Электронная трудовая книжка: что передавать в СФР, в какие сроки и что выдать работнику

Документа с названием «электронная трудовая книжка» в Трудовом кодексе нет. Статья 66.1 говорит о сведениях о трудовой деятельности: работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого работника и передаёт её для хранения в СФР по правилам персонифицированного учёта. Обиходное «электронная книжка» это и есть эти сведения.

В них входят данные о работнике, о месте работы, о трудовой функции, о переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания и причины. Любую другую информацию, которую требует ТК или федеральный закон, тоже вносят. Формируют сведения на всех работников, а не только на тех, кто отказался от бумаги: у сотрудников с бумажной книжкой данные о работе уходят в СФР точно так же.

Сведения нужны при приёме на работу (работник предъявляет их вместе с бумажной книжкой или вместо неё), при расчёте стажа, при записях в бумажной книжке и в других случаях, которые установлены законом.

Правила перехода записаны в статье 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. До 31 декабря 2020 года каждый работник писал работодателю одно из двух заявлений: о продолжении ведения бумажной книжки по статье 66 ТК или о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1. Сейчас картина такая.

• Подал заявление о предоставлении сведений. Вы выдали ему книжку на руки и сделали в ней запись о заявлении. Вести и хранить её вы больше не обязаны.
• Подал заявление о продолжении бумажной книжки. Вы ведёте её дальше. Это право сохраняется и при смене работодателя.
• Не подал никакого заявления. Вы продолжаете вести бумажную книжку, как и раньше.
• Впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года. Книжку на такого человека не оформляют, сведения о работе формируются по статье 66.1.

Работник, у которого не было возможности подать заявление до конца 2020 года (например, он тогда не работал или был в отпуске, на больничном), вправе подать его в любое время работодателю по основному месту работы, в том числе при приёме. Тот, кто выбрал бумажную книжку, может позже подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (часть 5 статьи 2 закона 439-ФЗ). Закон описывает переход только в эту сторону.

Если вы ведёте бумажную книжку, статья 66 требует заводить её на каждого работника, который проработал у вас больше пяти дней и для которого эта работа основная, если иное не установлено законом. Дисциплинарные взыскания в неё не вносят, за исключением увольнения по этому основанию.

С 1 января 2023 года сведения о трудовой деятельности подают в подразделе 1.1 единой формы ЕФС-1, до 2023 года для этого служила форма СЗВ-ТД. Сроки определяет статья 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Подробный разбор подразделов формы, сроков по договорам гражданско-правового характера и штрафов вы найдёте в статье о форме ЕФС-1. Код выполняемой функции для приёма и перевода подбирают по Общероссийскому классификатору занятий, в этом поможет инструмент для подбора кода ОКЗ.

Человек, у которого есть трудовой стаж, получает сведения четырьмя способами, и они перечислены в статье 66.1 ТК.

• У последнего работодателя. За период работы у него: на бумаге или электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью.
• В многофункциональном центре (МФЦ). На бумаге, с заверением.
• В СФР. На бумаге либо электронным документом с усиленной квалифицированной подписью. В личном кабинете на Госуслугах доступна услуга «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов СФР».
• На Едином портале государственных и муниципальных услуг (Госуслугах). Электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной подписью.

СФР формирует сведения за весь стаж по данным всех работодателей, а работодатель выдаёт только сведения за свой период. Эта разница важна, когда сотрудник просит справку о полной истории работы: за ней его надо отправить в СФР, на Госуслуги или в МФЦ.

Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н, который действует с 1 января 2023 года.

• СТД-Р (приложение № 1) выдаёт работодатель. В ней только период работы у вас.
• СТД-СФР (приложение № 2) выдаёт СФР из своих информационных ресурсов. В ней вся история работы по данным всех работодателей.

Порядок заполнения обеих форм дан в приложении № 3 к приказу. На 13.10.2026 приказ действует в редакции приказов Минтруда от 08.08.2025 № 489н и от 25.06.2026 № 271н. Приказ № 271н (зарегистрирован в Минюсте 27.07.2026) подправил формулировки порядка: преамбулу, сноски и пункт 19, где способ получения СТД-СФР теперь назван через Единый портал государственных и муниципальных услуг. Сам бланк СТД-Р при этом остался прежним по составу сведений: о работнике, о работодателе и о трудовой деятельности. Берите бланк из действующей редакции приказа.

Согласно части 4 статьи 84.1 ТК, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 и произвести расчёт по статье 140. Если книжка на работника не ведётся, выдаётся СТД-Р за период работы у вас. Бланк заполняется по приказу № 713н, а запись об основании увольнения должна дословно повторять формулировку ТК со ссылкой на статью, часть и пункт.

Если человека нет на работе или он отказывается получать документы, действуют по части 6 статьи 84.1:

• направьте ему уведомление о необходимости явиться;
• или получите согласие работника на пересылку книжки почтой;
• или отправьте СТД-Р на бумаге, заверенный надлежащим образом, заказным письмом с уведомлением.

С даты отправки уведомления или письма вы освобождаетесь от ответственности за задержку. Если уволенный потом придёт за документами, по его письменному обращению книжку выдают не позднее трёх рабочих дней. Сведения о трудовой деятельности предоставляют в тот же срок: три рабочих дня со дня письменного обращения. Работник сам выбирает форму: заверенная бумага или электронный документ с усиленной квалифицированной подписью. Для самого приказа об увольнении используйте образец приказа об увольнении.

В ООО «Ромашка» (г. Москва, 18 человек) кадровик Ольга Сергеевна Новикова ведёт учёт одна. В октябре 2026 года у неё три события.

• Приём. В понедельник, 12 октября, на работу принята диспетчер Ирина Петрова, это её первое место работы. Бумажную книжку на неё не заводят. Приказ издан 12 октября, поэтому подраздел 1.1 с событием «ПРИЕМ» надо подать в СФР не позднее 13 октября.
• Перевод. 19 октября менеджера Антона Белова переводят на должность старшего менеджера. Приказ октябрьский, значит, сведения о переводе нужно подать до 25 ноября.
• Увольнение. Продавец Светлана Громова с бумажной книжкой уходит по собственному желанию, последний рабочий день пятница, 30 октября. В этот день ей выдают книжку с записью об увольнении и производят расчёт. Сведения об увольнении подают в СФР не позднее понедельника, 2 ноября, ближайшего рабочего дня после приказа.

Если бы Светлана была без бумажной книжки, вместо книжки ей выдали бы СТД-Р за период работы в «Ромашке».

За просроченные или неполные сведения о трудовой деятельности должностное лицо привлекают по части 2 статьи 15.33.2 КоАП: предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. Эта ответственность не применяется к индивидуальным предпринимателям без образования юридического лица, об этом говорит примечание к статье. Финансовая санкция по статье 17 закона № 27-ФЗ (500 рублей за каждое застрахованное лицо) за сведения о трудовой деятельности не применяется: она относится к другим сведениям персонифицированного учёта, например к стажу.

Задержка выдачи книжки или сведений о трудовой деятельности, а также неправильная формулировка причины увольнения в них ведут к материальной ответственности по статье 234 ТК: работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок, если он не получен из-за такой задержки или неверной записи. Отдельно за нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП полагается предупреждение или штраф: от 1 000 до 5 000 рублей должностным лицам и индивидуальным предпринимателям, от 30 000 до 50 000 рублей организациям.