Управление персоналом: что это, какие у него функции и с чего начать в компании без отдела кадров

Кадровый учёт фиксирует решения, которые уже приняты: приём на работу, перевод, отпуск, увольнение. Он обязателен по закону: работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа основная, за исключением случаев, когда по закону трудовая книжка на работника не ведётся (статья 66 ТК РФ), и формирует сведения о трудовой деятельности для передачи в Социальный фонд (статья 66.1 ТК РФ).

Управление персоналом шире. Оно отвечает на вопросы, которые учёт не решает: сколько людей нужно, кому и за что платить больше, чему учить, кого повышать, как удерживать. Учёт можно считать фундаментом управления: без него решения не оформлены, а с одним учётом компания не знает, куда идёт.

Обязанность соблюдать трудовое законодательство и локальные акты лежит на работодателе (статья 22 ТК РФ). Поэтому в конечном счёте за все функции отвечает организация в лице директора или индивидуальный предприниматель, даже если исполняет их другой человек.

Вот один из вариантов распределения ролей в компании на 30–50 человек. Директор принимает решения об оплате, найме руководителей, увольнении. Кадровик или офис-менеджер оформляет документы и ведёт календарь. Бухгалтер считает зарплату и отчётность. Руководители подразделений ведут подбор в свои команды, адаптацию, оценку и обучение. Если людей мало, один и тот же сотрудник может совмещать кадровую работу с бухгалтерской; тогда полезно хотя бы раз в год проверять учёт со стороны. Часть процедур можно отдать на аутсорсинг, но решения о людях и ответственность остаются за работодателем.

Статья 22 ТК РФ перечисляет обязанности работодателя, которые прямо касаются управления: соблюдать трудовое законодательство и локальные акты, предоставлять работу по трудовому договору, обеспечивать равную оплату за труд равной ценности, выплачивать зарплату в полном размере и в срок, знакомить работников под роспись с локальными актами, непосредственно связанными с их работой.

В остальном закон оставляет работодателю широкую свободу. Необходимость подготовки работников и дополнительного профессионального образования для собственных нужд определяет работодатель (статья 196). Работодатель поощряет добросовестных работников и сам выбирает виды поощрений в пределах статьи 191. Свои правила он закрепляет локальными нормативными актами (статья 8). Как оформлять такие акты и как собрать из них кадровую политику, описано в статьях про локальные нормативные акты и кадровую политику.

Для начала достаточно трёх показателей. Текучесть кадров показывает, как часто уходят люди: число уволившихся за период делят на среднесписочную численность за тот же период и умножают на 100 процентов. Срок закрытия вакансии это число календарных дней от открытия вакансии до выхода сотрудника. Доля просроченных кадровых процедур показывает порядок в учёте: число процедур, выполненных позже срока, делят на общее число процедур.

Пример для ООО «Ромашка»: за год уволилось 6 человек при среднесписочной численности 30 человек, текучесть 6 ÷ 30 × 100 = 20 процентов. Само число без сравнения ничего не говорит: смотрите его в динамике и по подразделениям. Более широкий набор метрик разобран в статье про HR-метрики.

В ООО «Ромашка» (г. Москва) работают 30 человек, отдела кадров нет. Директор Сергей Орлов решил выстроить управление персоналом за один месяц, с 14.10.2026 по 14.11.2026.

Роли распределили так. Сергей отвечает за планирование штата и оплату. Офис-менеджер Татьяна Лебедева ведёт кадровые документы и календарь, бухгалтер Ирина Ковалёва считает зарплату и отпускные. Начальник склада Игорь Соколов и руководитель продаж Ольга Мельникова проводят адаптацию новичков и ежегодную оценку подчинённых. Татьяна до конца месяца составит календарь на 2027 год: графики отпусков, медосмотры, инструктажи, сентябрьская оценка, пересмотр окладов.

План на месяц Сергей разбил по неделям. С 14 по 20 октября Татьяна сверяет договоры: у каждого из 30 человек должен быть письменный трудовой договор в двух экземплярах, причём работник расписывается в получении своего экземпляра на экземпляре работодателя (статья 67 ТК РФ), и приказ о приёме. С 21 по 27 октября Игорь и Ольга описывают обязанности по своим должностям, а Татьяна сверяет их со штатным расписанием. С 28 октября по 6 ноября Сергей и Ирина решают, из чего складывается доход, и готовят положение об оплате труда и положение о премировании. С 7 по 14 ноября Татьяна знакомит всех сотрудников с новыми актами под роспись (статья 22 ТК РФ), а Сергей вместе с руководителями выбирает два-три показателя, которые будут смотреть раз в квартал.

К 14.11.2026 в «Ромашке» должны быть проверены договоры у всех 30 сотрудников, утверждены положение об оплате труда и положение о премировании, назначены ответственные. Через квартал Сергей впервые посмотрит текучесть и срок закрытия вакансий.