Учебный отпуск: кому положен, сколько дней и как его оформить и оплатить

Статья 173 ТК даёт оплачиваемые отпуска работникам, которых работодатель направил на обучение или которые поступили сами, на программы бакалавриата, специалитета и магистратуры с государственной аккредитацией по заочной и очно-заочной формам, если они успешно осваивают программу. Студентам колледжей гарантии даёт статья 174 ТК. Отдельные правила есть для аспирантуры, ординатуры и соискателей учёной степени (статья 173.1) и для получающих основное общее или среднее общее образование по очно-заочной форме (статья 176).

Три условия работают всегда.

• Государственная аккредитация. Для программ без аккредитации гарантии устанавливаются коллективным или трудовым договором.
• Успешное освоение. Закон требует, чтобы работник успешно осваивал программу. Чем именно это подтверждается, ТК не уточняет, поэтому ориентируйтесь на справку-вызов, которую выдала образовательная организация.
• Образование этого уровня впервые. Работнику с дипломом бакалавра гарантии положены на магистратуре, а на второй бакалавриат уже нет, если вы не направили его сами по трудовому или ученическому договору в письменной форме (часть первая статьи 177 ТК).

Если работник учится сразу в двух организациях, гарантии предоставляются только по одной, и выбирает её сам работник (часть третья статьи 177 ТК). К учебному отпуску по соглашению сторон можно присоединить ежегодный оплачиваемый отпуск (часть вторая статьи 177 ТК).

Если условия соблюдены, отказать нельзя: работодатель обязан предоставить отпуск, и отказ нарушает закон. Если условий нет, например образование не первое или программа не аккредитована, гарантий по закону нет: они зависят от коллективного или трудового договора, а отпуск вы можете дать по соглашению, например ежегодный или без сохранения зарплаты.

Продолжительность зависит от уровня образования и формы обучения. Дни считаются календарными.

Для заочников вуза работодатель раз в учебный год оплачивает проезд к месту учёбы и обратно, для заочников колледжа 50 процентов стоимости проезда. Аспирантам-заочникам проезд к месту обучения и обратно оплачивает работодатель, а проезд добавляется к отпуску сверх 30 дней. Для аспирантов, ординаторов и ассистентов-стажёров есть ещё один свободный от работы день в неделю с оплатой 50 процентов заработной платы. При сокращённых сроках обучения на втором курсе вуза положено 50 дней, а не 40.

Основанием для учебного отпуска служит справка-вызов образовательной организации. Её форму утверждает федеральный орган исполнительной власти в сфере высшего образования (часть 4 статьи 177 ТК). Действует форма, утверждённая приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368 (с изменениями приказов от 02.03.2015 № 134 и от 26.05.2015 № 525). Справка состоит из двух частей: самой справки-вызова и отрывной части.

Что проверить: название образовательной организации, статью ТК, по которой даются гарантии, курс и форму обучения, цель и даты отпуска, число календарных дней, реквизиты свидетельства о государственной аккредитации, подпись руководителя или уполномоченного им лица. Отпуск оформляют на даты, которые указаны в справке. Чтобы успеть оплатить отпуск за три дня до начала (часть девятая статьи 136 ТК), попросите работника приносить справку заранее.

Форма единая для всех уровней образования, от школы до вуза: нужную статью ТК образовательная организация указывает в справке. Отрывная часть с отметкой о том, что работник находился в образовательной организации, подтверждает период учёбы.

Отпуск с сохранением среднего заработка оплачивается по правилам нового Положения об особенностях исчисления средней заработной платы, утверждённого постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540 (действует с 01.09.2025). По пункту 14 Положения при оплате дополнительных учебных отпусков оплачиваются все календарные дни, включая нерабочие праздничные.

Средний дневной заработок для отпуска в календарных днях считается так (пункты 4 и 10 Положения): заработок, фактически начисленный за 12 календарных месяцев перед началом отпуска, делится на 12 и на 29,3. Если какие-то месяцы отработаны не полностью или из периода исключается время по пункту 5 Положения (например, время отпусков и больничных), делитель считается иначе, по второму и третьему абзацам пункта 10. Полученный дневной заработок умножается на число календарных дней отпуска.

Срок выплаты: часть 9 статьи 136 ТК устанавливает, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Норма сформулирована для оплаты отпуска вообще, поэтому относится и к учебному. За задержку оплаты отпуска работодатель платит компенсацию по статье 236 ТК. Расчёты можно проверить в калькуляторе среднего заработка и калькуляторе отпускных.

Закон предусматривает случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск, но не платит за него.

• Работникам, допущенным к вступительным испытаниям: в вуз 15 календарных дней, в колледж 10.
• Слушателям подготовительных отделений вуза для прохождения итоговой аттестации: 15 календарных дней.
• Очникам, которые совмещают учёбу с работой: промежуточная аттестация, диплом и госэкзамены по таблице выше.

Отпуск без сохранения оформляется на основании заявления и справки-вызова приказом, как обычный отпуск за свой счёт. Образец заявления: заявление на отпуск. Приказ: приказ о предоставлении отпуска.

Тем, кто учится на аккредитованной программе высшего образования по заочной или очно-заочной форме (статья 173 ТК), а также на программе среднего профессионального образования по очно-заочной или заочной форме (статья 174 ТК), по их желанию на период до 10 учебных месяцев перед началом государственной итоговой аттестации устанавливается рабочая неделя короче на 7 часов. За время освобождения работодатель платит 50 процентов среднего заработка по основной работе, но не ниже минимального размера оплаты труда.

По соглашению сторон трудового договора (для колледжа оно заключается в письменной форме) сокращение делают одним свободным днём в неделю или укороченным рабочим днём в течение недели. Это право работника, поэтому нужно его заявление. Режим и сроки оформите допсоглашением и приказом, в табеле отметьте часы освобождения. Работникам вечерней школы (статья 176 ТК) неделя в течение учебного года сокращается на один рабочий день или соответствующее число часов, и тоже с оплатой 50 процентов среднего заработка, но не ниже МРОТ.

Часть 1 статьи 287 ТК говорит, что гарантии и компенсации лицам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются только по основному месту работы. Значит, оплачиваемый учебный отпуск по месту совместительства работнику не положен.

Практически у совместителя два пути: работать в свободное от учёбы время или оформить на время сессии отпуск без сохранения зарплаты по соглашению. Другие гарантии и компенсации, не связанные с учёбой, совместителю предоставляются в полном объёме (часть вторая статьи 287 ТК). Подробнее о режиме совместителей в статье о совместительстве и совмещении.

Менеджер ООО «Ромашка», г. Москва, Дмитрий Ковалёв учится на втором курсе магистратуры заочно, программа аккредитована, магистратура первая. В октябре 2026 года он принёс справку-вызов на сессию со 2 по 21 ноября, то есть 20 календарных дней. Для второго курса положено 40 дней, сессия короче, значит, оплачивается 20 дней.

Заработок Дмитрия за 12 месяцев с ноября 2025 по октябрь 2026 года составит 840 000 рублей, без отпусков и больничных в этом периоде. Средний дневной заработок: 840 000 / 12 / 29,3 = 2 389,08 рубля. Отпускные: 840 000 / 351,6 × 20 = 47 781,57 рубля (351,6 это 12 x 29,3). Выплатить нужно не позднее чем за три дня до 2 ноября, то есть до 30 октября.

Если бы Дмитрий уже имел диплом магистра и поступил на вторую магистратуру сам, гарантий по статье 173 ему бы не полагалось. Отпуск за свой счёт вы могли бы дать по соглашению с ним.