Журнал учёта рабочего времени: образец

Да. Часть четвёртая статьи 91 Трудового кодекса прямо говорит: работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Это касается всех, и работающих в офисе, и сменных, и разъездных, и удалённых работников. Способ учёта Кодекс не называет, поэтому подойдут журнал, табель, электронная система, данные пропускной системы.

Учёт нужен, чтобы правильно платить: за сверхурочную работу, за работу в выходные, за ночные часы, а также чтобы доказать, сколько работник отработал, если возникнет спор. Если учёт не ведётся, это нарушение статьи 91. В статье 5.27 КоАП РФ отдельной части о неведении учёта рабочего времени нет, поэтому применяют общую часть 1: предупреждение или штраф (для организации от 30 000 до 50 000 рублей).

Табель учёта рабочего времени (формы Т-12 и Т-13 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1) сводит данные за месяц: в нём по каждому работнику проставляют условные обозначения (явка, отпуск, больничный) и часы. Применять формы Т-12 и Т-13 не обязательно: формы первичных учётных документов определяет руководитель организации (ч. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ), поэтому табель можно вести по Т-12 или Т-13, а можно разработать свою форму.

Журнал учёта рабочего времени фиксирует приход и уход каждого работника по дням и позволяет видеть время начала, окончания работы, перерыв и отработанные часы. Специальной формы журнала в законе нет, поэтому его форму вы определяете сами. Формы первичных учётных документов утверждает руководитель (ч. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ), а обязательные реквизиты названы в части 2 той же статьи: наименование документа, дата, наименование организации, содержание факта, величина измерения, должности и подписи ответственных лиц.

Может ли журнал заменить табель? Часть четвёртая статьи 91 требует учёта фактически отработанного времени, но не называет табель обязательной формой. Поэтому организация вправе утвердить свою форму учёта, в том числе журнал, если в нём есть обязательные реквизиты первичного учётного документа. Однако надёжнее не отказываться от итогового документа за месяц: по данным журнала составьте табель (хотя бы по собственной форме), и бухгалтерия будет считать оплату по одному сводному документу.

При сменной работе каждая группа работников работает в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ). Журнал в этом случае ведут по сменам: фиксируют начало и окончание смены каждого работника, перерыв и отработанные часы.

Если по условиям работы нельзя соблюсти ежедневную или недельную норму, вводят суммированный учёт рабочего времени (ст. 104). Тогда продолжительность рабочего времени за учётный период (месяц, квартал и другие периоды) не должна превышать нормального числа рабочих часов; учётный период не больше года, а для работников на работах с вредными и (или) опасными условиями труда не больше трёх месяцев (отраслевое соглашение и коллективный договор могут увеличить его для некоторых категорий таких работников, но не более чем до одного года, ч. 2 ст. 104). Порядок введения суммированного учёта устанавливают правила внутреннего трудового распорядка. Итоги в журнале подводят за учётный период.

Если работа носит разъездной характер, это условие записывают в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), а расходы работников на служебные поездки возмещаются по статье 168.1. Для учёта времени Кодекс особых правил не предусматривает: обязанность вести учёт по статье 91 сохраняется. В журнале удобно делать отметки по маршрутному листу, графику выездов или отчёту о посещённых клиентах, как в образце.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства с особенностями главы 49.1 (ст. 312.1). Эти особенности не отменяют статью 91, то есть учёт времени работодатель ведёт и для удалённого работника. Способ учёта в главе 49.1 не назван. Режим рабочего времени дистанционного работника могут определять коллективный договор, локальный акт, трудовой договор или дополнительное соглашение; если иное в них не предусмотрено, режим работник устанавливает по своему усмотрению (ч. 1 и 2 ст. 312.4). Время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время (ст. 312.4).

Чтобы вести журнал по удалённым работникам, определите в договоре или локальном акте, чем подтверждается время: отметками в корпоративной системе, отчётом, сообщениями в рабочем чате. Взаимодействие через обмен электронными документами и подтверждение их получения регулирует статья 312.3.

• Журнал заполняют задним числом в конце месяца. Записи теряют доказательную силу, а часы «усредняются».
• Нет приказа об утверждении формы и ответственного. Руководитель определяет форму первичных документов (ч. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ), без приказа форма не закреплена.
• Нет подписи ответственного. Подпись входит в обязательные реквизиты первичного учётного документа.
• Не отмечено основание сверхурочной работы. В примечании запишите приказ, на основании которого работник задержался.
• Перерыв входит в часы. Перерыв для отдыха и питания в рабочее время не включается (ст. 108 ТК РФ), а в журнале его нужно вычитать.
• Удалённым работникам учёт не ведут. Обязанность распространяется на всех (ч. 4 ст. 91).