документам.

В образце лимиты на жильё (6 000 рублей в сутки в Москве и Санкт-Петербурге, 4 500 в других городах) и класс билетов условные: установите свои. Это решение работодателя. Но помните: если установленные вами пределы слишком низкие, работник может заплатить разницу из своего кармана, и тогда возникнет спор. Закон разрешает возместить расходы, которые работник понёс с вашего разрешения или ведома, поэтому лимит можно превысить письменным разрешением в приказе.

Подтверждать расходы нужно документами. Если у работника нет проездных документов, фактический срок подтверждают документами по найму жилья, а если и их нет, служебной запиской и (или) документом принимающей стороны (пункт 6 Положения № 501).

Размер суточных для частной компании вы устанавливаете сами (статья 168, часть четвёртая). Налоговый кодекс не ограничивает ваше право платить больше, он определяет, с какой суммы начислять налоги.

Согласно пункту 1 статьи 217 НК РФ при оплате работодателем расходов на служебную командировку не облагаются НДФЛ суточные в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2 500 рублей за каждый день командировки за пределами России. Для страховых взносов пункт 2 статьи 422 НК РФ освобождает суточные в размере, не превышающем размера, который предусмотрен пунктом 1 статьи 217. Значит, суточные сверх этих сумм являются доходом работника, и с них нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Для отдельных категорий (работники, чья работа проходит в пути или в полевых условиях, вахта) в этой же статье 217 предусмотрены свои пределы, в частности для заграничных дней 3 500 рублей.

В образце суточные по России равны 700 рублей, за границей предел 2 500 рублей. Если вы хотите платить больше, увеличьте цифру в положении, но заложите НДФЛ и взносы.

Положение № 501 применяется и к загранкомандировкам. Суточные при них выплачиваются в иностранной валюте. Выплаты и возвраты неизрасходованного аванса в валюте проводятся по правилам закона о валютном регулировании. Если работник уехал за границу и вернулся в тот же день, ему платят 50 процентов от нормы суточных, в валюте (пункт 17). Работодатель возмещает также расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, оформление обязательной медицинской страховки и иные обязательные платежи и сборы (пункт 20).

Если вы отправляете людей за границу редко, не пишите в положении отдельную таблицу по странам: достаточно указать, что размер валютных суточных и лимиты фиксируются в приказе о командировке, а налоговый предел 2 500 рублей в день вы учитываете при расчёте.

За работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни по графику, включая время в пути и вынужденную остановку (пункт 7 Положения № 501). Для совместителя средний заработок сохраняется у работодателя, который его направил. Оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни производится по Трудовому кодексу (пункт 5).

Если работник заболел в командировке, ему возмещаются расходы на жильё (кроме стационарного лечения) и платятся суточные, пока он не может приступить к работе или вернуться, а пособие выплачивается по общим правилам.

Отчёт: в течение трёх рабочих дней после возвращения работник сдаёт авансовый отчёт и производит окончательный расчёт по авансу. К отчёту прилагаются документы по жилью, проезду и другим расходам (пункт 23). Если работник ездил на личной или служебной машине, фактический срок он подтверждает служебной запиской и документами, например путевым листом, чеками и счетами (пункт 6).

• В положении указано постановление № 749. Оно утратило силу с 1 сентября 2025 года, действует № 501.
• Нет письменного решения. Работника отправили устным распоряжением или сообщением в мессенджере. Положение № 501 требует письменного решения работодателя.
• Суточные выплатили при ежедневном возвращении домой. Если работник мог ездить домой каждый день, суточные не положены, решает руководитель с учётом условий (пункт 9).
• Не приложили документы к отчёту. Расходы без подтверждающих документов возместить нельзя.
• Суточные выше предела без налогов. С суммы сверх 700 или 2 500 рублей в день нужно удержать НДФЛ и начислить взносы.
• Считают день выезда не по правилам. Отправление до 24 часов включительно относится к текущим суткам, после 24 часов к следующим.
• Отправили инвалида без согласия. Нужно его письменное согласие и медицинское заключение, что поездка ему не запрещена.
• Разъездную работу оформили как командировки. Служебные поездки таких работников командировками не считаются: расходы по ним возмещаются по статье 168.1 ТК РФ, а размеры и порядок устанавливает коллективный договор, локальный акт или трудовой договор.