Управляющий: должностная инструкция, обязанности и вопросы для собеседования
Набор для найма управляющего: должностные обязанности с долями времени, компетенции, вопросы для собеседования с картой оценки, текст вакансии, должностная инструкция в Word и план испытательного срока.
Раздел 1 из 11
Зачем нужна эта должность
Управляющий координирует ежедневную работу компании, чтобы задачи выполнялись в срок, ресурсы использовались разумно, а клиенты получали стабильный сервис. Он организует работу команды и помогает собственнику контролировать операционные результаты.
Когда пора нанимать
Нанимать управляющего стоит, когда собственник уже не успевает лично контролировать ежедневные процессы, а команда и число задач выросли. Роль особенно нужна, если решения и ответственность за результат распределены неясно.
Раздел 2 из 11
Должностные обязанности управляющего
Из чего состоит рабочая неделя. Доли времени показывают, на что человек будет тратить больше всего сил, а что останется фоном.
Операционное управление
25 %Планирует ежедневную работу, распределяет задачи и контролирует сроки. Устраняет сбои в процессах или своевременно передаёт их на решение собственнику.
Управление командой
20 %Ставит сотрудникам задачи, проводит рабочие встречи, даёт обратную связь и помогает разрешать рабочие разногласия. Следит за выполнением договорённостей.
Контроль показателей
20 %Отслеживает операционные и финансовые показатели в пределах своих полномочий, анализирует отклонения и предлагает корректирующие действия.
Работа с клиентскими вопросами
15 %Организует разбор обращений и претензий, контролирует сроки ответов и выполнение договорённостей. Выявляет повторяющиеся причины проблем.
Совершенствование процессов
20 %Находит лишние действия и узкие места, согласует изменения с собственником и проверяет их результат. Поддерживает актуальность рабочих регламентов.
Раздел 3 из 11
Компетенции управляющего и как их проверить
Всего 7, обязательных 4. Уровень: 1 базовый, 2 уверенный, 3 опытный, 4 эксперт.
Планирование работы
НавыкОбязательноКак проверить: Предложите распределить задачи команды по приоритетам и срокам в практическом кейсе.
3 из 4 · опытныйУправление командой
НавыкОбязательноКак проверить: Попросите разобрать пример сотрудника, который регулярно не выполняет договорённости.
3 из 4 · опытныйДеловая коммуникация
КачествоОбязательноКак проверить: Проведите ролевой разговор о переносе срока с сотрудником или клиентом.
3 из 4 · опытныйОтветственность за результат
КачествоОбязательноКак проверить: Попросите рассказать о сбое в работе и конкретных действиях кандидата для его исправления.
3 из 4 · опытныйАнализ показателей
НавыкКак проверить: Дайте небольшой набор рабочих показателей и попросите найти отклонения и причины.
2 из 4 · уверенныйОптимизация процессов
НавыкКак проверить: Попросите описать, как кандидат обнаружит и проверит улучшение в повторяющемся процессе.
2 из 4 · уверенныйПринятие решений
КачествоКак проверить: Предложите ситуацию с неполными данными и попросите объяснить порядок принятия решения.
2 из 4 · уверенный
Раздел 4 из 11
KPI управляющего: показатели работы
По ним вы поймёте, что человек справляется. Цели подставьте свои: модель предлагает рамку, а не цифры.
Выполнение операционного плана
Большинство задач выполнено в согласованные сроки
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- План задач и отчёт об исполнении
Своевременность рабочих задач
Просрочки выявляются заранее и имеют план устранения
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Реестр задач и статусы исполнения
Решение обращений
Обращения закрываются в согласованные сроки
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Журнал обращений и отметки о закрытии
Выполнение корректирующих действий
Согласованные меры выполнены и проверены в срок
- Период
- Каждый квартал
- Откуда
- План улучшений и отчёт о выполнении
Соблюдение рабочих регламентов
Проверки выявляют меньше повторяющихся нарушений
- Период
- Каждый квартал
- Откуда
- Результаты внутренних проверок
Раздел 5 из 11
Этапы отбора
Этап 1: Первичный разговор
Уточнить релевантный опыт, мотивацию и ожидания кандидата от роли управляющего.
- Кто проводит
- Специалист по подбору
- Длительность
- 25 мин
Этап 2: Интервью по компетенциям
Проверить опыт планирования работы, управления командой, коммуникации и ответственности за результат.
- Кто проводит
- Руководитель компании
- Длительность
- 50 мин
Этап 3: Практическое задание
Оценить, как кандидат анализирует рабочую ситуацию, расставляет приоритеты и принимает решения.
- Кто проводит
- Руководитель компании
- Длительность
- 45 мин
Этап 4: Итоговая встреча
Обсудить подход кандидата к управлению и согласовать дальнейшие шаги.
- Кто проводит
- Руководитель компании
- Длительность
- 30 мин
4 этапа, около 2 ч 30 мин живого общения с кандидатом.
Раздел 6 из 11
Вопросы для собеседования с управляющим
Задавайте вопросы по порядку и ставьте оценку сразу. Вес показывает, какие ответы важнее для решения.
- Планирование работывес 5
Вопрос 1: Расскажите о случае, когда вам нужно было организовать работу команды для достижения конкретного результата. Как вы определили приоритеты и контролировали выполнение?
Хороший ответ
Описывает цель, этапы и сроки, распределение задач и ресурсов, способы контроля. Объясняет, как корректировал план при изменениях и чем завершилась работа.
Тревожный ответ
Говорит только о списке поручений, не объясняет приоритеты и контроль. Не может привести пример результата или показывает, что план не пересматривался при изменении обстоятельств.
- Управление командойвес 5
Вопрос 2: Расскажите о ситуации, когда сотрудник или команда не справлялись с задачей. Как вы выяснили причину и помогли исправить положение?
Хороший ответ
Приводит конкретный случай, выясняет причины, обсуждает ожидания и ограничения, договаривается о действиях и сроках, затем проверяет изменения.
Тревожный ответ
Описывает только наказание, давление или передачу проблемы выше. Не выясняет причин и не проверяет, изменился ли результат.
- Деловая коммуникациявес 4
Вопрос 3: Расскажите о сложном рабочем разговоре с сотрудником или коллегой. Как вы донесли свою позицию и к чему пришли?
Хороший ответ
Говорит о конкретных фактах и цели разговора, выслушивает собеседника, формулирует ожидания и фиксирует договорённости.
Тревожный ответ
Сводит разговор к обвинениям или общим оценкам, перебивает, избегает обсуждения сути либо не может назвать итоговые договорённости.
- Ответственность за результатвес 5
Вопрос 4: Расскажите о случае, когда команда не достигла запланированного результата. Какую ответственность вы взяли на себя и что сделали дальше?
Хороший ответ
Называет свою роль, разбирает причины без перекладывания вины, сообщает о проблеме заинтересованным сторонам и описывает корректирующие действия.
Тревожный ответ
Обвиняет только сотрудников или внешние обстоятельства, скрывает проблему либо не предпринимает действий после неудачи.
- Анализ показателейвес 3
Вопрос 5: Представьте, что ключевой рабочий показатель ухудшается несколько периодов подряд. Как вы разберётесь в ситуации и определите дальнейшие действия?
Хороший ответ
Уточняет надёжность данных и период сравнения, ищет причины и связанные показатели, отделяет факты от предположений, предлагает проверяемые действия и контроль результата.
Тревожный ответ
Сразу делает вывод без проверки данных, предлагает меры наугад или не объясняет, по каким признакам оценит эффект.
- Оптимизация процессоввес 3
Вопрос 6: Расскажите о процессе, который вы упростили или улучшили. Как вы заметили проблему, проверили решение и оценили результат?
Хороший ответ
Описывает конкретное затруднение, выяснение причин, согласование изменений с участниками и проверку результата по понятным признакам.
Тревожный ответ
Говорит только о предложении изменений без внедрения и проверки либо игнорирует влияние решения на работу команды.
- Принятие решенийвес 3
Вопрос 7: Расскажите о рабочей ситуации, когда нужно было принять решение при неполной информации. Как вы оценили варианты и что сделали?
Хороший ответ
Объясняет, какие данные собрал, какие риски и последствия сравнил, почему выбрал вариант и как отслеживал результат решения.
Тревожный ответ
Представляет решение как случайное или импульсивное, не рассматривает последствия и не пересматривает подход при новых данных.
Поставьте оценки по ходу собеседования, итог посчитаем с учётом веса вопросов.
Раздел 7 из 11
Риски найма
Риск
Кандидат хорошо говорит об управлении, но не имеет опыта самостоятельной ответственности за работу команды.
Как снизить
Просить разобрать конкретные примеры: личная роль, полномочия, действия и фактический итог.
Риск
Опыт кандидата может быть связан только с крупной организацией и плохо переноситься в небольшую компанию.
Как снизить
Дать рабочую ситуацию с ограниченными ресурсами и попросить определить приоритеты, распределение задач и контроль.
Риск
Кандидат может приписывать себе общий результат команды.
Как снизить
Уточнять, что именно он сделал лично, какие решения принял и как взаимодействовал с другими участниками.
Риск
Сильная ориентация на выполнение плана может приводить к слабому вниманию к причинам сбоев и улучшению процессов.
Как снизить
Проверить на примерах, как кандидат разбирал повторяющиеся проблемы и менял порядок работы.
Раздел 8 из 11
Готовый текст вакансии
Управляющий
В [название компании] управляющий отвечает за ежедневную работу команды и выполнение операционного плана. Нужно координировать задачи, следить за показателями и помогать команде устранять причины сбоев.
Обязанности
- Организовывать ежедневную работу команды и распределять задачи.
- Контролировать выполнение операционного плана и своевременность рабочих задач.
- Разбирать обращения клиентов и координировать их решение.
- Проверять соблюдение рабочих регламентов и договорённостей.
- Выявлять сбои в процессах и организовывать корректирующие действия.
- Информировать руководство о результатах работы и проблемах, требующих решения.
Требования
- Опыт управления командой или координации работы сотрудников.
- Навык планирования задач и контроля их выполнения.
- Умение работать с операционными показателями и замечать отклонения.
- Опыт разбора клиентских обращений и сложных рабочих ситуаций.
- Умение описывать процессы, находить узкие места и доводить изменения до результата.
- Навык деловой коммуникации с сотрудниками и руководством.
Условия
- Оформление в соответствии с договорённостями сторон.
- Оплата: [вилка зарплаты] и согласованный порядок премирования.
- График: [график].
- Зона ответственности и полномочия обсуждаются до выхода на работу.
- План адаптации с регулярной обратной связью от руководителя.
Раздел 9 из 11
Должностная инструкция управляющего
Проект документа. Перед утверждением сверьте с вашими внутренними правилами.
Должностная инструкция
Управляющий
1. Общие положения
- 1.1.Управляющий относится к категории руководителей.
- 1.2.Назначается на должность и освобождается от неё приказом работодателя.
- 1.3.Подчиняется собственнику или назначенному им руководителю.
- 1.4.На должность назначается работник с опытом координации команды и организации операционной работы; профильное образование может учитываться, но не является обязательным, если иное не установлено работодателем.
- 1.5.В работе руководствуется настоящей должностной инструкцией, внутренними документами компании и поручениями непосредственного руководителя в пределах должностных обязанностей.
2. Работник должен знать
- 2.1.Порядок планирования и контроля ежедневных рабочих задач.
- 2.2.Принципы постановки задач, распределения нагрузки и обратной связи сотрудникам.
- 2.3.Порядок учёта операционных показателей и выявления отклонений от плана.
- 2.4.Правила приёма, регистрации, передачи и решения обращений клиентов.
- 2.5.Действующие рабочие регламенты и порядок контроля их соблюдения.
- 2.6.Подходы к анализу причин сбоев и контролю корректирующих действий.
3. Должностные обязанности
- 3.1.Осуществляет оперативное управление работой команды в пределах предоставленных полномочий.
- 3.2.Обеспечивает постановку задач, распределение ответственности и контроль сроков их выполнения.
- 3.3.Контролирует выполнение операционного плана, анализирует отклонения и докладывает о них непосредственному руководителю.
- 3.4.Организует рассмотрение клиентских обращений, контролирует сроки и качество их решения.
- 3.5.Обеспечивает соблюдение сотрудниками утверждённых рабочих регламентов и информирует руководство о повторяющихся нарушениях.
- 3.6.Выявляет недостатки в рабочих процессах, назначает ответственных за согласованные корректирующие действия и контролирует их выполнение.
- 3.7.Подготавливает руководству сведения о результатах работы команды, нерешённых вопросах и необходимых ресурсах.
- 3.8.Взаимодействует с подразделениями компании для согласования сроков, передачи информации и устранения препятствий в работе.
4. Права
Работник имеет право:
- 4.1.Запрашивать у сотрудников информацию, необходимую для контроля задач и показателей в пределах своей зоны ответственности.
- 4.2.Предлагать непосредственному руководителю изменения в процессах, распределении задач и рабочих регламентах.
- 4.3.Вносить предложения по обучению сотрудников и улучшению качества обслуживания клиентов.
- 4.4.Получать от подразделений сведения, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
- 4.5.Информировать руководство о рисках, нехватке ресурсов и препятствиях, влияющих на выполнение плана.
5. Ответственность
Работник несёт ответственность в пределах, установленных трудовым, гражданским и административным законодательством Российской Федерации:
- 5.1.За ненадлежащее выполнение обязанностей в пределах, установленных трудовым договором и применимыми правилами.
- 5.2.Отвечает за своевременность контроля задач и достоверность предоставляемой руководству информации.
- 5.3.За несвоевременную передачу сведений о существенных сбоях и повторяющихся проблемах.
- 5.4.Отвечает за неразглашение информации ограниченного доступа, ставшей известной в связи с работой.
6. Взаимодействие
- 6.1.С собственником или непосредственным руководителем согласует приоритеты, ресурсы, отклонения от плана и меры по улучшению работы.
- 6.2.С сотрудниками команды распределяет задачи, контролирует сроки, разбирает затруднения и даёт рабочую обратную связь.
- 6.3.С подразделениями компании согласует передачу задач, сроков и информации, необходимых для совместной работы.
- 6.4.С клиентами или ответственными за клиентские коммуникации взаимодействует по обращениям, требующим координации или управленческого решения.
7. Заключительные положения
- 7.1.Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения руководителем организации.
- 7.2.Работник знакомится с инструкцией под подпись при приёме на работу, до начала работы.
- 7.3.Инструкция пересматривается при изменении обязанностей, структуры или условий работы организации.
- 7.4.Инструкция составлена в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй передаётся работнику.
Раздел 10 из 11
План испытательного срока: 30, 60 и 90 дней
Что человек должен уметь к концу каждого месяца и по каким признакам считать срок пройденным.
День 30: Первый месяц
Осваивается
- Изучил основные процессы, регламенты, зоны ответственности и порядок эскалации проблем.
- Самостоятельно ведёт учёт задач команды и готовит руководителю понятный статус по срокам и препятствиям.
- Разбирает типовые обращения клиентов по принятому порядку.
День 60: Второй месяц
Работает сам
- Самостоятельно организует ежедневную работу команды и контролирует выполнение задач.
- Отслеживает операционный план, своевременно сообщает об отклонениях и предлагает обоснованные меры.
- Доводит до исполнения согласованные корректирующие действия.
День 90: Третий месяц
Даёт результат
- Стабильно управляет текущей работой команды без постоянного контроля руководителя.
- Поддерживает актуальность статусов по обращениям, задачам и корректирующим действиям.
- Представляет предложения по улучшению процессов с описанием проблемы и ожидаемого результата.
Испытательный срок пройден, если
- Рабочие задачи выполняются в согласованные сроки, а риски и задержки сообщаются заранее.
- Обращения клиентов не остаются без ответственного и контролируются до решения.
- Отклонения от плана выявляются и своевременно доводятся до руководителя.
- Согласованные корректирующие действия выполняются, а их результат проверяется.
- Сотрудники понимают свои задачи, а рабочие регламенты применяются на практике.
Раздел 11 из 11
Частые вопросы о найме
Можно ли взять управляющего без опыта именно на такой должности?
Можно рассматривать кандидата с опытом координации команды, проектов или операционных задач, даже если должность раньше называлась иначе. Важно проверить, умеет ли он ставить задачи, контролировать исполнение и разбирать отклонения на практических примерах.
Сколько обычно занимает поиск управляющего?
Срок зависит от широты полномочий, требований к опыту и условий вакансии. Чтобы ускорить поиск, заранее опишите размер команды, круг решений управляющего, ключевые показатели и задачи на первые месяцы.
Как оформить управляющего и испытательный срок?
Зафиксируйте трудовую функцию, полномочия, подчинённость, условия оплаты и режим работы в документах при оформлении. Испытательный срок согласуйте при заключении трудового договора; план проверки лучше заранее связать с конкретными задачами на 30, 60 и 90 дней.
Как построить оплату управляющего без привязки только к общему результату компании?
Можно сочетать фиксированную часть с переменной, связанной с заранее определёнными показателями. Учитывайте выполнение операционного плана, своевременность задач и качество работы с обращениями, а правила расчёта и условия выплаты закрепите в документах.
Когда пора нанимать второго управляющего или дополнительного руководителя?
Рассмотрите найм, если текущий управляющий регулярно не успевает контролировать ключевые процессы, задачи задерживаются, а проблемы выявляются слишком поздно. Сначала проверьте, нельзя ли устранить перегрузку перераспределением обязанностей или упрощением процессов.
Чем управляющий отличается от руководителя отдельного направления?
Управляющий координирует общую ежедневную работу команды и следит за операционными показателями в своей зоне ответственности. Руководитель направления обычно отвечает за отдельную функцию или профессиональный результат, а не за согласованность всех текущих процессов.
Документы
Заберите документы
Три файла из этого набора, в один клик. Бесплатно, без регистрации и водяных знаков.
Следующий шаг
Заберите профиль «Управляющий» в Altair HR
После регистрации профиль появится в кабинете сам: обязанности, компетенции, этапы отбора и карта оценки уже заполнены. Останется добавить вилку оклада и собрать из профиля вакансию. 14 дней бесплатно, карта не нужна.
- Профиль роли в кабинете уже заполнен
- Вакансия собирается из профиля
- ИИ разбирает отклики по вашим критериям
Отправьте коллегам
Руководителю, который будет собеседовать, или коллеге, который пишет вакансию.
Полезное для кадровика на почту
Новые статьи и инструменты: кадровые сроки, изменения в Трудовом кодексе, готовые шаблоны. Без спама, отписаться можно в один клик.
Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных. Подписка включится после подтверждения в письме.