Командировочные расходы: что возмещать, как платить суточные и оформлять отчёт

Статья 168 Трудового кодекса называет четыре группы расходов. Работнику, направленному в командировку, работодатель возмещает:

• расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также между населёнными пунктами, если работник едет в несколько организаций; сюда же входит дорога до вокзала или аэропорта, если они за чертой города;
• расходы на наём жилого помещения, включая бронирование (если жильё не предоставили бесплатно);
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства, то есть суточные;
• другие расходы, которые работник произвёл с разрешения или ведома работодателя.

Для поездок за границу Положение добавляет расходы на загранпаспорт, визу, консульские и аэродромные сборы, обязательную медицинскую страховку и иные обязательные платежи. Если в командировке работник заболел, наём жилья возмещается, а суточные идут весь период, пока он не может приступить к поручению или вернуться, кроме времени стационарного лечения.

Как оформить саму поездку, разобрано в статье про командировку. Здесь речь о деньгах.

Трудовой кодекс не ограничивает размер суточных: в коммерческой компании его определяет локальный акт или коллективный договор. Налоги зависят от суммы за день:

Пределы названы в пункте 1 статьи 217 Налогового кодекса: суточные не включаются в доход, но не более 700 рублей за каждый день командировки по России и не более 2 500 рублей за каждый день за границей. Эти суммы не менялись, в редакции кодекса от 04.08.2026 они прежние. Для страховых взносов пункт 2 статьи 422 отсылает к суточным, предусмотренным пунктом 1 статьи 217, то есть к тем же пределам. Считают лимит за каждый день нахождения в командировке, в том числе в выходной и в пути. Если работодатель платит 1 000 рублей в день, то необлагаемыми останутся 700, а 300 рублей в день войдут в доход работника.

Для расчёта удержания можно воспользоваться калькулятором НДФЛ. Фактически произведённые и документально подтверждённые расходы на проезд, наём жилья, связь, визы и другие названные в пункте 1 статьи 217 цели налогом не облагаются. Если документов на жильё нет, освобождение действует только в пределах тех же 700 или 2 500 рублей за каждый день.

Для работников с разъездным характером работы, полевыми и экспедиционными работами и для надбавки за вахтовый метод пункт 1 статьи 217 даёт отдельные лимиты. Это не командировки, а служебные поездки по статье 168.1 Трудового кодекса, им нужен свой локальный акт.

При направлении в командировку работнику выдаётся денежный аванс на проезд, наём жилья и суточные (пункт 8 Положения № 501). По возвращении работник обязан в течение 3 рабочих дней представить авансовый отчёт и окончательно рассчитаться по авансу (пункт 23 Положения). К отчёту прилагаются документы о найме жилья, фактических расходах на проезд (включая оформление проездных документов и постельные принадлежности в поезде) и об иных расходах.

На первый взгляд это правило расходится с Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Его пункт 6.3 (абзац в редакции Указания от 05.10.2020 № 5587-У) говорит, что подотчётное лицо предъявляет авансовый отчёт в срок, установленный руководителем, а проверка, утверждение и окончательный расчёт идут в срок, который также задаёт руководитель. Но Указание регулирует кассовые операции в целом, а Положение № 501 говорит именно о командировках. Для командировки правило такое: отчёт сдают не позже 3 рабочих дней после возвращения, и в локальном акте срок для командировок не должен быть длиннее. Срок выдачи денег под отчёт Указание не ограничивает: распорядительный документ указывает срок, на который выдаются деньги.

Если работник не вернул остаток аванса, удержать его из заработной платы можно по статье 137 Трудового кодекса: она допускает удержание неизрасходованного и своевременно не возвращённого аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Решение об удержании принимают не позднее одного месяца со дня окончания срока возврата аванса и только если работник не оспаривает основания и размер удержания. По статье 138 общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20 процентов. Срок и порядок возврата лучше прописать в положении о командировках и ознакомить с ним работника под подпись.

Минимальный набор: приказ или распоряжение о командировке, авансовый отчёт и документы по каждой статье расходов.

• Проезд: билеты, посадочные талоны, электронные маршрут-квитанции.
• Жильё: договор, кассовый чек или документ на бланке строгой отчётности. Если жильё снимали у частного лица, нужен договор найма.
• Суточные: отдельных чеков не требуется. Достаточно приказа и документов, из которых видны даты поездки.
• Иные расходы: Положение разрешает возмещать их при наличии подтверждающих документов.

Если нет ни проездных документов, ни документов о найме жилья, срок подтверждают служебная записка и (или) документ с подтверждением принимающей стороны о сроке прибытия и убытия (пункт 6 Положения). Приказ оформляйте по образцу, а все правила выплат соберите в одном положении о командировках.

По пункту 9 Положения суточные не выплачиваются, если из места командирования с учётом транспортного сообщения и характера работы работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой. Решение принимает руководитель с учётом расстояния, условий сообщения, характера задания и необходимости отдыха. Значит, при однодневной поездке, из которой человек возвращается домой, вы возмещаете проезд и подтверждённые иные расходы, а суточные не платите.

Многие работодатели всё же платят фиксированную сумму за день поездки или компенсируют обеды. Трудовой кодекс этого не запрещает, но налоговая норма освобождает суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством (пункт 1 статьи 217 НК РФ), а проезд, найм жилья и ряд других расходов только при документальном подтверждении. Питание в этом перечне прямо не названо. Поэтому фиксированную сумму вместо суточных налоговая служба может признать доходом работника, с которого нужны НДФЛ и взносы. Безопаснее возмещать подтверждённые расходы, а любую иную выплату заранее прописать в локальном акте и обсудить с бухгалтером.

Если работник уезжает за границу и возвращается в Россию в тот же день, суточные в валюте платят в размере 50 процентов нормы (пункт 17 Положения).

В налоговом учёте компании расходы на командировки входят в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса). Перечень в подпункте 12 такой: проезд работника к месту командировки и обратно; наём жилого помещения, включая дополнительные услуги гостиниц (кроме баров, ресторанов, обслуживания в номере и рекреационно-оздоровительных объектов); суточные или полевое довольствие; оформление виз, паспортов, ваучеров, приглашений; консульские, аэродромные и аналогичные сборы.

Условия те же, что для любых расходов: они должны быть экономически оправданы и подтверждены документами. На практике это значит три вещи. Поездка должна быть связана с деятельностью компании, и приказ с целью командировки нужен именно для этого. Для суточных подпункт 12 предела не называет, поэтому в расходы они идут в размере, установленном вашим локальным актом, а лимиты 700 и 2 500 рублей работают только для НДФЛ и взносов. Расходы без подтверждающих документов проверяющий вправе не принять.

Главный инженер ООО «Ромашка» (г. Москва) Пётр Власов едет в Нижний Новгород на пуско-наладку со вторника 10 ноября по четверг 12 ноября 2026 года. По положению компании суточные составляют 1 000 рублей за день. Билеты на поезд туда и обратно стоят 6 400 рублей, две ночи в гостинице по 4 200 рублей дают 8 400 рублей. Бухгалтер выдаёт аванс 18 000 рублей.

• Суточные: 3 дня по 1 000, итого 3 000 рублей.
• Необлагаемая часть: 3 дня по 700, итого 2 100 рублей.
• С 900 рублей (разница) удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.
• Всего расходов: 3 000 плюс 6 400 плюс 8 400, итого 17 800 рублей.

Через два рабочих дня Пётр сдаёт авансовый отчёт со всеми билетами, счётом и чеками. Остаток 200 рублей он возвращает в кассу. В налоговом учёте компании в расходы идут все 17 800 рублей: суточные по локальному акту, проезд и гостиница по документам.