Командировка: как оформить, оплатить и какие нужны документы в 2026 году

Командировка это поездка работника по письменному решению работодателя для выполнения в определённый срок служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса, пункт 3 Положения). Направляют только тех, кто состоит с вами в трудовых отношениях, то есть исполнителей по договорам подряда или услуг так отправить нельзя. Поездка в обособленное подразделение организации (представительство, филиал), которое находится вне места постоянной работы, тоже командировка.

Командировкой не считаются поездки работников, чья постоянная работа проходит в пути или носит разъездной характер: водителей, курьеров, торговых агентов с маршрутом. Расходы на такие поездки возмещаются по статье 168.1 Трудового кодекса, а не по правилам о командировках.

Работодатель сам решает, кого и когда отправить, а работник отказаться не вправе, кроме случаев, когда закон даёт такое право (об этом ниже). Основа правил в статьях 166–168 Трудового кодекса, детали в Положении № 501. Оно действует с 1 сентября 2025 года до 1 сентября 2031 года и заменило постановление Правительства от 13.10.2008 № 749, поэтому ссылки на старый номер в ваших локальных актах стоит поправить.

Закон делит работников на несколько групп.

• Нельзя вовсе: беременные женщины (статья 259) и работники младше 18 лет (статья 268). Для несовершеннолетних исключение есть только у творческих работников СМИ, кино, театров, цирков и иных лиц из перечней, которые утверждает Правительство. Закон от 07.04.2025 № 63-ФЗ, действующий с 1 сентября 2025 года, изменил статью 268 в другой части: он разрешил привлекать подростков 14–18 лет к работе в выходные и праздники в период летних каникул по направлению службы занятости или в составе студенческих отрядов из госреестра. На запрет командировок это не влияет.
• Ученики: пока действует ученический договор, их нельзя направлять в командировки, не связанные с ученичеством (статья 203).
• Только с письменного согласия и если нет медицинского запрета: женщины с детьми до трёх лет, работники с детьми-инвалидами, те, кто ухаживает за больным членом семьи по медицинскому заключению, матери и отцы, воспитывающие без супруга детей до 14 лет, опекуны таких детей, родитель ребёнка до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом, призван по мобилизации, служит в Росгвардии по мобилизации или заключил контракт о военной службе либо о добровольном содействии в период мобилизации, военного положения или войны, а также работники с тремя и более детьми до 18 лет, пока младшему нет 14 лет (статья 259).
• Инвалиды: направление допустимо только с их письменного согласия и если это не запрещено медицинским заключением (статья 167).

Отцов, воспитывающих детей без матери, и опекунов (попечителей) несовершеннолетних статья 264 приравнивает к женщинам в части гарантий, связанных с материнством, в том числе при направлении в командировки. Всех, кому нужно согласие, закон требует письменно ознакомить с правом отказаться. Сделайте это до приказа, под подпись, и подшейте лист ознакомления к документам: без подписи вы не докажете, что работник знал о своём праве.

Минимальный комплект небольшой. Основание поездки это письменное решение работодателя, на практике приказ в свободной форме или по образцу приказа о командировке. Служебное задание и командировочное удостоверение в Положении не названы, так что в локальном акте вы вправе оставить их как внутреннюю практику, но обязанности по Положению нет.

Остальные документы нужны для подтверждения срока и расходов:

• проездные документы (билеты, посадочные талоны), а при поездке на служебной, своей или чужой машине (по доверенности) служебная записка о сроке с путевым листом, чеками или билетами;
• документы о найме жилья: договор, кассовый чек или бланк строгой отчётности гостиницы;
• авансовый отчёт с чеками и квитанциями;
• табель, где проставлены дни командировки.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов о найме жилья, срок подтверждают служебная записка и (или) документ с подтверждением принимающей стороны о сроке прибытия и убытия. Порядок возмещения расходов, размеры суточных и перечень документов закрепите в положении о командировках: для коммерческих компаний статья 168 отдаёт эти вопросы коллективному договору или локальному акту.

За время командировки за работником сохраняются место работы и средний заработок (статья 167). Средний заработок платят за дни, которые работник должен был отработать по графику своей организации, включая дни в пути и вынужденной остановки. Рассчитывают его по Положению об особенностях исчисления средней заработной платы, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540: берут начисленную зарплату за 12 календарных месяцев перед поездкой, делят на фактически отработанные дни и умножают на дни командировки по графику. Быстро посчитать можно в калькуляторе среднего заработка.

Отдельно возмещаются расходы по статье 168: проезд туда и обратно (включая дорогу до вокзала или аэропорта за городом), наём жилья, суточные и другие расходы, которые работник понёс с разрешения или ведома работодателя. Размер суточных коммерческая организация устанавливает сама. Подробности налогов и отчёта разобраны в статье про командировочные расходы.

Суточные платят за каждый календарный день командировки, в том числе за выходные, праздники и дни в пути. Исключение одно: если работник каждый день возвращается домой, суточные не выплачивают (пункт 9 Положения). Поэтому в расчёте у работника два потока денег: средний заработок за рабочие дни и суточные за все.

Суточные платят за выходные и праздники в командировке в любом случае (пункт 9 Положения). Оплата самой работы зависит от того, работал ли человек. Пункт 5 Положения отсылает к трудовому законодательству: если работника привлекли к работе в выходной или нерабочий праздничный день, её оплачивают по статье 153 Трудового кодекса. Например, в субботу он участвовал в выставке. Такая работа оплачивается не менее чем в двойном размере: работнику на окладе доплачивают сверх оклада не меньше одинарной дневной ставки, если работа укладывается в месячную норму, и не меньше двойной, если выходит за неё. Повышенная оплата идёт за часы, фактически отработанные в выходной. Вместо этого работник по своему желанию может взять другой день отдыха, тогда работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается.

Средний заработок за время командировки сохраняется за дни, которые работник должен был отработать по графику (пункт 7 Положения). Если день в пути пришёлся на выходной по графику, средний заработок за него не начисляется, а суточные за него платят. Положение не называет работой сам выезд или возвращение в выходной, а явка на работу в день выезда и в день приезда решается по договорённости с работодателем (пункт 4). Чтобы не получить спор, заранее запланируйте выезд на рабочий день или закрепите в положении о командировках, что за выезд в выходной по вашему распоряжению предоставляется другой день отдыха.

Однодневная командировка это обычная командировка на срок в один день: письменное решение работодателя, проезд, подтверждение срока и авансовый отчёт остаются. Отличие в суточных. По пункту 9 Положения суточные не выплачиваются, если из места командирования с учётом транспортного сообщения и характера работы работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение в каждом случае принимает руководитель с учётом расстояния, условий транспортного сообщения, характера задания и необходимости создать работнику условия для отдыха.

Проезд и другие подтверждённые расходы возмещаются. Если работник по согласованию с руководителем остаётся в месте командирования после рабочего дня, расходы на жильё при наличии документов ему возмещают.

Если работник уезжает в другую страну и возвращается в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы (пункт 17 Положения). Как облагаются налогами и взносами любые выплаты при поездках без ночёвки, разобрано в статье про командировочные расходы.

Менеджер по продажам ООО «Ромашка» (г. Москва) Ирина Соколова едет в Казань к клиенту с понедельника 19 октября до четверга 22 октября 2026 года. Генеральный директор подписывает приказ за три дня до выезда. Ирина не относится к льготным категориям, но на всякий случай подписывает лист ознакомления.

• Билеты Москва, Казань и обратно: 11 800 рублей.
• Гостиница на 3 ночи: 13 500 рублей по счёту.
• Суточные по положению компании: 700 рублей за 4 дня, итого 2 800 рублей.
• Аванс 28 000 рублей, выданный до выезда.

Расходы по документам составили 11 800 плюс 13 500 плюс 2 800, то есть 28 100 рублей. Через два рабочих дня после возвращения Ирина сдаёт авансовый отчёт, бухгалтер доплачивает 100 рублей. Средний заработок считают отдельно: пусть за предыдущие 12 месяцев Ирине начислили 960 000 рублей за 240 отработанных дней, тогда средний дневной заработок 4 000 рублей, а за четыре рабочих дня командировки (19–22 октября) выходит 16 000 рублей.