Локальные нормативные акты: какие обязательны, как принять и ознакомить работников

Статья 8 Трудового кодекса даёт работодателю право принимать локальные нормативные акты, которые содержат нормы трудового права, в пределах его компетенции. Работодатель при этом связан Трудовым кодексом, другими законами и актами с трудовыми нормами, коллективным договором и соглашениями. Правило относится ко всем работодателям, кроме физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Закон ставит два предела. Первый: любое условие акта, которое ухудшает положение работников по сравнению с законом, коллективным договором или соглашениями, не применяется. Второй: акт, принятый без соблюдения порядка учёта мнения представительного органа работников по статье 372 ТК, тоже не применяется. В обоих случаях действуют законы и коллективный договор.

Ошибка в акте не только может повлечь штраф, но и лишает спорное положение силы: в таком случае применяются закон и коллективный договор, даже если работник расписался в ознакомлении.

Единого списка «обязательных ЛНА» в статье 8 нет. Но в разных статьях ТК и других законов набирается минимум, который работодатель обязан иметь или без которого нельзя выполнить требования закона.

Оговорка про оплату труда: статья 135 говорит, что системы оплаты труда устанавливаются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, а зарплата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующей у работодателя системой оплаты. Положение об оплате труда она прямо не требует, но без него систему оплаты негде зафиксировать, кроме каждого трудового договора. Образцы найдёте здесь: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных.

Статья 18.1 закона № 152-ФЗ обязывает оператора персональных данных издать документ с политикой обработки и локальные акты по этим вопросам, назначить ответственного (для юридических лиц) и опубликовать политику. Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) вправе запросить эти документы. Статья 214 ТК требует создания системы управления охраной труда и принятия локальных актов по охране труда с учётом мнения выборного органа работников. Примерное положение о системе управления охраной труда утверждено приказом Минтруда от 29.10.2021 № 776н.

Некоторые документы нужны только тогда, когда у вас есть соответствующая ситуация.

• График сменности. Нужен при сменной работе. Статья 103 ТК требует учитывать мнение представительного органа работников и доводить график до сведения работников не позднее чем за месяц до введения.
• Положение о командировках. Статья 168 ТК говорит, что порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если нет иного федерального правила. Пример: положение о командировках.
• Положение о премировании. Нужно, если вы платите премии не по трудовому договору, а по системе. Статья 135 ТК позволяет работодателю самому определить виды, размеры, сроки и основания премий.

Статья 309.2 ТК позволяет работодателям, которые относятся к микропредприятиям, полностью или частично отказаться от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Среди примеров закон называет правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и график сменности. Исключение одно: если вам понадобится временно перевести работников на дистанционную работу по статье 312.9 ТК, локальный акт об этом принимают в любом случае.

Условие простое: то, что должен был урегулировать акт, нужно вписать в трудовые договоры. Заключать их надо по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858. Типовая форма рассчитана на микропредприятия и некоммерческие организации; те и другие вправе отказаться от актов.

Микропредприятие по закону о развитии малого и среднего предпринимательства это организация со среднесписочной численностью до 15 человек (и в пределах лимита дохода). Как считать этот показатель, объясняет статья о среднесписочной численности. Статья 309.2 говорит только о локальных актах с нормами трудового права: документы о персональных данных требует отдельный закон № 152-ФЗ, поэтому проверяйте их отдельно.

Статья 372 применяется, когда Трудовой кодекс, другой закон, коллективный договор или соглашение требуют учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. Порядок такой.

1. До принятия решения работодатель направляет проект акта и его обоснование в профсоюз, который представляет интересы всех или большинства работников.
2. Профсоюз в течение пяти рабочих дней присылает письменное мотивированное мнение.
3. Если мнение не содержит согласия или есть предложения, работодатель принимает их или в течение трёх дней проводит дополнительные консультации.
4. Разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель вправе принять акт.
5. Профсоюз может обжаловать акт в государственной инспекции труда или в суде либо начать коллективный трудовой спор. При жалобе инспекция рассматривает её в течение месяца и при нарушении выдаёт обязательное предписание об отмене акта.

В статье 190 ТК прямо сказано, что правила внутреннего трудового распорядка утверждаются с учётом мнения представительного органа работников и обычно прилагаются к коллективному договору. График отпусков по статье 123 ТК тоже утверждается с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если у вас нет профсоюза, который представляет работников, проводить эту процедуру не с кем.

Обязанность ознакомить работников записана в двух местах. Статья 22 ТК требует знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными актами, которые прямо связаны с их работой. Часть 3 статьи 68 ТК требует сделать это при приёме, до подписания трудового договора: новичок расписывается в ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка, с актами по его работе и с коллективным договором. Пункт 8 статьи 86 ТК отдельно требует ознакомить под подпись с документами о порядке обработки персональных данных и правах работников в этой сфере. График отпусков по статье 123 ТК обязателен и для работодателя, и для работника, а о времени начала отпуска работника извещают под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

На практике удобнее всего завести лист ознакомления к каждому акту и приложить его к личному делу нового сотрудника.

Сроки хранения определяет Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для основных актов они такие:

«Постоянно» в Перечне означает передачу в государственный или муниципальный архив. Организация, которая дела в архив не сдаёт, хранит такие документы не менее 10 лет. Сроки для остальных актов смотрите в самом Перечне.

Нарушения трудового законодательства наказывают по статье 5.27 КоАП. По части 1 назначают предупреждение или штраф: должностным лицам от 1 000 до 5 000 рублей, индивидуальным предпринимателям от 1 000 до 5 000 рублей, юридическим лицам от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение по части 2 штраф выше: должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, индивидуальным предпринимателям от 10 000 до 20 000 рублей, юридическим лицам от 50 000 до 70 000 рублей.

Помимо штрафа, последствия есть и в трудовых спорах: положение, которое ухудшает права работника или принято без нужной процедуры, суд и инспекция не применяют. Если уволили или наказали человека по акту, с которым его не ознакомили под подпись, взыскание или увольнение легко оспорить.

В ООО «Ромашка» (г. Москва) 18 сотрудников. Это больше 15 человек, значит, компания не микропредприятие и от актов отказаться не может. Директор Сергей Иванов поручил кадровику Ольге Новиковой собрать комплект.

• Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и положение о премировании утверждены приказом от 5 октября. Профсоюза нет, поэтому учёт мнения не проводили.
• Положение о персональных данных и политику обработки Ольга опубликовала на сайте. Работники расписались в листе ознакомления.
• График отпусков на 2027 год Ольга планирует утвердить приказом до 18 декабря: это последний день, за две недели до 1 января.
• Новый менеджер Алексей Орлов 12 октября перед подписанием договора расписался в листе ознакомления с правилами, положением об оплате и должностной инструкцией.

Соседний магазин ИП Игоря Петрова (9 сотрудников) относится к микропредприятиям и принял решение вместо правил и положений включить условия в трудовые договоры по типовой форме.