Приказ о предоставлении отпуска: образец и как оформить

Статьи 114, 115, 122 и 123 Трудового кодекса не задают форму приказа об отпуске. Раньше применялась унифицированная форма Т-6 (на одного работника) или Т-6а (на нескольких), утверждённая постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года такие формы не обязательны (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Часть 4 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» говорит, что формы первичных учётных документов определяет руководитель организации.

Поэтому у вас два варианта: оставить Т-6 или составить приказ в свободной форме с теми же сведениями. В форме Т-6 это фамилия, имя, отчество, табельный номер, структурное подразделение, должность, период работы (рабочий год), вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный, учебный, без сохранения заработной платы), количество календарных дней, даты начала и окончания, подпись руководителя и отметка об ознакомлении работника. Образец выше содержит все эти сведения.

Статья 114: работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Статья 115: ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 28 календарных дней. Отпуск больше 28 дней (удлинённый) предоставляется по Кодексу и иным федеральным законам, а работающим инвалидам не менее 30 календарных дней.

В приказе пишите количество календарных дней и указывайте, какая часть отпуска предоставляется. Если работник уходит в отпуск частями, в каждом приказе отражайте свою часть: так проще считать остаток.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно. Право на отпуск за первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя; по соглашению сторон отпуск можно дать и раньше.

До истечения шести месяцев отпуск по заявлению работника обязаны предоставить женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, работникам младше восемнадцати лет, работникам, усыновившим ребёнка в возрасте до трёх месяцев, и в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Отпуск за второй и последующие годы работы можно предоставлять в любое время рабочего года в соответствии с очерёдностью, установленной у работодателя.

Очерёдность отпусков определяется ежегодно по графику отпусков. Работодатель утверждает его с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если он есть) не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График обязателен и для работодателя, и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Отдельным категориям работников по закону отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Поэтому приказ нужно издавать с запасом: если работника не успели известить за две недели, срок, установленный статьёй 123, нарушен. Составить график помогает инструмент для графика отпусков.

Последний абзац статьи 136 устанавливает: оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В приказе удобно сразу указать бухгалтерии крайнюю дату выплаты. В образце отпуск начинается 9 ноября, поэтому выплатить нужно не позднее 6 ноября. Размер отпускных зависит от среднего заработка, его посчитает калькулятор отпускных.

В Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках указаны в статье 434 со сроком хранения 5 лет. Для работников с вредными и (или) опасными условиями труда приказы об отпусках хранят 50/75 лет. Приказы об отпусках по уходу за ребёнком и отпусках без сохранения заработной платы относятся к другой группе (50/75 лет ЭПК), поэтому дела с разными сроками ведите отдельно, как в образце номенклатуры дел.

• Не извещён работник. Нет подписи об ознакомлении или она поставлена менее чем за две недели до начала.
• Неверный период работы. Отпуск предоставляется за рабочий год с даты приёма, а не за календарный.
• Дата выхода не совпадает с графиком. Проверьте, что дата окончания, дата выхода на работу и остаток дней посчитаны верно.
• Отпускные выплатили поздно. Срок: не позднее чем за три дня до начала.
• Отпуск в первые шесть месяцев без оснований. До шести месяцев непрерывной работы отпуск даётся по соглашению сторон, а в случаях статьи 122 по заявлению работника.
• Часть отпуска без записи об остатке. При делении отпуска фиксируйте, сколько дней использовано и сколько осталось.