Служебное расследование: как провести, оформить и как оно связано со сроком взыскания

Трудовой кодекс не содержит отдельной процедуры служебного расследования для коммерческих компаний. Закон предъявляет требования к двум вещам, и именно на них опирается проверка. Первая: перед дисциплинарным взысканием работодатель обязан затребовать письменное объяснение, а после двух рабочих дней без ответа составить акт (статья 193 ТК РФ). Вторая: до решения о возмещении ущерба нужно провести проверку, чтобы установить его размер и причины, а для этого работодатель вправе создать комиссию с участием специалистов (статья 247 ТК РФ).

Все остальное работодатель определяет сам: кто входит в комиссию, какие документы запрашиваются, как оформляется заключение. Удобнее всего один раз описать это в локальном акте, например в положении о проведении служебных проверок, и ознакомить с ним работников под подпись. Тогда в споре вы ссылаетесь на правило, принятое заранее. О том, как оформляются такие акты, написано в статье про локальные нормативные акты.

Проверку в полном объеме стоит проводить, когда последствия серьезные: недостача или порча имущества, разглашение коммерческой тайны, конфликт, в котором нужно выяснить роли разных людей, подозрение в злоупотреблении. Для простого проступка, где все очевидно (опоздание, отсутствие на рабочем месте), хватит записки руководителя, требования об объяснении и акта.

Есть случаи, где расследования в этом смысле недостаточно. Увольнение за хищение по подпункту «г» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ возможно только если хищение (в том числе мелкое), растрата, умышленное уничтожение или повреждение чужого имущества, совершенные по месту работы, установлены вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа или должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях. С изменениями закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ основание появилось и в случае, когда суд прекратил уголовное преследование за эти деяния в связи с назначением судебного штрафа либо по иным нереабилитирующим основаниям. Вывод внутренней комиссии приговор или постановление не заменяет. Месяц на такое увольнение считается не со дня обнаружения, а со дня вступления в законную силу приговора или постановления (пункт 44 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2), поэтому расследование здесь нужно для сбора фактов и расчета ущерба, а не для увольнения.

Несчастные случаи на производстве расследуют по отдельной процедуре главы 36 ТК РФ: комиссия не менее чем из трех человек образуется незамедлительно (статья 229), легкие случаи расследуют в течение трех календарных дней, тяжелые и со смертельным исходом в течение 15 календарных дней, а при необходимости дополнительной проверки председатель комиссии может продлить срок не более чем на 15 календарных дней (статья 229.1). Эти сроки относятся только к несчастным случаям, к обычному служебному расследованию они не применяются, и заменить одну процедуру другой нельзя.

Днем обнаружения проступка считается день, когда о нем стало известно тому, кому работник подчинен по работе, даже если у этого человека нет права наказывать (пункт 34 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2). В срок не включается время производства по уголовному делу (статья 193 ТК РФ). Среди периодов, которые в месячный срок не засчитываются, закон называет только болезнь работника, отпуск и время учета мнения представительного органа работников. Отгулы и другие дни отсутствия на работе, как и само время проверки, срок не прерывают (пункт 34 постановления Пленума). Поэтому заложите расследование в месяц: комиссия, объяснения и заключение должны уложиться в 2–3 недели.

Увеличенный срок в два года касается только предельного срока. Месяц с обнаружения никто не отменял, так что ревизия не дает права ждать и откладывать решение.

Образцы нужных бумаг есть в разделе документов: докладная записка, объяснительная записка и приказ о дисциплинарном взыскании.

До решения о возмещении ущерба работодатель обязан провести проверку для установления его размера и причин. Требовать у работника письменное объяснение для установления причины ущерба обязательно, а при отказе или уклонении составляют акт. Работник и его представитель вправе знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их (статья 247 ТК РФ).

Взыскание, не превышающее средний месячный заработок, производится по распоряжению работодателя не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Если месячный срок истек либо работник не согласен возместить ущерб добровольно, а сумма больше его среднего месячного заработка, взыскивать можно только в суде. Добровольно работник вправе возместить ущерб полностью или частично, в том числе с рассрочкой по письменному обязательству с конкретными сроками платежей (статья 248 ТК РФ). Возмещение ущерба не зависит от того, привлекли ли работника к дисциплинарной ответственности (там же). Если вы наказали работника выговором, это не заменяет расчета ущерба, и наоборот.

В ООО «Ромашка» в Москве 5 октября 2026 года начальник склада Олег Громов, непосредственный руководитель кладовщика, обнаружил при сверке, что не хватает товара на 38 400 рублей, и сообщил об этом директору Ирине Беловой. Кладовщик Сергей Волков отвечает за склад по договору о материальной ответственности, средний месячный заработок у него 52 000 рублей.

• 5 октября: Олег Громов пишет докладную записку, с этой даты идет месяц, то есть взыскание нужно применить не позднее 5 ноября.
• 6 октября: приказом создана комиссия из трех человек: заместитель директора, главный бухгалтер, юрист.
• 7 октября: Сергею вручено требование объяснить недостачу. Два рабочих дня заканчиваются 9 октября. Объяснение он не дал, 12 октября составлен акт.
• 12 и 13 октября: комиссия проводит повторную инвентаризацию и опрашивает двух грузчиков.
• 14 октября: комиссия подготовит заключение. Если недостача подтвердится, причиной назовут нарушение правил приемки, размер 38 400 рублей.
• 15 октября: директор издаст приказ о выговоре, Сергея ознакомят с ним под подпись в течение трех рабочих дней. Размер ущерба меньше среднего месячного заработка, поэтому до 14 ноября можно будет издать распоряжение о взыскании.

Отсчет месяца директор начала с первой записки Олега Громова, а не с заключения комиссии, и потому уложится в срок с запасом.