Заведующий аптекой: должностная инструкция, обязанности и вопросы для собеседования
Набор для найма заведующего аптекой: должностные обязанности с долями времени, компетенции, вопросы для собеседования с картой оценки, текст вакансии, должностная инструкция в Word и план испытательного срока.
Раздел 1 из 11
Зачем нужна эта должность
Заведующий аптекой обеспечивает бесперебойную работу точки, соблюдение правил хранения и отпуска лекарственных препаратов, а также качество обслуживания покупателей. Он управляет командой, запасами и операционными процессами.
Когда пора нанимать
Нанимайте заведующего, когда аптека открывается, руководитель уже не может ежедневно контролировать её работу или требуется единый ответственный за команду, запасы и соблюдение обязательных требований.
Раздел 2 из 11
Должностные обязанности заведующего аптекой
Из чего состоит рабочая неделя. Доли времени показывают, на что человек будет тратить больше всего сил, а что останется фоном.
Организация работы аптеки
20 %Планирует ежедневную работу, распределяет задачи и контролирует готовность торгового зала и рабочих мест. Обеспечивает соблюдение внутренних процедур и обязательных требований.
Управление командой
20 %Составляет графики, адаптирует и обучает сотрудников, проводит рабочие встречи и даёт обратную связь. Поддерживает укомплектованность смен и качество работы команды.
Контроль товарных запасов
20 %Планирует пополнение запасов, контролирует приёмку, сроки годности, условия хранения и проведение инвентаризаций. Снижает потери и риск отсутствия востребованных позиций.
Качество обслуживания
15 %Контролирует корректность отпуска препаратов и консультаций в пределах компетенции сотрудников. Разбирает обращения покупателей и помогает устранять причины повторяющихся жалоб.
Документы и требования
15 %Организует ведение обязательной документации и подготовку к проверкам. Контролирует соблюдение правил обращения с лекарственными препаратами и порядок хранения.
Операционная отчётность
10 %Отслеживает продажи, списания, остатки и выполнение планов, готовит отчёты руководителю. Предлагает меры по улучшению результатов аптеки.
Раздел 3 из 11
Компетенции заведующего аптекой и как их проверить
Всего 8, обязательных 4. Уровень: 1 базовый, 2 уверенный, 3 опытный, 4 эксперт.
Фармацевтические знания
НавыкОбязательноКак проверить: Предложите разобрать несколько ситуаций с отпуском и хранением препаратов.
3 из 4 · опытныйПравила обращения препаратов
НавыкОбязательноКак проверить: Попросите объяснить порядок приёмки, хранения, учёта и списания на практических примерах.
3 из 4 · опытныйУправление командой
КачествоОбязательноКак проверить: Попросите привести пример адаптации сотрудника и решения проблемы в смене.
3 из 4 · опытныйУправление запасами
НавыкОбязательноКак проверить: Дайте задачу найти причины дефицита и излишков по учебному отчёту об остатках.
2 из 4 · уверенныйКлиентская коммуникация
КачествоКак проверить: Проведите ролевую ситуацию с обращением недовольного покупателя.
2 из 4 · уверенныйРабота с документами
НавыкКак проверить: Предложите проверить учебный комплект документов и найти недочёты.
2 из 4 · уверенныйАналитическое мышление
КачествоКак проверить: Попросите по учебным данным определить причины роста списаний и предложить действия.
2 из 4 · уверенныйОрганизованность
КачествоКак проверить: Попросите расставить приоритеты в списке срочных задач рабочего дня.
2 из 4 · уверенный
Раздел 4 из 11
KPI заведующего аптекой: показатели работы
По ним вы поймёте, что человек справляется. Цели подставьте свои: модель предлагает рамку, а не цифры.
Выполнение плана продаж
Достигает согласованного плана по подконтрольным показателям
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Отчёт о продажах и утверждённый план
Точность товарного учёта
Расхождения по итогам инвентаризации в пределах установленного норматива
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Результаты инвентаризаций и учётная система
Потери от списаний
Списания по причинам, зависящим от организации работы, не превышают норматива
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Акты списания и отчёт по остаткам
Соблюдение процедур
Проверки не выявляют повторяющихся нарушений в зоне ответственности заведующего
- Период
- Каждый квартал
- Откуда
- Внутренние проверки и журналы контроля
Укомплектованность смен
Графики составлены без незакрытых смен, обучение новичков проводится по плану
- Период
- Каждый месяц
- Откуда
- Графики работы и записи об адаптации
Раздел 5 из 11
Этапы отбора
Этап 1: Первичное интервью
Проверить релевантный опыт, мотивацию и базовое соответствие требованиям должности.
- Кто проводит
- Специалист по подбору персонала
- Длительность
- 25 мин
Этап 2: Профессиональное интервью
Оценить фармацевтические знания, соблюдение правил обращения препаратов и навыки управления запасами.
- Кто проводит
- Руководитель аптечного направления
- Длительность
- 50 мин
Этап 3: Ситуационное интервью
Проверить управленческие навыки и подход к работе с клиентами, документами и текущими задачами аптеки.
- Кто проводит
- Заведующий аптекой или руководитель аптечного направления
- Длительность
- 40 мин
3 этапа, около 1 ч 55 мин живого общения с кандидатом.
Раздел 6 из 11
Вопросы для собеседования с заведующим аптекой
Задавайте вопросы по порядку и ставьте оценку сразу. Вес показывает, какие ответы важнее для решения.
- Фармацевтические знаниявес 5
Вопрос 1: Расскажите о случае, когда покупателю требовалась помощь в выборе препарата. Как вы выяснили его потребность, какую информацию уточнили и как объяснили варианты?
Хороший ответ
Уточняет запрос и важные обстоятельства, не выходит за пределы своей компетенции, опирается на достоверную информацию и при необходимости направляет к врачу. Объясняет выбор понятным языком.
Тревожный ответ
Советует препарат без уточнений, обещает гарантированный эффект или игнорирует необходимость консультации врача.
- Правила обращения препаратоввес 5
Вопрос 2: Расскажите о случае, когда вы обнаружили нарушение условий хранения или сомнительный препарат. Что вы сделали и как зафиксировали ситуацию?
Хороший ответ
Оперативно изолировал препарат, проверил сопроводительные сведения и условия хранения, зафиксировал факт и сообщил ответственным лицам. Не допускал продажу до выяснения обстоятельств.
Тревожный ответ
Оставил препарат в продаже, ограничился устным предупреждением или не смог объяснить порядок действий и фиксации.
- Управление запасамивес 5
Вопрос 3: Представьте, что по нескольким позициям возник дефицит, а по другим растут остатки с риском списания. Как вы разберёте ситуацию и определите действия?
Хороший ответ
Проверит продажи, остатки, сроки годности и текущие заказы, выделит приоритетные позиции и скорректирует закупки. Назовёт способ контроля результата и предупреждения повторного дефицита или излишка.
Тревожный ответ
Предлагает заказывать на глаз или решать проблему только распродажей, не анализируя остатки, спрос и сроки годности.
- Управление командойвес 5
Вопрос 4: Расскажите о случае, когда сотрудник нарушал рабочий порядок или не выполнял обязанности. Как вы обсудили ситуацию и к чему пришли?
Хороший ответ
Приводит конкретный пример, спокойно выясняет причины, обозначает ожидания и сроки исправления, оказывает необходимую поддержку и проверяет результат. При повторении действует последовательно.
Тревожный ответ
Описывает только наказание или конфликт, не приводит примеров обратной связи и контроля либо перекладывает ответственность на команду.
- Клиентская коммуникациявес 3
Вопрос 5: Расскажите о сложном разговоре с недовольным покупателем. Как вы выяснили причину недовольства и чем завершилась ситуация?
Хороший ответ
Выслушал без спора, уточнил факты, спокойно объяснил возможные решения и границы полномочий, довёл разговор до понятного итога.
Тревожный ответ
Обвиняет покупателя, вступает в перепалку или обещает то, что аптека не может выполнить.
- Работа с документамивес 3
Вопрос 6: Как вы проверяете документы при приёмке товара или передаче смены? Расскажите о случае, когда нашли расхождение.
Хороший ответ
Сверяет данные документов с фактическими сведениями, фиксирует расхождения и сообщает ответственным до завершения операции. Может описать конкретный порядок проверки.
Тревожный ответ
Подписывает документы без сверки, исправляет сведения неформально или не может объяснить, как выявляет и передаёт расхождения.
- Аналитическое мышлениевес 2
Вопрос 7: Расскажите о решении, которое вы приняли на основе данных о продажах, остатках или списаниях. Какие данные рассмотрели и что изменили?
Хороший ответ
Называет конкретные показатели, сравнивает периоды или группы товаров, связывает наблюдения с решением и описывает, как оценил результат.
Тревожный ответ
Опирается только на впечатление, не может назвать данные и не проверяет, помогло ли принятое решение.
- Организованностьвес 2
Вопрос 8: Представьте, что одновременно нужно принять поставку, закрыть документы и помочь команде в загруженный период. Как вы расставите приоритеты и проконтролируете выполнение?
Хороший ответ
Оценивает срочность и риски, распределяет задачи с учётом ответственности сотрудников, фиксирует сроки и проверяет завершение важных операций.
Тревожный ответ
Пытается держать всё в памяти, не распределяет задачи или откладывает критичные проверки без оценки последствий.
Поставьте оценки по ходу собеседования, итог посчитаем с учётом веса вопросов.
Раздел 7 из 11
Риски найма
Риск
Кандидат знает теорию, но не соблюдает порядок обращения препаратов в реальной работе.
Как снизить
Разобрать конкретные случаи с нарушением условий хранения, сомнительным товаром и действиями до выяснения обстоятельств.
Риск
Недооценка навыков управления запасами ведёт к дефициту, излишкам и списаниям.
Как снизить
Дать ситуационную задачу по остаткам и спросу, попросить объяснить логику решений и способы контроля результата.
Риск
Сильные фармацевтические знания не гарантируют способности руководить командой.
Как снизить
Попросить разобрать пример обратной связи сотруднику и ситуацию повторного нарушения рабочего порядка.
Риск
Формальная проверка документов может привести к невыявленным расхождениям.
Как снизить
Уточнить пошаговый порядок приёмки и передачи смены, попросить привести пример обнаруженной ошибки и её оформления.
Раздел 8 из 11
Готовый текст вакансии
Заведующий аптекой
В [название компании] заведующий аптекой организует ежедневную работу точки: управляет командой, контролирует товарные запасы и качество обслуживания, следит за соблюдением процедур и готовит операционную отчётность.
Обязанности
- Организовывать работу аптеки и распределять задачи между сотрудниками смены.
- Управлять командой: участвовать в подборе и адаптации сотрудников, планировать смены и контролировать выполнение задач.
- Контролировать товарные запасы, движение товаров, точность учёта и своевременное пополнение ассортимента.
- Анализировать продажи и принимать меры для выполнения плана с учётом качества обслуживания.
- Следить за соблюдением рабочих процедур и требований к аптечной деятельности, организовывать работу с выявленными отклонениями.
- Контролировать оформление документов и готовить операционную отчётность.
Требования
- Профильное фармацевтическое образование и квалификация, соответствующие требованиям к работе на этой должности.
- Опыт работы в аптеке; опыт координации команды или управления сменой будет преимуществом.
- Знание порядка приёмки, хранения, учёта и списания товаров.
- Навыки планирования смен, постановки задач и контроля их выполнения.
- Умение работать с товарной и операционной отчётностью, анализировать показатели продаж.
- Навыки делового общения и решения рабочих вопросов с сотрудниками и покупателями.
Условия
- Оформление по трудовому договору.
- Оплата: [условия оплаты].
- График: [график].
- Ввод в должность и знакомство с рабочими процедурами аптеки.
- Зона ответственности и критерии оценки работы согласуются до начала работы.
Раздел 9 из 11
Должностная инструкция заведующего аптекой
Проект документа. Перед утверждением сверьте с вашими внутренними правилами.
Должностная инструкция
Заведующий аптекой
1. Общие положения
- 1.1.Заведующий аптекой относится к категории руководителей.
- 1.2.Назначается на должность и освобождается от неё приказом работодателя.
- 1.3.Подчиняется руководителю, определённому организационной структурой компании.
- 1.4.В работе руководствуется настоящей должностной инструкцией, внутренними процедурами и требованиями, применимыми к аптечной деятельности.
- 1.5.Квалификация работника должна соответствовать установленным требованиям к управлению аптекой и выполнению профессиональных обязанностей.
2. Работник должен знать
- 2.1.Порядок организации работы аптеки и распределения задач между сотрудниками смены.
- 2.2.Правила приёмки, хранения, учёта, перемещения и списания товаров.
- 2.3.Требования к качеству обслуживания покупателей и порядок работы с обращениями.
- 2.4.Внутренние процедуры аптеки и требования к ведению документации.
- 2.5.Порядок планирования смен и контроля укомплектованности.
- 2.6.Методы анализа продаж, товарных остатков, списаний и операционной отчётности.
3. Должностные обязанности
- 3.1.Осуществляет оперативное руководство работой аптеки и обеспечивает выполнение утверждённых рабочих процедур.
- 3.2.Организует работу сотрудников, распределяет задачи и контролирует укомплектованность смен.
- 3.3.Обеспечивает контроль товарных запасов, точность учёта и своевременное выявление расхождений.
- 3.4.Контролирует приёмку, хранение, перемещение и списание товаров в пределах своей компетенции.
- 3.5.Обеспечивает качество обслуживания покупателей и организует разбор поступивших обращений.
- 3.6.Контролирует соблюдение сотрудниками применимых требований и внутренних процедур, принимает меры по устранению выявленных нарушений.
- 3.7.Формирует и передаёт руководителю операционную отчётность, анализирует продажи, списания и другие показатели работы аптеки.
- 3.8.Участвует в подборе, адаптации и обучении сотрудников, информирует руководителя о потребности в персонале и ресурсах.
4. Права
Работник имеет право:
- 4.1.Запрашивать у руководителя и коллег сведения и ресурсы, необходимые для организации работы аптеки.
- 4.2.Распределять задачи между сотрудниками в пределах должностных обязанностей и утверждённых процедур.
- 4.3.Предлагать меры по улучшению обслуживания, товарного учёта и организации смен.
- 4.4.Сообщать руководителю о рисках, нехватке персонала, расхождениях в учёте и выявленных нарушениях.
- 4.5.Вправе инициировать обучение сотрудников и разбор ошибок, влияющих на качество и безопасность работы.
5. Ответственность
Работник несёт ответственность в пределах, установленных трудовым, гражданским и административным законодательством Российской Федерации:
- 5.1.За ненадлежащее исполнение обязанностей в пределах, установленных трудовыми обязанностями и применимыми правилами.
- 5.2.Отвечает за своевременность и достоверность передаваемой операционной отчётности.
- 5.3.Отвечает за организацию контроля товарных запасов и принятие мер при обнаружении расхождений.
- 5.4.За организационные решения и действия в пределах предоставленных полномочий.
6. Взаимодействие
- 6.1.С руководителем компании согласует цели работы аптеки, потребность в ресурсах, кадровые вопросы и корректирующие меры.
- 6.2.С сотрудниками аптеки распределяет задачи, планирует смены, контролирует процедуры и разбирает обращения покупателей.
- 6.3.С ответственными за закупки и учёт согласует пополнение запасов, сверку остатков, списания и устранение расхождений.
- 6.4.С кадровой и бухгалтерской функциями передаёт сведения, необходимые для оформления персонала, графиков и отчётности.
7. Заключительные положения
- 7.1.Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения руководителем организации.
- 7.2.Работник знакомится с инструкцией под подпись при приёме на работу, до начала работы.
- 7.3.Инструкция пересматривается при изменении обязанностей, структуры или условий работы организации.
- 7.4.Инструкция составлена в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй передаётся работнику.
Раздел 10 из 11
План испытательного срока: 30, 60 и 90 дней
Что человек должен уметь к концу каждого месяца и по каким признакам считать срок пройденным.
День 30: Первый месяц
Осваивается
- Изучил ассортимент, внутренние процедуры, порядок учёта и основные отчёты аптеки.
- Самостоятельно организует текущую работу смены и корректно передаёт руководителю информацию о проблемах.
- Проверяет товарные остатки и выявляет расхождения по установленному порядку.
День 60: Второй месяц
Работает сам
- Самостоятельно планирует работу команды и контролирует выполнение задач в сменах.
- Анализирует продажи, запасы и списания, предлагает обоснованные меры по выявленным отклонениям.
- Организует разбор обращений и контролирует соблюдение процедур обслуживания.
День 90: Третий месяц
Даёт результат
- Ведёт работу аптеки в пределах полномочий без постоянного сопровождения руководителя.
- Своевременно готовит точную операционную отчётность и контролирует выполнение рабочих процедур.
- Показывает устойчивое управление укомплектованностью смен, товарным учётом и качеством обслуживания.
Испытательный срок пройден, если
- Рабочие процедуры соблюдаются, выявленные отклонения фиксируются и устраняются в согласованные сроки.
- Товарный учёт ведётся точно, расхождения и списания находятся под контролем.
- Смены организованы, задачи распределены, критические кадровые пробелы своевременно передаются руководителю.
- Отчётность полная и своевременная, показатели продаж и причины отклонений анализируются.
- Качество обслуживания соответствует установленным в компании критериям.
Раздел 11 из 11
Частые вопросы о найме
Можно ли нанять заведующего аптекой без опыта управления?
Можно рассматривать кандидата с уверенным опытом работы в аптеке, если он умеет координировать смену и готов брать ответственность за учёт, процедуры и результат команды. Профильная квалификация должна соответствовать требованиям к должности. На испытательном сроке важно оценить реальные управленческие навыки.
Сколько обычно занимает поиск заведующего аптекой?
Срок зависит от требований к квалификации, опыту управления и условиям работы. Ускорить поиск помогает заранее описанный круг полномочий, понятные критерии результата и конкурентные условия. Проверяйте не только резюме, но и практические примеры работы с запасами, сменами и командой.
Как оформить заведующего аптекой?
Оформите трудовые отношения с указанием должности, функций, подчинённости и условий оплаты. Должностную инструкцию утвердите внутренним распорядительным документом и ознакомьте с ней работника. До допуска к обязанностям проверьте соответствие квалификации требованиям к этой работе.
Как построить оплату труда заведующего аптекой?
Зафиксируйте постоянную часть и прозрачную переменную часть, связанную с показателями, на которые работник может влиять. Можно учитывать выполнение плана продаж, точность товарного учёта, списания и соблюдение процедур, не поощряя продажи в ущерб качеству обслуживания. Условия и порядок расчёта оформите заранее.
Когда пора нанимать второго руководителя или заместителя?
Рассмотрите дополнительную управленческую роль, если заведующий регулярно не успевает контролировать смены, товарный учёт, процедуры и отчётность либо аптека работает в нескольких точках и требуется ежедневная координация. Сначала определите, какие задачи можно делегировать и какие полномочия передать.
Чем заведующий аптекой отличается от старшего фармацевта?
Заведующий отвечает за организацию работы аптеки в целом: команду, запасы, процедуры, качество обслуживания и операционную отчётность. Старший фармацевт обычно координирует работу смены и профессиональные задачи, но не обязательно отвечает за общий результат и управление аптекой.
Документы
Заберите документы
Три файла из этого набора, в один клик. Бесплатно, без регистрации и водяных знаков.
Следующий шаг
Заберите профиль «Заведующий аптекой» в Altair HR
После регистрации профиль появится в кабинете сам: обязанности, компетенции, этапы отбора и карта оценки уже заполнены. Останется добавить вилку оклада и собрать из профиля вакансию. 14 дней бесплатно, карта не нужна.
- Профиль роли в кабинете уже заполнен
- Вакансия собирается из профиля
- ИИ разбирает отклики по вашим критериям
Отправьте коллегам
Руководителю, который будет собеседовать, или коллеге, который пишет вакансию.
Полезное для кадровика на почту
Новые статьи и инструменты: кадровые сроки, изменения в Трудовом кодексе, готовые шаблоны. Без спама, отписаться можно в один клик.
Нажимая «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных. Подписка включится после подтверждения в письме.